Инструкция пользователя
FI046-ИП-2012-РАБОТА С ОТЧЕТАМИ
РАБОТА С ОТЧЕТАМИ
Изменение формата отчетов
Выбор ранее сохраненного формата
Многократный выбор
Сортировка: фильтр, сортировка, промежуточное суммирование
Экспорт отчета из SAP в локальный файл
- Изменение формата
Набор столбцов отчета, а также их размер и последовательность можно изменять.
Для этого воспользуйтесь кнопкой 
(Актуальный вариант просмотра) или 
(Изменить формат) – в зависимости от транзакции.
При отсутствии подобных кнопок, изменить формат или выбрать ранее сохраненный можно перейдя по пути из меню:
«Параметры настройки — Формат – Изменить формат» (Рис.1.1)
или
«Параметры настройки – Вариант просмотра – Актуальный»
или
Рис.1.1 Выбор варианта просмотра
Перед Вами откроется окно изменения формата.
Для настройки Заголовка или Позиции, а также каждой из строк отчета, щелкните на соответствующие кнопки (Рис.1.2) (иногда кнопок Заголовок и Позиция может не быть):
Рис.1.2 Переход между настройками позиции документа и его
заголовка.
В левой таблице отображается набор столбцов видимых в отчете в текущий момент, их порядковый номер и длина поля. В правой таблице содержится перечень всех полей, доступных для просмотра, но не выводящихся на экран в соответствии актуальной настройкой текущего формата.
Если набор полей, видимых на экране, является недостаточным, или в отчете присутствуют лишние поля, их набор можно изменить. Для этого необходимые поля переместите из таблицы «Скрытые поля» в левую часть — видимые и наоборот.
В нашем примере добавим поле «Текстовый заголовок документа».
Выполняем следующие шаги (Рис.1.3):
- Находим в левой части (скрытые столбцы) поле, которое надо добавить (в нашем случае это «Текстовый заголовок документа»).
Примечание: полей много, не забывайте пользоваться прокруткой;
- Левой кнопкой мыши щелкаем по необходимому полю так, чтобы оно выделилось оранжевым цветом;
- Нажимаем кнопку переноса поля из скрытых в видимые поля;
- Корректируем длину поля.
Рис.1.3 Настройка формата отчета
Для того чтобы увидеть отчет нажмите кнопку 
.
В некоторых транзакциях присутствует кнопка 
, которая позволяет увидеть отчет в другом представлении.
Рассмотрим на примере транзакции MB51 «Просмотр списка документов материала» (Рис.1.4):
Первоначальный вид:
После использования кнопки «Другое представление»:
Рис.1.4 Список документов материала в другом представлении
Здесь также можно корректировать набор столбцов.
- Выбор ранее сохраненного формата
Для того, чтобы выбрать ранее сохраненный формат, воспользуйтесь кнопкой 
«Выбрать формат».
В открывшемся окне щелкните правой кнопкой мыши по необходимому формату (рис.2.1):
Рис.2.1 Выбор ранее сохраненного формата
- Многократный выбор
Обратите внимание, что в SAP на селекционном экране повсеместно используется кнопка 
(Рис.3.2)
Под ней скрываются варианты выбора:
— Выбрать отдельные значения;
— Выбрать интервалы;
— Исключить отдельные значения;
— Исключить интервалы.
Рис.3.2 Пример многократного выбора для Счета дебитора
В результате отчет сформируется только по двум контрагентам: 3000184 и 1002799.
- Сортировка отчета
Рекомендуется активно пользоваться кнопками, расположенными на панели инструментов:
Рис.3 Панель инструментов
-
- Фильтрация
Установить фильтр
Фильтр позволяет устанавливать различные ограничения. Например, имея в наборе позиции с различными датами проводок, выберем только те, которые старше 02.08.2011.
Для этого (Рис.4.1.1):
1. с помощью левой кнопки мыши выделите столбец, к которому будет применяться фильтр – выделенный столбец должен изменить свой цвет цвет (в нашем примере это «Д\Проводки»);
2. Нажмите кнопку «Установить фильтр» 
3. Задайте критерии фильтрации
4. Подтвердите выбор, нажав кнопку 
или Enter на клавиатуре
Рис.4.1.1 Последовательность действий при работе с фильтром
В результате получаем отфильтрованный отчет – отчет, содержащий данные исключительно за период проводки с 02.08.2011 по 26.10.2011 (Рис.4.1.2):
Рис.4.1.2 Вид отчета после установки фильтра.
Также фильтр можно применять и к другим столбцам отчета.
4.2 Сортировка
Сортировка по Восходящей\Нисходящей
Применяется для упорядочивания списка, например, по алфавиту или в хронологическом порядке.
Вначале, также как и при работе с фильтром, выделяется столбец, к которому будет применяться сортировка, затем нажимается кнопка 
.
-
- Суммирование
Промежуточная сумма
Применяется для промежуточного суммирования по какому либо признаку.
Например, промежуточное суммирование можно производить за каждое число или по каждому цеху, по каждому заказу на поставку.
При помощи левой кнопки мыши выделите столбец по которому будет производиться промежуточное суммирование и нажмите кнопку 
На рис.4.3 приведен пример промежуточного суммирования для поля «Текст»:
.
-
- Пример промежуточного суммирования для поля «Текст»
- Экспорт отчета из SAP в локальный файл
Практически любой отчет из SAP можно экспортировать в локальный файл.
Для этого перейдите по меню:
Список – Экспортировать – Локальный файл (рис.4.1)
Рис.4.1 Выбор функции экспорта списка
На появившемся экранчике выберите формат, в котором следует сохранить список. Рекомендуется выбирать «Электронная таблица» (рис.4.2):
Рис.4.2 Выбор формата для сохранения списка
Используя кнопку 
, укажите место, в котором следует сохранить файл, а так же при необходимости, измените его расширение. По окончании нажмите кнопку «Сохранить» (рис.4.2):
Рис.4.2 Сохранение списка в файле