Инструкция пользователя.
FIAA031-ИП-2020 Инвентаризация основных средств, НМА.
Инвентаризация ОС, НМА.
Транзакции: Z_INVAA — Данные для отчета по инвентаризации
Z_INVENTORY_PRINT — Инвентарная опись – печать
Z_INVAA_PRINT — Печать сличительной ведомости
Z_INVAA_FREE — Удаление данных инвентаризации по БЕ
- Формирование таблицы по инвентаризации (транзакция Z_INVAA).
- Для того чтобы распечатать инвентаризационную опись, необходимо первым делом сформировать данные. Для этого разработана отдельная транзакция Z_INVAA.
-
- На экране транзакции введите следующие данные:
— БЕ – балансовая единица: 1000 «OAO «Gsm»» или 1014 «Филиал ГЗ СИиТО». Поле обязательное для заполнения. Можно выбрать с помощью параметров поиска.
— Дата фиксации остатков – дата предшествующая дате проведения инвентаризации по приказу. Поле обязательное для заполнения.
— Цех (группа МВЗ) – группа МВЗ. Поле не обязательное для заполнения, если заполнено поле «МВЗ». Можно выбрать с помощью параметров поиска.
— МВЗ – место возникновения затрат. Поле обязательное для заполнения, если не заполнено поле «Цех (группа МВЗ)». Можно выбрать с помощью параметров поиска.
— Место хранения (организация) – организация, принявшая на ответственное хранение, в аренду и т.п. объект ОС. Поле не обязательное для заполнения. Можно выбрать с помощью параметров поиска.
— Класс ОС – Поле не обязательное для заполнения. Если не заполнено, то выводятся все ОС или НМА, числящиеся за указанным МВЗ. Можно выбрать с помощью параметров поиска.
— Тип ОС – (поле обязательное для заполнения) указывается:
- А – основные средства;
- В – нематериальные активы;
- С – спецодежда, инструмент и оснастка (СПО).
— Номер ОС – указывается в том случае, если необходимо провести выборочную инвентаризацию, определенных объектов основных средств или нематериальных активов.
— Субномер ОС – всегда заполняется значением «0» (заполнено по умолчанию).
— Инвентарный номер – указывается в том случае, если необходимо провести выборочную инвентаризацию, определенных инвентарных номеров ОС или НМА.
— МОЛ – указывается табельный номер МОЛ в том случае, если необходимо провести инвентаризацию ОС, числящихся за определенным материально – ответственным лицом. Можно выбрать с помощью параметров поиска.
— Показывать новые позиции – отмечается, если ранее были внесены отклонения, выявленные в результате инвентаризации.
-
- Нажмите Выполнить (либо F8).
- На экране выводятся ОС или НМА, соответствующие условиям выбора.
- Перед проведением инвентаризации производится фиксация остатков. Для этого необходимо нажать на пиктограмму «Сохранить». В появившемся окне выбираем «Данные бухгалтерского учёта» и нажимаем . При успешном сохранении остатков система выдаст сообщение «Данные успешно добавлены в таблицу».
Данная операция выполняется сотрудником УИТ.
-
- Ввод данных по результатам инвентаризации.
На экране выведены все объекты соответствующие условиям выбора. Мы можем проверить данные по бухгалтерскому учету и ввести в поле «Количество по фактическому учету» результат проведенной инвентаризации.
Поле «Количество по фактическому учету» можно заполнить двумя способами:
— ввести вручную фактическое количество
— скопировать количество по бухучёту в фактическое, если фактическое количество равно количеству по бухгалтерскому учету. Для этого необходимо нажать на кнопку «Кол-во бух. — > факт.»
Стоимость по фактическому учету рассчитывается на основании цены по бухгалтерскому учету.
Если в результате инвентаризации выявлены недостачи, то в поле «Количество по фактическому учету» проставляется значение «0».
Если при проведении инвентаризации, выявлены позиции отсутствующие в бухгалтерском учете (выявлены излишки), то есть возможность добавить новую позицию. Последовательность выполнения:
1 – нажимаем на пиктограмму «Новая запись».
