Инструкция по разбору отклонений возникающих
по виду оценки 2100,4300
Разбор отклонений включает следующие шаги:
- Работа с монитором потока транзакция CKMVFM.
Результат: получен Exсel- файл.
- Анализ отклонений на основе Exсel- файла в транзакции ckm3n.
Результат: каждая сумма проанализирована и решено, куда будет отнесена.
- Проведение отклонений в FI и CO в транзакциях MR22 и F-02.
Шаг 1. Работа с монитором потока транзакция CKMVFM
- Запускаем транзакцию
Можно получить информацию по отклонениям по заводу 1014.
- На экране Монитор потока значений: первый экран введите следующие данные и кликните пиктограмму :
Имя поля | Описание | Образец | Примечание |
БЕ | Балансовая единица к которой относится завод | 1014 | Все БЕ, на которых есть производство |
Завод | Завод, по которому необходимо получить отклонения | 1014 | Все заводы, на которых есть материалы с видом оценки 2100 |
Вид оценки | 4300,2100 | ||
Название | Придумываем название экстракта | 02_2016_2100 | Название используйте любое, удобное для вас. |
Раздел «Расширенный выбор»
Нажмите на пиктограмму , далее укажите прогон калькуляции того периода, за который вы хотите получит суммы отклонений. Если сейчас закрывается июль, то прогон калькуляции нужно выбрать за июнь, т.к. в июле будем распределять отклонения июня.
Раздел «Просмотр материалов» |
|||
Все | Отметить точкой | Всегда | |
Остальные поля не заполнять | |||
Раздел «Выверка счетов FI» остаётся пустым |
Первый экран для выборки по 4300 должен быть в итоге заполнен так:
Нажимаем пиктограмму «Выполнить» .
Затем в поле «Ракурс» поменяйте формат «на список материалов».
Нас интересуют суммы по категориям: не распределено, не перерасчитано, выбытия. Для этого необходимо выбрать формат/SVERKA. В этом формате
Краткие пояснения для бухгалтера:
- Колонка Общая стоимость должна в идеале быть равно счету 43000000. На данный момент не пойдет, так как на момент загрузки по 43000000 счету грузили вид оценки=партии.
- Счет 43000099 должен быть равен сумме колонок ПерехЗапас, Не распределено,Не перерасчитано, Выбытия.
Далее нам необходимо выгрузить полученную информацию в электронную таблицу, для этого:
Выгружайте отчёт в электронную таблицу
Укажите место и имя файла и сохраните его.
Далее откройте на своём компьютере сохранённый файл. Он выглядит следующим образом.
Начинаем работу с файлом
- Проставляем любой символ в первом столбце по всей длине файла, необходимо для того, что бы правильно работал фильтр.
- Устанавливаем фильтр.
— выделите строку, в которой хотите установить фильтр.
— выберете функцию «Сортировка и фильтр»
— выберите функцию «Фильтр»
После этого в каждом столбце появится возможность работать с фильтром.
Нажимая на стрелку, в углу ячейки появляется окно, содержащее все записи в ячейках, которые встречаются в этом столбце. Отмечайте птичкой нужные вам значения, в файле останется только нужная вам информация.
— выполним фильтр по столбцу класс оценки, нам необходимо оставить записи по материалам только с классом оценки 4300.
— удалим не нужные столбцы. Оставьте только те столбцы, которые выделены жёлтым цветом, остальные удалите.
— далее нужно сделать фильтр по столбцу «НеРаспред». Уберите пустые строки, в результате мы получим перечень материалов, по которым есть суммы не распределённых отклонений по категории не распределено.
Полученную информацию скопируйте и вставьте на отдельную страницу
— в столбце «НеРаспред» суммы указаны с точками, необходимо точки заменить на пустое значение. Выделите столбец, в котором нужно выполнить замену. Далее воспользуйтесь функцией Excel «найти и выделить», выделите функцию заменить.
Появится окошко в котором нужно указать, что на что заменять.
В строке «Найти» укажите точку.
Строку «Заменить на» оставьте пустой.
Нажмите кнопку заменить всё.
После этого суммы в файле будут выглядеть так:
— точно так же как с категорией «НеРаспределено»и «Выбытия» нужно выполнить фильтр и скопировать значения на отдельные листы для категорий «Не перерасчитано», «Выбытия».
Для этого вернитесь на первую страницу, где находится выгруженный файл, отмените фильтр для столбца «НеРаспределено» файл вернётся в начальное состояние. Установите фильтр, что бы убрать пустые строки в нужном вам столбце и повторите все действия как для категории «НеРаспределено»
Потом по каждому материалу и категории провести анализ и добавив колонку «Примечание» написать действия, которые необходимо будет сделать.
Шаг 2. Анализ отклонений на основе Exсel- файла в транзакции ckm3n
Категория: Ценовые разницы выбытия
Возникают при сторно отгрузки предыдущего периода
Как распределять:
- Если прошло сторно и отпуск в одном периоде (как на картинке), то делаем проводку 9004*-43000099 в зависимости от знака.
