PP004_ИП_2012_Процесс инвентаризации и аудита ТМЦ

Инструкция по бизнес-процессу:

«Процесс инвентаризации и аудита ТМЦ»

Оглавление:

1.     Создание документа инвентаризации 5

2.     Просмотр документа инвентаризации 8

3.     Печать пустой инвентаризационной ведомости 12

4.     Ввод подсчета 13

5.     Печать сличительной ведомости 15

6. Создание партии (полномочия только ограниченному количеству пользователей) 17

1. Создание документа инвентаризации

Документы инвентаризации создаются на уровне завода и КОНКРЕТНОГО склада. То есть сделать инвентаризацию по всему цеху нельзя, ТОЛЬКО ПО СКЛАДУ.

Последовательность выполнения

1.  Вызовите номер транзакции  ZMI31  и нажмите ввод или .

2.  На экране транзакции введите следующие  данные:

Ниже на экране введено максимальное количество материалов в одном документе инвентаризации. Необходимо понимать, что это количество не конкретных материалов, вводимых на экране выше. Это количество материалов умноженное на количество партий, в которых лежат эти материалы. Максимальное количество по умолчанию подтягивается 20, но его можно изменить на 300 (max).

Ниже на экране нажать по кнопке «По запасу», после этого развернутся окно. В данном окне необходимо поставить галку «только материалы без нулевого запаса» и «включая последнюю партию». В результате система начнет формировать документы по материалам, которые есть в запасе на данном складе, а также по материалам, КОТОРЫХ НЕТ В ЗАПАСЕ, НО ПО НИМ БЫЛО ДВИЖЕНИЕ ПО ДАННОМУ СКЛАДУ (за это отвечает галка «включая последнюю партию»). Если не ставить галки «включая последнюю партию», то система не будет формировать документы по таким материалам.

Если запаса материала нет, то можно проставить галку «только материалы с нулевым запасом». Однако в этом случае в документ инвентаризации подтянутся ВСЕ партии этого материала за весь период движения. Это не совсем удобно.

Обычно галки «только материалы без нулевого запаса» и «включая последнюю партию» достаточно для формирования документов.

Ниже на экране отображается информация о номере инвентаризации, который система генерирует самостоятельно по принципу Завод-склад-дата. Этот номер нужен будет в дальнейшем, его необходимо выписать.

Нажимаем кнопку «Выполнить» .

На экране отобразится список материалов, которые были введены ранее. Необходимо нажать кнопку «Выделить все» , все записи будут помечены, затем нажимаем кнопку «Создать документ» (не путать с «Создать сеанс»!!!)

После выполнения система выдаст информацию

То есть создан документ инвентаризации 100000314, в котором находится 17 записей по материалам и партиям.

Если бы записей было больше чем 20 (вводится на первоначальном экране), например 51, то система создаст 3 документа инвентаризации с последовательными номерами (например, 10000314, 100000315, 100000316).

Номера документов инвентаризации также НЕОБХОДИМО ВЫПИСАТЬ. Они необходимы для дальнейшей работы.

 

2. Просмотр документа инвентаризации 

Документы инвентаризации, созданные ранее просматриваются в транзакции MI03. (этот шаг можно пропустить)

Последовательность выполнения

1. Введите номер транзакции  MI03  и нажмите ввод или .

2. На экране транзакции введите следующие данные:

3. На появившемся экране  просмотрите  общие данные: кто создал документ, когда, по какому складу и т.д.

Вернитесь на первый экран, нажмите кнопку «Ввод», на экране отобразится информация о материалах, находящихся в документе инвентаризации.

Если документ создан ошибочно, то его можно удалить в транзакции MI02. После открытия первоначального окна введите номер документа инвентаризации

Затем нажмите удалить.

 

3. Печать пустой инвентаризационной ведомости

Инвентаризационная ведомость представляет собой печатный вариант документа инвентаризации. Инвентаризационная ведомость предназначена для фиксирования результатов подсчета вручную. Для выполнения инвентарного подсчета необходимо распечатать документ инвентаризации и передать его лицам, ответственным за подсчет.

Последовательность выполнения

1. Вызовите номер транзакции  ZMI21 и нажмите ввод или

2. На селекционном экране введите номер документа инвентаризации в качестве критерия выбора

Нажмите «Выполнить»

3. На появившемся экране нажмите кнопку «Просмотр перед печатью»,

Внимание: даже если Вы не печатаете пустую инвентаризационную опись, ее ОБЯЗАТЕЛЬНО нужно просмотреть, иначе последующий шаг ввода фактического остатка система не даст выполнить.