2 – в появившемся окне заполняем необходимые данные:
— БЕ – балансовая единица, указанная в параметре выбора
— Класс ОС – класс, на котором будет числиться данный объект
— Наименование ОС – полное наименование выявленного излишка
— МВЗ – МВЗ, где выявлен излишек
— МОЛ – табельный номер материально-ответственного лица
— Количество по факт. учету – количество выявленных излишков
— Ед. Изм. – указываются «штуки», а по классам 1100000 (здания) и 1110000 (сооружения) – метры квадратные
— Материал – не заполняется
— Цена по фактич. учету – цена за единицу, заполняется в том случае, если известна стоимость выявленных излишков
3 – Cохраняем введенные данные, нажатием на «Ок».
4 – В результате новая запись добавлена в таблицу и соответственно попадет в отчет по инвентаризации.
5 – Добавленную запись можно редактировать, нажав на пиктограмму «Редактирование», либо удалить, нажав на пиктограмму «Удаление».
-
- Сохранение внесенных результатов проведенной инвентаризации.
После того, как введено фактическое наличие основных средств либо нематериальных активов, необходимо сохранить введенные данные. Для этого необходимо нажать на пиктограмму «Сохранить». В появившемся окне выбираем «Данные по фактическому учёту» и нажимаем .
Результатом проведения данных этапов является возможность сформировать инвентаризационную опись.
-
- Бухгалтер при получении от ответственных лиц сформированных инвентаризационных описей и сличительных ведомостей сверяет данные в транзакции Z_INVAA, производит при необходимости корректировки и сохраняет результаты инвентаризации. Для этого необходимо нажать на пиктограмму «Сохранить». В появившемся окне выбираем «Все данные» и нажимаем .
После этого процесс инвентаризации считается завершенным. Информация о проведенной инвентаризации сохраняется в системе до следующей инвентаризации.
- Формирование отчета «Инвентаризационная опись» (транзакция Z_INVENTORY_PRINT)
Для печати инвентаризационной описи необходимо воспользоваться транзакцией Z_INVENTORY_PRINT — Инвентарная опись – печать.
Параметры данного отчета позволяют сформировать различные варианты инвентаризационной описи:
- по определенному классу ОС, НМА (по нескольким классам либо сразу по всем классам).
— Для того чтобы сформировать опись по нескольким классам, необходимо воспользоваться функцией многократного выбора:
В появившемся окне в закладке «Выбрать отд. значения» указать необходимые классы и нажать «Выполнить» . В результате сформируется инвентаризационная опись по выбранным классам.
— Также можно выбрать интервал классов в закладке «Выбрать интервалы»:
При таком варианте выбора в описи сформируется информация по классам, находящимся в промежутке от класса 1120000 до класса 1150000 (а именно информация по классам 1120000, 1130000, 1140000, 1150000)
— Если в параметре выбора не указать класс основного средства, то на печать выведется информация по всем классам основных средств, числящихся за данным структурным подразделением
- по МВЗ
- по материально – ответственному лицу.
Также на печать можно вывести:
— опись с данными только бухгалтерского учета
— опись с данными только фактического учета
— опись с данными бухгалтерского и фактического учета.
Данные параметры имеют вид:
После заполнения данной таблицы необходимо нажать «Выполнить». Появится экран печати.
Можно сразу выбрать функцию печати либо открыть опись на просмотр перед печатью .
В результате выбора функции предварительного просмотра на экран выведется готовая инвентаризационная опись основных средств или нематериальных активов. С экрана Предварительный просмотр опись можно распечатать с помощью пиктограммы «Печать» либо выбрать в закладке «Обработать» значение «Печать». Также данную опись можно сохранить с помощью пиктограммы «Сохранение».
- Формирование отчета «Сличительная ведомость» (транзакция Z_INVAA_PRINT)
При наличии расхождений фактических данных от данных по бухгалтерскому учету необходимо оформить сличительную ведомость. Для этого разработана отдельная транзакция Z_INVAA_PRINT — Печать сличительной ведомости.