- Если прошло сторно, но нет отпуска, то нужно сделать MR22 на сумму отклонений на 9000 или 8000 заводе на вид оценки 4300.
Категория Не перерасчитанно
— Возникают из-за цикличности: списание обратно в производство.
—
Пути решения:
- Если по данному материалу была отгрузка на 9004* и сумма до 50 рублей, то делаем проводку 9004*-43000099
- Если не было отгрузки и есть остаток на складе и сумма до 50 рублей, то делаем MR22
- Если сумма отклонений больше 50 рублей, то проводим анализ. Одна из причин при разборке ДСЕ оприходовано на вид оценки= партии, вместо вида оценки =2100. Отклонения зависли. Если нет остатка на виде оценки=4300 или при разборке вид оценки= партии, то отклонения нужно перенести на вид оценки 2100 на 1000 завод:
- В FI в F-02 проводка 21000099-43000099
- Для регистра материалов в MR22 1000 завод на вид оценки 2100
Категория: Нераспределенные
Возникают по разным причинам. Ниже приведены разные ситуации:
Ситуация 1:
В данном случае не распределено из-за сторно подтверждения выпуска продукции
Распределение отклонений:
- Проверяем заказ и смотрим историю. Анализ производственного заказа представлен в приложении 1.
- Определяем сумму нераспределенных отклонений на 1 количество= Сумма «Нераспределено»/(кол-во «Поступления(сторно)»+ количество Потребления + количество Сальдо на конец)
- Рассчитываем сумму отклонений, приходящуюся на каждую категорию
- Поступления с минусом: кол-во «Поступления (сторно)» * Сумму на 1 кол-во. Отклонения нужно переносить на 21000099 с привязкой в MR22 на 1000 заводе на вид оценки 2100
- Потребление: кол-во «Потребление» * Сумму на 1 кол-во. Отклонения относятся на 9004*-43000099
- Итоговое сальдо: кол-во «Итоговое сальдо» * Сумму на 1 кол-во. Делаем MR22 на 9000 или 8000 заводе на вид оценки 4300.
Ситуация 2:
В данном случае нераспределено из-за сторно списания компонентов предыдущего периода.
!!! Есть еще вариант досписания компонентов на заказ, выпуск по которому прошел в предыдущем периоде. Разбор по ним одинаков.
Распределение отклонений:
- Проверяем заказ и смотрим историю: убеждаемся, что это или исправление или досписание согласно спецификации. Если на заказ списан материал, не указанный в спецификации – на это должны быть соответствующие документы.
- Смотрим «Потребление» в месяце, в котором прошел выпуск продукции или следующего месяца и относим туда отклонения. Если была реализация, то это 9004*-43000099.
В данном примере: выпуск в январе, в феврале реализация, поэтому делаем проводку 90040100-43000099
Ситуация 3:
В данном случае из-за сторно выпуска продукции предыдущего месяца:
— Выпуск в январе без списания компонентов
— Сторно выпуска в июне
— разница образовалась из-за разницы тарифов между месяцами. Этого не должно быть. В идеале сторно должно быть по тарифам месяца, в котором они проведены. Нужно решить, как обосновывать эти отклонения, какими документами?
Возможный вариант распределения:
- Проверяем заказ и смотрим историю: убеждаемся, что это исправление (обязательно наличие документов).
- Смотрим «Потребление» в месяце, в котором прошел выпуск продукции или следующего месяца и относим туда отклонения. Если была реализация, то это 9004*-43000099.
В данном примере: выпуск в январе, в феврале реализация, поэтому делаем проводку 90040100-43000099
Ситуация 4:
В данном случае из-за того что перенесли отклонения с 21000099: Себестоимость стала отрицательной и отклонения попали в категорию «Нераспределенные»
Распределение отклонений:
Сумму, которая попала из «Дебетования/Кредитования» нужно вернуть на 21000099. Остальное привязать через MR22 к данному материалу или, если было потребление списать, куда был расход (например, 9004*- 43000099)
Ситуация 5:
В данном случае из-за разборки ГП: отклонения по заказу не побежали на 21000099 (материал с видом оценки 2100)
Распределение отклонений:
- Проверить заказ, убедиться, что это разборка (531ВдВ)
- Перенести отклонения 1000 завод на вид оценки 2100:
- В FI в F-02 проводка 21000099-43000099
- Для регистра материалов в MR22 1000 завод на вид оценки 2100
Внимание: При переносе на вид оценки 2100, необходимо проверять, что там есть поступление и потребление!!!!!
В результате должен получиться Exсel- файл, в котором каждая сумма проанализирована и решено, куда будет отнесена.
Шаг 3. Проведение отклонений в FI и CO в транзакциях MR22 и F-02.
Есть 2 варианта ввода информации:
- Ручной ввод.
- Загрузка через LSMW.
В зависимости от объема информации нужно будет выбирать. При необходимости можно комбинировать: часть информации вводить вручную, часть автоматически.
Внимание: Проводки через 79000000 формируется только вручную.
