|
«Выполнение внутренних заказов» |
|
| Транзакции КО01, КО02, КВ21N, МIGO, КО88 (создание СО-заказа, обработка калькуляции к СО-заказу, учет затрат к СО-заказу)
Инструкция пользователя
|
Приложение
Содержание
| 1. Назначение инструкции………………………………………………………………. | |
| 2. Предпосылки………………………………………………………………………….. | |
| 3. Процедура……………………………………………………………………………… | |
| 3.1. Создание СО-заказа для собственных нужд …..………………………………….
3.1.1. Создание СО-заказа по образцу………………………………………………….. |
|
| 3.2. Обработка калькуляции к СО-заказу……………………………………………… | |
| 3.3. Учет затрат к СО-заказу для собственных нужд………………………………….
3.3.1. Перерасчет работ…………………………………………………………………. 3.3.2. Списание материала……………………………………………………………… |
|
| 3.4. Расчет выполненных заказов для собственных нужд…………………………….
3.5. СО-заказ, создаваемый под заказ клиента………………………………………… |
1. Назначение инструкции
Данная инструкция описывает процесс заготовки и оказания услуг для собственных нужд от момента планирования до сбора и вычисления фактических затрат.
2. Предпосылки
В системе должны быть созданы все необходимые виды заказов (которые соответствуют всем внутренним услугам, оказываемым подразделениями друг другу).
Бухгалтер цеха заказчика, в бланке заказа (бумажный бланк согласно СТП 399-631-2010 приложение А) (приложение к инструкции) должен указать Запрашивающее МВЗ и Вид затрат расчёта и подтвердить их своей подписью. Запрашивающее МВЗ это МВЗ цеха заказчика, на которое в последующем должны рассчитаться затраты по заказу. Для поля Вид затрат расчёта необходимо указать вторичный вид затрат который определит какая работа, услуга будет выполнена.
Лицо ответственное за ведение СО-заказов (экономист подразделения), получив заказ с внесёнными плановыми данными материальных затрат и заработной плате открывает СО-заказ в системе согласно шагам данной инструкции п.3.1.
Бухгалтер цеха исполнителя, либо лицо ответственное за списание затрат на СО-заказы, производит списание затрат на СО-заказ в системе только после того как получит документы подтверждающие фактическое выполнение заказа и использование материалов.
Основные данные и определения
Основные данные Контроллинга следующие:
Внутренний заказ создается для того, чтобы отразить в системе затраты по оказанию услуг одним цехом другому (ремонт оборудования, ремонт здания, установка телефона, перемотка двигателя и т.д.), а также затраты по оказанию работ/услуг по заказам клиентов (предприятий ПО «GMSM», населения, сторонних организаций).
Внутренний заказ поддерживает планирование, контроль и перерасчет фактических затрат на подразделение, для которого он выполняется, либо на бухгалтерский счёт (в случае заказов клиентов). Заказы в системе SAP ERP используются для контроля над затратами.
Цель заказа (ремонт, монтаж, гальванопокрытие и т.д.) и вид обработки заказа в системе определяются посредством вида заказа. Вид заказа содержит значительную часть управляющих данных, представляющих важность для управления основной записью заказа (перечнем разрешенных операций и параметрами расчета заказа).
Виду заказа присваивается профиль расчета (в котором определены параметры алгоритма расчета заказа), который автоматически копируется в правило расчета заказа при его создании. Согласно профилю расчета получателями определяются объекты: или Заказ, или МВЗ, или Основной счет.
Через виды заказов осуществляется ведение нумерации заказов, то есть каждому виду заказа присваивается определённый диапазон номеров.
Количество видов заказов в системе зависит от структурирования заказов
по счетам бухгалтерского учета, от видов услуг/работ, выполняемых подразделениями, от необходимого уровня аналитики затрат.
Основные параметры внутреннего заказа:
- номер заказа – уникальный порядковый номер (идентификатор) заказа;
- краткий текст – текстовое поле, используемое для описания заказа;
- вид заказа – набор параметров, определяющих характеристики расчета;
- тип заказа – системный параметр, определяющий правила использования данного заказа и разрешенные операции;
- правило расчета – определяет объекты-получатели расчета затрат и правила распределения между ними.
