CO106-ИП-2012-Закрытие периода. Разбор отклонений.

Инструкция по разбору отклонений возникающих

по виду оценки 2100,4300

Разбор отклонений включает следующие шаги:

  1. Работа с монитором потока транзакция CKMVFM.

Результат: получен Exсel- файл.

  1. Анализ отклонений на основе Exсel- файла в транзакции ckm3n.

Результат: каждая сумма проанализирована и решено, куда будет отнесена.

  1. Проведение отклонений в FI и CO в транзакциях MR22 и F-02.

Шаг 1. Работа с монитором потока транзакция CKMVFM

  1. Запускаем транзакцию

Можно получить информацию по отклонениям по заводу 1014.

  1. На экране Монитор потока значений: первый экран введите следующие данные и кликните пиктограмму :
Имя поля Описание Образец Примечание
БЕ Балансовая единица к которой относится завод 1014 Все БЕ, на которых есть производство
Завод Завод, по которому необходимо получить отклонения 1014 Все заводы, на которых есть материалы с видом оценки 2100
Вид оценки 4300,2100
Название Придумываем название экстракта 02_2016_2100 Название используйте любое, удобное для вас.
Раздел «Расширенный выбор»

Нажмите на пиктограмму , далее укажите прогон калькуляции того периода, за который вы хотите получит суммы отклонений. Если сейчас закрывается июль, то прогон калькуляции нужно выбрать за июнь, т.к. в июле будем распределять отклонения июня.

Раздел «Просмотр материалов»

Все Отметить точкой Всегда
Остальные поля не заполнять
Раздел «Выверка счетов FI» остаётся пустым

Первый экран для выборки по 4300 должен быть в итоге заполнен так:

Нажимаем пиктограмму «Выполнить» .

Затем в поле «Ракурс» поменяйте формат «на список материалов».

Нас интересуют суммы по категориям: не распределено, не перерасчитано, выбытия. Для этого необходимо выбрать формат/SVERKA. В этом формате

Краткие пояснения для бухгалтера:

  1. Колонка Общая стоимость должна в идеале быть равно счету 43000000. На данный момент не пойдет, так как на момент загрузки по 43000000 счету грузили вид оценки=партии.
  2. Счет 43000099 должен быть равен сумме колонок ПерехЗапас, Не распределено,Не перерасчитано, Выбытия.

Далее нам необходимо выгрузить полученную информацию в электронную таблицу, для этого:

Выгружайте отчёт в электронную таблицу

Укажите место и имя файла и сохраните его.

Далее откройте на своём компьютере сохранённый файл. Он выглядит следующим образом.

Начинаем работу с файлом

  1. Проставляем любой символ в первом столбце по всей длине файла, необходимо для того, что бы правильно работал фильтр.
  2. Устанавливаем фильтр.

— выделите строку, в которой хотите установить фильтр.

— выберете функцию «Сортировка и фильтр»

— выберите функцию «Фильтр»

После этого в каждом столбце появится возможность работать с фильтром.

Нажимая на стрелку, в углу ячейки появляется окно, содержащее все записи в ячейках, которые встречаются в этом столбце. Отмечайте птичкой нужные вам значения, в файле останется только нужная вам информация.

— выполним фильтр по столбцу класс оценки, нам необходимо оставить записи по материалам только с классом оценки 4300.

 

— удалим не нужные столбцы. Оставьте только те столбцы, которые выделены жёлтым цветом, остальные удалите.

— далее нужно сделать фильтр по столбцу «НеРаспред». Уберите пустые строки, в результате мы получим перечень материалов, по которым есть суммы не распределённых отклонений по категории не распределено.

Полученную информацию скопируйте и вставьте на отдельную страницу

— в столбце «НеРаспред» суммы указаны с точками, необходимо точки заменить на пустое значение. Выделите столбец, в котором нужно выполнить замену. Далее воспользуйтесь функцией Excel «найти и выделить», выделите функцию заменить.

Появится окошко в котором нужно указать, что на что заменять.

В строке «Найти» укажите точку.

Строку «Заменить на» оставьте пустой.

Нажмите кнопку заменить всё.

После этого суммы в файле будут выглядеть так:

— точно так же как с категорией «НеРаспределено»и «Выбытия» нужно выполнить фильтр и скопировать значения на отдельные листы для категорий «Не перерасчитано», «Выбытия».

Для этого вернитесь на первую страницу, где находится выгруженный файл, отмените фильтр для столбца «НеРаспределено» файл вернётся в начальное состояние. Установите фильтр, что бы убрать пустые строки в нужном вам столбце и повторите все действия как для категории «НеРаспределено»

Потом по каждому материалу и категории провести анализ и добавив колонку «Примечание» написать действия, которые необходимо будет сделать.

Шаг 2. Анализ отклонений на основе Exсel- файла в транзакции ckm3n

Категория: Ценовые разницы выбытия

Возникают при сторно отгрузки предыдущего периода

Как распределять:

  1. Если прошло сторно и отпуск в одном периоде (как на картинке), то делаем проводку 9004*-43000099 в зависимости от знака.
  2. Если прошло сторно, но нет отпуска, то нужно сделать MR22 на сумму отклонений на 9000 или 8000 заводе на вид оценки 4300.