Внимание! Перед тем как делать проводки в F-02 по счетам 43000099 и 21000099 необходимо открыть их на возможность ручного ввода информации.
Вариант 1: Рассмотрим ручной ввод информации:
- F-02 : Коды проводок 40 и 50, обязательно нужно указывать номер материала и завод. Если сумма отрицательная проводим проводки с признаком красное сторно.
- MR22 : Делается по каждому заводу в отдельности.
Пример: транзакция MR22
Нажимаем Enter или зеленую галочку.
Внимание! При необходимости Поле Ссылка можно тоже заполнять информацией, которая облегчит в дальнейшем поиск информации.
Вносим номера материалов, вид оценки и суммы. Обращаем внимание на знак: отрицательные суммы вносятся с минусом.
Нажимаем сохранить.
Вариант 2: Загрузка через LSMW
Нужно сформировать файлы для загрузки: Загрузочные файлы имеют определённый формат.
Для MR 22: Необходимо заполнить все столбцы, используя информацию из первого Excel-файла.
Строчку с названием столбцов на русском нужно удалять, это подписано для удобства.
Для F-02, если проводка 9004*- 43000099, то
Для F-02, если проводка 21000099- 43000099, то
После того как сформируете файл, необходимо его сохранить в формате текстового документа. Выберете функцию «Сохранить как»
Появится окно, в нём укажите путь, куда вы хотите сохранить файл и нужный формат.
Шаги загрузки через LSMW представлен в Приложении 2.
Приложение 1: Анализ PP-заказа.
Транзакция co03- просмотр производственного заказа
Проводим анализ производственного заказа:
Смотрим, что списано:
По номеру документов материалов можно судить о последовательности выполнения действия в системе: они идут по возрастающей, т.е в данном примере: документ 4901522666 введен в систему ранее чем, документ 4901530292.
Для просмотра анализа затрат по заказу:
Провалившись в позицию, можно посмотреть различные данные: проводки и т.д.
Приложение 2. Загрузка через LSMW
— Файл для загрузки сформирован, необходимо загрузить его в SAP.
Откройте транзакцию LSMW, заполните поля так как указано на картинке
Если грузите MR22, то:
Если грузите проводки 9004*-43000099, то
Если грузите проводки 21000099-43000099, то
Нажмите «Выполнить»
Следующий экран выглядит следующим образом.
Начинаем работу с пункта 7.
Выбираем пункт 7 и нажимаем выполнить, появится новый экран.
Поставьте курсор на строчку, где указан путь к файлу. Нажмите на пиктограмму изменить, просмотреть. Вернитесь на строку с адресом и кликнете по ней 2 раза мышкой.
Появится новый экран. В поле File укажите точное место и имя файла. Нажмите птичку.
Вы вернётесь на шаг назад, на этом экране нужно нажать сохранить
В результате, вы изменили путь к файлу, т.к. данным проектом пользуются многие пользователи, то каждый сохраняет файл у себя на компьютере по своему. Что бы проект был успешным, ему необходимо каждый раз указывать путь – откуда считывать файл.
— Далее переходим к пункту 8. Вы можете просмотреть путь, откуда будет считан файл, если вы в себе уверены, этот пункт делать не обязательно.
Выбирайте точкой пункт 8, нажмите выполнить и попадёте на экран как на рисунке ниже, просмотрите и выйдите назад.
— Далее отмечаем точкой пункт 9 и пиктограмму «Выполнить», попадаем на следующий экран. Нажмите «Выполнить»
В появившемся окне мы видим, сколько позиций считала программа для загрузки.
— Далее отмечаем точкой пункт 10, нажимаем «Выполнить»
В появившемся окне, ничего не пишем, просто подтверждаем птичкой.
Появится окно с прочитанной информацией, можно визуально проверить правильность внесения информации. После просмотра нажмите стрелку выхода и переходим к шагу 11.
— Отмечаем пункт 11 точкой, нажимаем «Выполнить». В появившемся окне ничего не пишете, нажимайте «Выполнить»
В появившемся окне указано кол-во считанных материалов, нажмите стрелку назад и перейдите к пункту 12.
— Пункт 12, отмечаем точкой, нажимаем «Выполнить» в появившемся окне ничего не пишем, нажимаем птичку.
В появившемся окне показана считанная информация, можно произвести визуальную проверку. После окончания проверки, нажмите кнопку выхода (зелёная стрелочка) и перейдите к пункту 13.
— Выберете пункт 13 точкой, нажмите «Выполнить»
В появившемся окне ничего не заполняйте, нажмите выполнить
В появившемся окне нажмите птичку. Вы вернётесь на начальный экран. Перейдите к пункту 14.
— Выберите пункт 14 точкой, нажмите выполнить, появится окно следующего вида. Выделите строку с вашим заданием на загрузку. Нажмите выполнить.
В появившемся окне выберите «Просмотр только ошибок» и нажмите кнопку «Выполнить». Если вы уверены что ошибок не будет, можно запускать «Фоновый режим».
Задание начало свою работу. Нужно дождаться выполнение сеанса.