На экране транзакции необходимо указать следующие данные:
Далее необходимо нажать «Выполнить». В появившемся окне указать устройство вывода LP02. Выбрать «Немедленный вывод» и «Печать» для печати документа без его предварительного просмотра. Либо выбрать функцию «Просмотр перед печатью».
В результате на экран выведется готовая сличительная ведомость результатов инвентаризации основных средств. Данную ведомость можно распечатать с помощью пиктограммы «Печать» либо выбрав в закладке «Обработать» значение «Печать».
Также данную опись можно сохранить в PDF-формате с помощью пиктограммы «Сохранение».
- Удаление данных инвентаризации (транзакция Z_INVAA_FREE)
Данные о проводимых инвентаризациях хранятся в базе данных SAP ERP. В целях оптимизации и повышения производительности формирования данных по инвентаризации ОС, НМА может производится периодическая очистка информации старых инвентаризаций.
ВАЖНО!!! Пользоваться данной транзакций следует с осторожностью, так как её запуск удаляет все данные по инвентаризации безвозвратно.
Для выполнения данного шага ответственное лицо запускает транзакцию Z_INVAA_FREE — Удаление данных инвентаризации по БЕ.
Данные можно удалить:
— по всей БЕ
— по конкретному МВЗ (нескольким МВЗ)
— по конкретному классу ОС (нескольким классам ОС)
— по конкретной ОЗОС (нескольким ОЗОС).
Обязательным условием является указание даты фиксации остатков, по которой были сохранены данные инвентаризации. После заполнения необходимых параметров нажимаем Выполнить (либо F8).
Инструкция пользователя
FIAA031-ИП-2011 Инвентаризация основных средств, НМА
Инвентаризация ОС, НМА
Транзакции: Z_INVAA
Z_INVENTORY_PRINT
Z_INVAA_PRINT
- Формирование таблицы по Инвентаризации (транзакция Z_INVAA).
- Для того, чтобы распечатать инвентаризационную опись, необходимо первым делом сформировать данные. Для этого разработана отдельная транзакция Z_INVAA.
-
- На экране транзакции введите следующие данные:
— БЕ – 1000 – PLC «GMSM»; 1001 – gsk (поле обязательное для заполнения)
— Дата проведения инвентаризации – дата проведения инвентаризации по приказу (поле обязательное для заполнения)
— Цех (группа МВЗ) – поле не обязательное для заполнения
— МВЗ – место возникновения затрат – (поле обязательное для заполнения), можно выбрать из параметров поиска
— класс ОС – не является обязательным для заполнения. Если не заполнено, то выводятся все ОС, числящиеся за выбранным МВЗ
— Тип ОС – (поле обязательное для заполнения) указывается:
- А – основные средства;
- В – нематериальные активы;
- С – СПО.
— Номер ОС – указывается в том случае, если необходимо провести выборочную инвентаризацию, определенных объектов основных средств
— Субномер ОС – всегда заполняется значением «0» (поле обязательное для заполнения)
— Инвентарный номер – указывается в том случае, если необходимо провести выборочную инвентаризацию, определенных объектов основных средств
— МОЛ – указывается табельный номер МОЛ в том случае, если необходимо провести инвентаризацию ОС, числящихся за определенным материально – ответственным лицом.
— Показывать новые позиции – отмечается, если ранее были внесены отклонения, выявленные в результате инвентаризации
-
- Нажмите Выполнить (либо F8).
-
- На экране выводятся ОС, соответствующие условиям выбора.
- Ввод данных по результатам инвентаризации.
На экране выведены все ОС соответствующие условиям выбора. Мы можем проверить данные по бухгалтерскому учету и ввести в поле «Количество по фактическому учету» результат проведенной инвентаризации.
Поле «Количество по фактическому учету» можно заполнить двумя способами:
— ввести вручную фактическое количество
— скопировать фактическое количество равное количеству по бухгалтерскому учету. Для этого необходимо нажать на кнопку «Кол-во бух. — > факт.»
Стоимость по фактическому учету рассчитывается на основании цены по бухгалтерскому учету.
Если в результате инвентаризации выявлены недостачи, то в поле «Количество по фактическому учету» проставляется значение «0».