Категория Не перерасчитанно

— Возникают из-за цикличности: списание обратно в производство.

Пути решения:

  1. Если по данному материалу была отгрузка на 9004* и сумма до 50 рублей, то делаем проводку 9004*-43000099
  2. Если не было отгрузки и есть остаток на складе и сумма до 50 рублей, то делаем MR22
  3. Если сумма отклонений больше 50 рублей, то проводим анализ. Одна из причин при разборке ДСЕ оприходовано на вид оценки= партии, вместо вида оценки =2100. Отклонения зависли. Если нет остатка на виде оценки=4300 или при разборке вид оценки= партии, то отклонения нужно перенести на вид оценки 2100 на 1000 завод:
    1. В FI в F-02 проводка 21000099-43000099
    2. Для регистра материалов в MR22 1000 завод на вид оценки 2100

Категория: Нераспределенные

Возникают по разным причинам. Ниже приведены разные ситуации:

Ситуация 1:

В данном случае не распределено из-за сторно подтверждения выпуска продукции

Распределение отклонений:

  1. Проверяем заказ и смотрим историю. Анализ производственного заказа представлен в приложении 1.
  2. Определяем сумму нераспределенных отклонений на 1 количество= Сумма «Нераспределено»/(кол-во «Поступления(сторно)»+ количество Потребления + количество Сальдо на конец)
  3. Рассчитываем сумму отклонений, приходящуюся на каждую категорию
    1. Поступления с минусом: кол-во «Поступления (сторно)» * Сумму на 1 кол-во. Отклонения нужно переносить на 21000099 с привязкой в MR22 на 1000 заводе на вид оценки 2100
    2. Потребление: кол-во «Потребление» * Сумму на 1 кол-во. Отклонения относятся на 9004*-43000099
    3. Итоговое сальдо: кол-во «Итоговое сальдо» * Сумму на 1 кол-во. Делаем MR22 на 9000 или 8000 заводе на вид оценки 4300.

Ситуация 2:

В данном случае нераспределено из-за сторно списания компонентов предыдущего периода.

!!! Есть еще вариант досписания компонентов на заказ, выпуск по которому прошел в предыдущем периоде. Разбор по ним одинаков.

Распределение отклонений:

  1. Проверяем заказ и смотрим историю: убеждаемся, что это или исправление или досписание согласно спецификации. Если на заказ списан материал, не указанный в спецификации – на это должны быть соответствующие документы.
  2. Смотрим «Потребление» в месяце, в котором прошел выпуск продукции или следующего месяца и относим туда отклонения. Если была реализация, то это 9004*-43000099.

В данном примере: выпуск в январе, в феврале реализация, поэтому делаем проводку 90040100-43000099

Ситуация 3:

В данном случае из-за сторно выпуска продукции предыдущего месяца:

— Выпуск в январе без списания компонентов

— Сторно выпуска в июне

— разница образовалась из-за разницы тарифов между месяцами. Этого не должно быть. В идеале сторно должно быть по тарифам месяца, в котором они проведены. Нужно решить, как обосновывать эти отклонения, какими документами?

Возможный вариант распределения:

  1. Проверяем заказ и смотрим историю: убеждаемся, что это исправление (обязательно наличие документов).
  2. Смотрим «Потребление» в месяце, в котором прошел выпуск продукции или следующего месяца и относим туда отклонения. Если была реализация, то это 9004*-43000099.

В данном примере: выпуск в январе, в феврале реализация, поэтому делаем проводку 90040100-43000099

Ситуация 4:

В данном случае из-за того что перенесли отклонения с 21000099: Себестоимость стала отрицательной и отклонения попали в категорию «Нераспределенные»

Распределение отклонений:

Сумму, которая попала из «Дебетования/Кредитования» нужно вернуть на 21000099. Остальное привязать через MR22 к данному материалу или, если было потребление списать, куда был расход (например, 9004*- 43000099)

Ситуация 5:

В данном случае из-за разборки ГП: отклонения по заказу не побежали на 21000099 (материал с видом оценки 2100)

Распределение отклонений:

  1. Проверить заказ, убедиться, что это разборка (531ВдВ)
  2. Перенести отклонения 1000 завод на вид оценки 2100:
    1. В FI в F-02 проводка 21000099-43000099
    2. Для регистра материалов в MR22 1000 завод на вид оценки 2100

Внимание: При переносе на вид оценки 2100, необходимо проверять, что там есть поступление и потребление!!!!!

В результате должен получиться Exсel- файл, в котором каждая сумма проанализирована и решено, куда будет отнесена.

Шаг 3. Проведение отклонений в FI и CO в транзакциях MR22 и F-02.

Есть 2 варианта ввода информации:

  1. Ручной ввод.
  2. Загрузка через LSMW.

В зависимости от объема информации нужно будет выбирать. При необходимости можно комбинировать: часть информации вводить вручную, часть автоматически.

Внимание: Проводки через 79000000 формируется только вручную.