Объекты-получатели в системе это:
МВЗ-заказчик (в случае когда заказ выполняется для внутризаводских нужд);
Заказ производственный или контроллинговый (когда для его выполнения должна быть оказана какая-то дополнительная услуга другим подразделением);
Основной счёт (в случае, когда заказ выполняется на сторону).
- ответственное МВЗ – МВЗ выполняющее заказ;
- ответственное лицо – фамилия и инициалы ответственного за заказ лица;
- сроки существования в системе – календарные даты открытия и закрытия заказа.
Формирование номера заказа.
2300XXXXXXXX, где:
2300 – первые четыре цифры номера, это счет
XXXXXXXX – порядковый номер заказа
Нумерация присваивается системой автоматически при создании заказа. Номер заказа является уникальным.
3. Процедура
3.1 Создание СО-заказа для собственных нужд
Для создания заказа вызовите транзакцию с использованием одной из следующих возможностей навигации:
| Меню SAP ECC | Учет и отчетностьКонтроллингВнутренние заказы Основные данные Специальные функции → Заказ →Создать |
| Код транзакции | KO01 |
Появится экран следующего вида:
Рис.1.
На экране Ввод внутреннего заказа: первый экран необходимо ввести вид заказа. Вид заказа можно выбрать из раскрывающегося списка уже внесенных в систему видов заказов с помощью кнопки, указанной стрелкой на рис.1.
После нажатия этой кнопки раскроется список всех имеющихся видов заказов.
Рис.2
После того, как выбран вид заказа, необходимо нажать кнопку 
Рис.3
Появится экран Ввод внутреннего заказа: основные данные следующего вида:
Рис.4
На рис.4 стрелками указаны поля, обязательные для заполнения.
На экране необходимо ввести следующие данные, затем нажать Enter:
| Поле | Значение |
| Краткий текст | Наименование заказа |
| Закладка «Присвоения» | |
| Ответственное МВЗ | МВЗ, которое будет выполнять заказ |
| Запрашивающее МВЗ | МВЗ, которое открывает заказ, будет указано в бумажном бланке заказа поступившем от цеха заказчика |
Поле «Ответственное МВЗ» — информационное, то есть здесь можно заполнять даже МВЗ верхнего уровня цеха (например, если заказ выполняется несколькими участками), главное, чтобы в заказе было понятно, кто является цехом-исполнителем.
Это будет выглядеть следующим образом:
Рис.5
Кроме того, после нажатия ввода должно появиться сообщение внизу экрана:
Затем нужно перейти на закладку «Управление» и просмотреть системный статус заказа «ОТКР» который автоматически присваивается при его создании и дает возможность экономисту цеха создать плановую калькуляцию к СО-заказу, но запрещает списать фактические затраты понесенные в результате оказания услуг.
Рис.6
Далее нужно перейти к закладке «ЗакрытиеПериода», где в разделе «Расчет на получателя» указать:
| Поле | Значение |
| Краткий текст | Название выполняемой работы |
| Закладка «Закрытие периода» | |
| Вид затрат/расчета | 38251030 (или другой, необходимый по смыслу) |
| МВЗ | Запрашивающее МВЗ, на которое должны быть пересчитаны затраты |
То есть, при фактическом списании затраты с МВЗ, выполнившего ремонт оборудования, затраты будут переданы на МВЗ-заказчика под указанным видом затрат.
Рис.7
Далее нужно нажать сохранить 
, после чего номер заказа будет проставлен системой автоматически. Появится сообщение внизу экрана:
Если открывается заказ для любых операций, связанных с основными средствами и имеющий вид IM, то в кратком тексте обязательно должно быть указано название основного средства и его инвентарный номер.
3.1.1. Создание СО-заказа по образцу
Если вы хотите создать новый заказ, а в системе уже существует созданный ранее подобный заказ, то можно воспользоваться созданием заказа по образцу.
Путь по меню будет тот же:
| Меню SAP ECC | Учет и отчетностьКонтроллингВнутренние заказы Основные данные Специальные функции → Заказ →Создать |
| Код транзакции | KO01 |
Далее в появившемся окне в поле «Образец» вводится номер заказа-образца:
Рис.8
Нажмите ввод или 
.
В появившемся окне откроется новый заказ, но основные данные его будут заполнены так, как в заказе-образце.
Рис.9
Когда мы создаем заказ по образцу, то вид заказа подтягивается автоматически в новый заказ, а так как это главный управляющий параметр внутреннего заказа, изменить который после создания заказа нельзя, то при выборе заказа-образца нужно следить за тем, чтобы верно выбрать образец с нужным видом.