Если при проведении инвентаризации, выявлены позиции отсутствующие в бухгалтерском учете (выявлены излишки), то есть возможность добавить новую позицию. Последовательность выполнения:
1 – выбираем позицию «Новая запись»
2 – в появившемся окне заполняем необходимые данные:
— БЕ – БЕ, указанное в параметре выбора
— Класс ОС – класс, на котором будет числиться данный объект
— Наименование ОС – полное наименование выявленного излишка
— МВЗ
— МОЛ – табельный номер материально-ответственного лица
— Количество по факт.учету – количество выявленных излишков
— Ед.Изм. – указываются «штуки», а по классам 1100000 (здания) и 1110000 (сооружения) – метры квадратные
— Материал – не заполняется
— Цена по фактич.учету – цена за единицу, заполняется в том случае, если известна стоимость выявленных излишков
3 – сохраняем введенные данные, нажатием на «Ок»
4 – в результате новая запись добавлена в таблицу и соответственно попадет в отчет по инвентаризации.
5 – добавленную запись можно редактировать, нажав на пиктограмму «Редактирование», либо удалить, нажав на пиктограмму «Удаление».
-
- Сохранение внесенных результатов проведенной инвентаризации.
После того, так введено фактическое наличие основных средств, необходимо сохранить введенные данные. Для этого необходимо нажать на пиктограмму «Сохранить». В появившемся окне выбираем «Все данные» и нажимаем
Результатом проведения данных этапов является готовая инвентаризационная опись.
- Формирование отчета «Инвентаризационная опись» (транзакция Z_INVENTORY_PRINT)
Для печати инвентаризационной описи необходимо воспользоваться транзакцией Z_INVENTORY_PRINT — Инвентарная опись – печать.
Параметры данного отчета позволяют сформировать различные варианты инвентаризационной описи:
- по определенному классу ОС (по нескольким классам, либо сразу по всем классам).
— Для того, чтобы сформировать опись по нескольким классам, необходимо:
В появившемся окне в закладке «Выбрать отд. значения» указать необходимые классы, и нажать «Выполнить» . В результате сформируется инвентаризационная опись по классам 1120000 и 1150000:
— Также можно выбрать интервал классов в закладке «Выбрать интервалы»:
При таком варианте выбора в описи сформируется информация по классам, находящимся в промежутке от класса 1120000 до класса 1150000 (а именно информация по классам 1120000, 1130000, 1140000, 1150000)
— Если в параметре выбора не указать класс основного средства, то на печать выведется информация по всем классам основных средств, числящихся за данным структурным подразделением
- по МВЗ
- по материально – ответственному лицу.
Также на печать можно вывести:
— опись с данными только бухгалтерского учета
— опись с данными только фактического учета
— опись с данными бухгалтерского и фактического учета.
Данные параметры имеют вид:
После заполнения данной таблицы необходимо нажать «Выполнить». В результате на экран выведется готовая инвентаризационная опись основных средств. Данную опись можно распечатать с помощью пиктограммы «Печать», либо выбрав в закладке «Обработать» значение «Печать».
Также данную опись можно сохранить с помощью пиктограммы «Сохранение».
3.Формирование отчета «Сличительная ведомость» (транзакция Z_INVAA_PRINT)
При наличии расхождений фактических данных от данных по бухгалтерскому учету необходимо оформить сличительную ведомость. Для этого разработана отдельная транзакция Z_INVAA_PRINT — Печать сличительной ведомости.
На экране транзакции необходимо указать следующие данные:
Далее необходимо нажать «Выполнить». В появившемся окне указать устройство вывода и выбрать «Немедленный вывод» — «Печать» (для печати документа без его предварительного просмотра), либо «Просмотр перед печатью».
В результате на экран выведется готовая сличительная ведомость результатов инвентаризации основных средств. Данную ведомость можно распечатать с помощью пиктограммы «Печать», либо выбрав в закладке «Обработать» значение «Печать».
Также данную опись можно сохранить в PDF-формате с помощью пиктограммы «Сохранение».