Выйдите из транзакции.

 

4. Ввод подсчета

На этом шаге результаты физического подсчета вводятся в систему. В документе инвентаризации устанавливается статус подсчета позиции Подсчитано, после чего обновляется дата инвентарного подсчета в заголовке документа.

Последовательность выполнения

1. Вызовите номер транзакции  ZMI04 и нажмите ввод или .

2. На селекционном экране введите следующие данные:

3. В появившемся окне нажмите кнопку «Распределить»

После этого система разрешит ввод данных, поля для ввода станут активными.

Внимание: поскольку ручная сличительная ведомость уже сформирована, то ДАННЫЕ ДЛЯ ВВОДА ФАКТИЧЕСКОГО КОЛИЧЕСТВА НЕОБХОДИМО РАСЧИТЫВАТЬ, ИСХОДЯ ИЗ ИМЕЮЩЕГОСЯ ЗАПАСА НА СКЛАДЕ И РАЗНИЦЫ В РУЧНОЙ СЛИЧИТЕЛЬНОЙ ВЕДОМОСТИ. Например, по материалу УЭС-7-0161604 остаток системе SAP на складе 2801 = 20 шт, недостача по сличительной 3 шт, соответственно в фактическое количество вводим 17 шт. После этого система рассчитает ту же недостачу 3 шт.

В дальнейшем при проведении годовой инвентаризации исполнители будут вводить фактически насчитанные количества материалов исходя из ярлыков и описей, а система самостоятельно выводить излишки и недостачи.

После ввода фактического количества, нажмите кнопку «Распределить». Система распределит факт по партиям, поля станут неактивными для изменения.

Затем нажмите кнопку «Подсчет нулевого запаса», система проставит индикаторы нулевого запаса

После этого нажимаем «Сохранить»

Если данные сохранены успешно, то система выдаст зеленое сообщение. Выйдите, нажав кнопку «Назад» .

 

5. Печать сличительной ведомости

 1. Вызовите номер транзакции  ZMI21 и нажмите ввод или

2. На селекционном экране введите

3. На появившемся экране нажмите кнопку «Предварительный просмотр».

Просматриваем и проверяем сформированную сличительную ведомость. Если количество в сличительной ведомости SAP отличается от количества в ручной сличительной, то необходимо проверить данные, введенные в транзакции ZMI04. В любом случае если правильно ввести данные в ZMI04, то система верно рассчитает разницу.

Распечатанная сличительная ведомость передается бухгалтеру для списания разниц.

 

6. Создание партии

Если при формировании документов инвентаризации документы по материалу не создаются, это значит, что материал никогда не имел запаса на данном складе, соответственно в истории нет ни одной партии данного материала. Для создания партии необходимо воспользоваться транзакцией MSC1N.

В появившемся окне введите номер материала, завод, склад. Нажмите ввод.

Если система выдала красное сообщение вида, значит материал не расширен на склад.

Для расширения материала на склад воспользуйтесь транзакцией MMSC.

В появившемся окне введите материал и завод

Затем введите склад, на который необходимо расширить материал.

Сохраните данные.

После этого вернитесь в транзакцию MSC1N, введите номер материала, завод, склад. Нажмите ввод. В появившемся окне нажимаем «ДА»

В появившемся окне введите дату изготовления = текущей дате.

Затем заполните поле «Вид оценки». Для материалов, производимых на 1000, 1012, 1007 заводах вид оценки равен 2100

После ввода данных о дате изготовления и виде оценки нажимаем «Сохранить». Если все успешно, то система выдаст сообщение

Для покупных материалов ДОП, а также материалов поступающих с технических заводов (T155, T157, T159, T224, T325, T500, T600, T900) вид оценки равен номеру партии.

Сразу ввести вид оценки равен номеру партии нельзя, соответственно сохраняем созданную партию без вида оценки.

Затем передаем данные группе заполнения ракурсов ОЗМ (только покупные). В данных должен быть номер материала, завод, склад, номер партии, стоимость 1 шт. После внесения группой ОЗМ необходимых данных, входим в транзакцию MSC2N «Изменение партии». В поле вид оценки вводим номер партии.

Нажимаем сохранить, система выдаст сообщение

Нажимаем ввод, система выдает сообщение

.

 

Добавить комментарий