На закладке «Присвоения» при необходимости нужно внести изменения в те поля, которые будут другими в новом заказе, например, краткий текст заказа, МВЗ-получатель и другие необходимые сведенья.
. 
Рис.10
Далее все действия совершаются таким же образом, как было описано выше (сохранение, деблокирование заказа и т.д.).
Следует также отметить, что поля на закладке «Закрытие периода» будут также заполнены данными заказа-образца и что их при необходимости тоже нужно откорректировать (рис.11 – поля заполнены как в заказе-образце, рис.12 – внесены нужные корректировки).
Рис.11
Рис.12
3.2. Обработка калькуляции к СО-заказу
Цель операции состоит в оценки экономистом структурного подразделения плановой себестоимости оказываемых работ/услуг для собственных нужд. Структура и результат калькуляции зависят от плановых тарифов видов работ и учетных цен материалов.
Предпосылка: Наличие в системе созданного СО-заказа.
Вызовите транзакцию с использованием одной из следующих возможностей навигации:
| Меню SAP ECC | Учет и отчетностьКонтроллингВнутренние заказы Основные данные Специальные функции → Заказ → Изменить |
| Код транзакции | KO02 |
Появится экран, в котором нужно ввести номер заказа, к которому будет создаваться калькуляция:
Рис.13
На экране «Изменение внутреннего заказа: основные данные» кликните по пиктограмме 
, для создания калькуляции.
Рис.14
В появившемся экране «Создание калькуляции» перейдите на закладку «ДопДанные»:
Рис.15
Введите здесь следующую информацию:
| Имя поля | Описание | Действие пользователя и значения | Примечание |
| Вариант калькуляции | ZKCO | ||
| С даты калькуляции | Дата, начала действия калькуляции | текущая | |
| По дату калькуляции | Дата, окончания действия калькуляции | — | |
| Дата оценки | Дата оценки позиций калькуляции | текущая | |
На экране:
Рис.16
Подтвердите ввод нажатием 
или Enter.
Появится экран:
Рис.17
На экране «Внутренний заказ… Изменение: EasyCostPlanning» кликните по пиктограмме 
для создания позиций калькуляции
Появится экран следующего вида:
Рис.18
Здесь нужно внести позиции калькуляции – материалы и работы, необходимые для выполнения заказа.
Рис.19
На рис.20 в калькуляцию добавлен материал, для чего заполнялись следующие поля:
Тип позиции:
Ресурс: из раскрывающегося справочника (при помощи кнопки 
) можно выбрать необходимый материал.
Количество: то, которое необходимо.
Нажмите Enter, после чего значения во все оставшиеся поля (единица измерения, цена, описание, вид затрат) подтянутся автоматически из основной записи материала, а также просчитается стоимость материала на заказ.
Для того чтобы запланировать в калькуляцию заказа работы участка (осн., доп.ЗП, налоги, ОПР), нужно добавить пустую строку. Для этого выделить итоговую строку и нажать 
.
Рис.20
Затем внести значения:
Тип позиции: Е – собственная работа.
Ресурс: 2314102000
Завод/вид работ: RATE (для основных цехов две работы, также еще TIME).
Количество: то, которое необходимо (расценка 03 вида).
На экране это будет выглядеть следующим образом:
Рис.21
Подтвердите ввод нажатием Enter.
Вернитесь на предыдущий экран посредством пиктограммы 
.
Для сохранения изменений нажмите на пиктограмму 
.
3.3. Учёт затрат к СО-заказу для собственных нужд
Цель операции состоит в отражении фактических затрат понесенных в результате предоставления работ / оказания услуг для собственных нужд бухгалтером структурного подразделения.
Бухгалтер цеха, либо лицо ответственное за списание затрат на СО-заказы, производит списание затрат в системе только после того как получит документы подтверждающие использование материалов и фактическое выполнение заказа.
Предпосылка:
Наличие в системе созданного СО-заказа и присвоение ему системного статуса «ДЕБЛ РАСЧ» который разрешат бухгалтеру отразить фактические затраты понесенные в результате предоставления работ/оказания услуг.
Используя транзакцию KO02 «Изменение внутреннего заказа» нужно перейти на закладку «Управление» и изменить системный статус заказа с «ОТКР РАСЧ» на «ДЕБЛ РАСЧ» с помощью кнопки «Деблокировать».