Внимание! Перед тем как делать проводки в F-02 по счетам 43000099 и 21000099 необходимо открыть их на возможность ручного ввода информации.

Вариант 1: Рассмотрим ручной ввод информации:

  1. F-02 : Коды проводок 40 и 50, обязательно нужно указывать номер материала и завод. Если сумма отрицательная проводим проводки с признаком красное сторно.
  2. MR22 : Делается по каждому заводу в отдельности.

Пример: транзакция MR22

Нажимаем Enter или зеленую галочку.

Внимание! При необходимости Поле Ссылка можно тоже заполнять информацией, которая облегчит в дальнейшем поиск информации.

Вносим номера материалов, вид оценки и суммы. Обращаем внимание на знак: отрицательные суммы вносятся с минусом.

Нажимаем сохранить.

Вариант 2: Загрузка через LSMW

Нужно сформировать файлы для загрузки: Загрузочные файлы имеют определённый формат.

Для MR 22: Необходимо заполнить все столбцы, используя информацию из первого Excel-файла.

Строчку с названием столбцов на русском нужно удалять, это подписано для удобства.

Для F-02, если проводка 9004*- 43000099, то

Для F-02, если проводка 21000099- 43000099, то

После того как сформируете файл, необходимо его сохранить в формате текстового документа. Выберете функцию «Сохранить как»

Появится окно, в нём укажите путь, куда вы хотите сохранить файл и нужный формат.

Шаги загрузки через LSMW представлен в Приложении 2.

Приложение 1: Анализ PP-заказа.

Транзакция co03- просмотр производственного заказа

Проводим анализ производственного заказа:

Смотрим, что списано:

По номеру документов материалов можно судить о последовательности выполнения действия в системе: они идут по возрастающей, т.е в данном примере: документ 4901522666 введен в систему ранее чем, документ 4901530292.

Для просмотра анализа затрат по заказу:

Провалившись в позицию, можно посмотреть различные данные: проводки и т.д.

Приложение 2. Загрузка через LSMW

— Файл для загрузки сформирован, необходимо загрузить его в SAP.

Откройте транзакцию LSMW, заполните поля так как указано на картинке

Если грузите MR22, то:

Если грузите проводки 9004*-43000099, то

Если грузите проводки 21000099-43000099, то

Нажмите «Выполнить»

Следующий экран выглядит следующим образом.

Начинаем работу с пункта 7.

Выбираем пункт 7 и нажимаем выполнить, появится новый экран.

Поставьте курсор на строчку, где указан путь к файлу. Нажмите на пиктограмму изменить, просмотреть. Вернитесь на строку с адресом и кликнете по ней 2 раза мышкой.

Появится новый экран. В поле File укажите точное место и имя файла. Нажмите птичку.

Вы вернётесь на шаг назад, на этом экране нужно нажать сохранить

В результате, вы изменили путь к файлу, т.к. данным проектом пользуются многие пользователи, то каждый сохраняет файл у себя на компьютере по своему. Что бы проект был успешным, ему необходимо каждый раз указывать путь – откуда считывать файл.

— Далее переходим к пункту 8. Вы можете просмотреть путь, откуда будет считан файл, если вы в себе уверены, этот пункт делать не обязательно.

Выбирайте точкой пункт 8, нажмите выполнить и попадёте на экран как на рисунке ниже, просмотрите и выйдите назад.

— Далее отмечаем точкой пункт 9 и пиктограмму «Выполнить», попадаем на следующий экран. Нажмите «Выполнить»

В появившемся окне мы видим, сколько позиций считала программа для загрузки.

— Далее отмечаем точкой пункт 10, нажимаем «Выполнить»

В появившемся окне, ничего не пишем, просто подтверждаем птичкой.

Появится окно с прочитанной информацией, можно визуально проверить правильность внесения информации. После просмотра нажмите стрелку выхода и переходим к шагу 11.

— Отмечаем пункт 11 точкой, нажимаем «Выполнить». В появившемся окне ничего не пишете, нажимайте «Выполнить»

В появившемся окне указано кол-во считанных материалов, нажмите стрелку назад и перейдите к пункту 12.

— Пункт 12, отмечаем точкой, нажимаем «Выполнить» в появившемся окне ничего не пишем, нажимаем птичку.

В появившемся окне показана считанная информация, можно произвести визуальную проверку. После окончания проверки, нажмите кнопку выхода (зелёная стрелочка) и перейдите к пункту 13.

— Выберете пункт 13 точкой, нажмите «Выполнить»

В появившемся окне ничего не заполняйте, нажмите выполнить

В появившемся окне нажмите птичку. Вы вернётесь на начальный экран. Перейдите к пункту 14.

 

— Выберите пункт 14 точкой, нажмите выполнить, появится окно следующего вида. Выделите строку с вашим заданием на загрузку. Нажмите выполнить.

В появившемся окне выберите «Просмотр только ошибок» и нажмите кнопку «Выполнить». Если вы уверены что ошибок не будет, можно запускать «Фоновый режим».

Задание начало свою работу. Нужно дождаться выполнение сеанса.

 

Добавить комментарий