Рис.22
Системный статус измениться на «ДЕБЛ РАСЧ» и появится системное сообщение
Рис.23
Для системного статуса Деблокирован разрешены операции списания фактических затрат, а изменить плановую калькуляцию заказа уже нельзя.
3.3.1. Перерасчет работ
Вызовите транзакцию с использованием одной из следующих возможностей навигации:
| Меню SAP ECC | Учет и отчетностьКонтроллингВнутренние заказы Фактические проводки → Перерасчет работ → ввести |
| Код транзакции | KB21N |
В появившемся экране «Ввод прямого перерасчета работ» введите следующую информацию:
| Имя поля | Описание | Действие пользователя и значения | Примечание |
| Закладка «Данные ввода» | |||
| Дата документа | Дата выполнения работы/услуги | текущая | |
| Дата проводки | Дата отражения операции в системе | текущая | |
| Текст | Внешний номер документа | ||
Вариант ввода  |
|||
| МВЗ-отправитель | Участок выполняющий работу/услугу для внутреннего заказа | 2314102000 | |
| Отпр-ВидРабот | RATE | ||
| Заказ-Получатель | Заказ, для которого выполняется работа/услуга | № СО-заказа из п 3.1 | |
| Общее кол-во | Зарплата рабочих, выполняющих заказ | ||
Если заказ выполнял основной цех: для того чтобы скопировать предыдущую позицию необходимо ее с начало выделить  , а затем нажать на пиктограмму  , в появившейся строчке измените следующие поля (см.рис.14,15) : |
|||
| Отпр-ВидРабот | Работа участка | TIME | |
| ЕИ | мин | ||
На экране:
Рис.24
Подтвердите ввод нажатием Enter.
Нажмите на сохранить 
, для подтверждения проводки.
Внизу экрана появится сообщение 
.
3.3.2 Списание материала
Для списания материала на позицию заказа клиента вызовите транзакцию с использованием одной из следующих навигаций:
| Меню SAP ECC | Логистика Управление материальными потоками Управление запасами Движение материала(MIGO) →Отпуск материала |
| Код транзакции | MIGO |
В появившемся экране «Ввод отпуска материалов: введите следующие значения:
| Имя поля | Описание | Действие пользователя и значения | Примечание |
| Дата документа | Дата выполнения работы/услуги | текущая | |
| Дата проводки | Дата отражения операции в системе | текущая | |
| Текст | Внешний номер документа | ||
| Значения по умолчанию для позиций документа | |||
| Вид движения | 261 | Расход для заказа <- склад | |
| Завод | 1000 | ||
| Склад | № склада, который соответствует материалу | ||
Для подтверждения отпуска материала на позицию заказа клиента нажмите 
.
После окончания проводки система сформирует номер документа, (внизу экрана появится сообщение:
Документ проведен под номером 4900319053
-
- Расчет выполненных заказов для собственных нужд
Цель данной операции состоит в расчете заказа, при котором все собранные затраты по дебиту заказа рассчитываются на получателя работ/услуг.
Вызовите транзакцию с использованием одной из следующих возможностей навигации:
| Меню SAP ECC | Учет и отчетностьКонтроллингВнутренние заказы Закрытие периода Отдельные функции → Расчет →Единичная обработка |
| Код транзакции | KO88 |
Появится экран следующего вида:
Рис.28
На экране «Расчет факта: заказ: первый экран» введите следующие данные:
| Имя поля | Описание | Действие пользователя и значения | Примечание |
|---|---|---|---|
| Заказ | Номер СО-заказа | № СО-заказа из п 3.1 | |
| Введите следующие данные в раздел «Параметры» | |||
| Период расчета | Введи месяц расчета | ||
| Период проводки | |||
| Финансовый год | Введите финансовый год для расчета | ||
| Вид обработки | 1Автоматически | ||
| В разделе «Управление выполнением» установите следующие индикаторы: | |||
| Тестовый прогон | При установке данного индикатора система в тестовом режиме выполняет расчет заказа |  |
|
| Проверка ПеремДанных |  |
Не устанавливать | |
Рис. 29
Для перехода на следующий экран нажмите на пиктограмму выполнить 
.
На экране «Расчет факта: Заказ: Основной список» нажмите на пиктограмму 
для перехода к подробным спискам.
Рис.29
На экране «Расчет факта: Заказ: ПодрСписок» просмотрите отправителя 
и получателя затрат 
Рис.30
Отправители подробно:
Рис.31
Получатель подробно:
Рис.32
При удовлетворении полученных результатов вернитесь на первый кран, снимите индикатор тестового режима 
, и выполните операцию заново.
После полученных результатов, выйдите из транзакции, нажав на пиктограмму 
.
-
- СО-заказ, создаваемый под заказ клиента
Для того, чтобы провести фактические затраты, возникшие по заказам клиентов (населения, предприятий ПО, сторонних организаций), создаются СО-заказы.
Экономист либо лицо ответственное за создание СО-заказов в подразделении для каждой позиции сбытового заказа создает СО-заказ вида:
Для создания заказа вызовите транзакцию с использованием одной из следующих возможностей навигации:
| Меню SAP ECC | Учет и отчетностьКонтроллингВнутренние заказы Основные данные Специальные функции → Заказ →Создать |
| Код транзакции | KO01 |
Путь по меню, установить курсор на строке и нажать кнопку 
ввод. Выберите вид заказа.
Рис.33
Нажмите Enter.
На экране 
введите следующие данные:
| Поле | Значение |
| Краткий текст | Название выполняемой работы |
| Закладка «Присвоения» | |
| Ответственное МВЗ | МВЗ, которое будет выполнять заказ |
Рис.34
Обязательно необходимо заполнить поле «Заказ клиента», то есть указать в нем номер сбытового заказа.
Перейдите на закладку «УПРАВЛЕНИЕ» и деблокируйте заказ нажатием кнопки 
. Увидим, что у заказа поменялся системный статус.
Рис.35
Далее перейдите на закладку «Закрытие периода» и заполните поля:
| Поле | Значение |
| Краткий текст | Название выполняемой работы |
| Закладка «Закрытие периода» | |
| Схема калькуляции | 100 |
| Код надбавки | В зависимости от того, кому выполняется услуга |
| «Расчет на получателя» | |
| ВидЗатрат/расчета | 23900000 |
| Основной счет | 90* (себестоимость реал. продукции) |
«Схема калькуляции» — для КЕ 1000 будет 100 (других схем калькуляций не используется). Заказ рассчитыватся на основной счет 90041800 «Себестоимость реализации работ, услуг с НДС 20%» или 9041900 «Себестоимость реализации работ, услуг освобожденный от НДС». Для того, чтобы при закрытии периода на CO-заказ насчитались фактические надбавки, необходимо кроме схемы калькуляции проставить код надбавки:
100005 «Работы и услуги разового характера для ПО»
100006 «Платные услуги населению»
100007 «Заказы для сторонних организаций»
Код надбавки дифференцирует процентные ставки в зависимости от заказчика (население, предприятие ПО, сторонняя организация).
Рис.36
Все остальные шаги выполняются аналогично, как описано выше для всех внутренних заказов (списание работ, расчет на получателя).
Форма заказа (лицевая сторона)
Согласовано с главным специалистом ____________
| Дата | Цех-заказчик | Цех-исполнитель |
Заказ № ________№ заказа в SAP___________________ Срок исполнения ___________
| Описание | Кол-во | Примечание |
Подпись заказчика Планово-расчетная цена
руб. __________________
Калькуляция планово-расчетной цены, руб. Запрашивающее МВЗ ____________
Вид затрат расчёта__________________
Бухгалтер_________________________
| Статьи расходов | Единицы | Всего | |
| Материалы | КАЛЬКУЛЯТОР | ||
| Покупные полуфабрикаты | С условиями выполнения заказа и планово- | ||
| Зарплата основная | расчетной стоимостью согласен __________ | ||
| Зарплата дополнительная | ЗАКАЗЧИК | ||
| Налоги, отчисления в бюджет и в небюджетные фонды | Начальник цеха заказчика
Бухгалтер цеха заказчика Экономист цеха заказчика |
||
| Общепроизводственные расходы | ______________________________________ | ||
| Погашение стоимости инструмента | Заказ утверждается в сумме руб. _______ | ||
| Топливо и энергия на технологические цели | |||
| Работа выполнена | |||
| Итого: | Нач. цеха-заказчика
Нач. цеха-исполнителя |
| Заказ №_________ цеху | Дата | Заказчик | ||
| Описание работ | К-во | Примечание | ||