Инструкция пользователя
FI034-ИП-2012-Отражение учета заработной платы в SAP ERP
ЗАГРУЗКА ЗАРПЛАТЫ
Транзакция ZFI1 – Загрузка проводок ПЛ из АИС в R3
Транзакция FBV0 – Ввод предварительно зарегистрированного документа
Содержание:
- Использование…………………………………………………………………..….3
2 Предпосылки……………………………………………………………….….…….….3
3 Описание шагов процесса……………………………………………………………….4
3.1 Выбор каталога для загрузки………………………………………….…..…………..4
3.2 Диагностика ошибок……………………………………………………..………..….6
3.3 Предварительная регистрация документа……………………………………………………………………….……..…..7
3.4 Работа с предварительно зарегистрированными документами…………..……….8
3.4.1 Проводка предварительно зарегистрированного документа………….…….….10
3.4.2 Изменение предварительно зарегистрированных документов……………….…12
3.4.3 Удаление предварительно сохраненного документа………………………….…16
1. ИСПОЛЬЗОВАНИЕ
Инструкция описывает процесс загрузки в базу данных системы SAP документов – заработной платы, сформированных на основании обработки заработной платы отчетов в системе АИС, изменение и проведение (сохранение) предварительно зарегистрированных документов, формирование проводок по начислению и удержанию ЗП работников.
2. ПРЕДПОСЫЛКИ
Для выполнения данного процесса АИС должен сформировать файл по ЗП и передать в бухгалтерию для загрузки в систему, согласно требований для загрузке.
3 ОПИСАНИЕ ШАГОВ ПРОЦЕССА
3.1 Выбор каталога для загрузки
На основании обработки данных в системе АИС сформированы файлы, содержащие проводки по начислению и удержанию ЗП.
В специальном каталоге формируется файл формата xml, предназначенный для загрузки данных авансовых отчетов в SAP.
Для выполнения процесса загрузки воспользуйтесь транзакцией ZFI1 «Загрузка проводок по ЗП из АИС».
На экране «Интерфейс загрузки из АИС проводок по заработной плате» заполните следующие поля (Рис.2):
| Имя поля | Описание | Действие и значения | Примечание |
|---|---|---|---|
| Каталог выгрузки файлов в АИС | каталог, содержащий файлы формата xml для загрузки в систему | Пройдите по дереву и выберите нужную папку | Необходимо выбрать только каталог (папку), а не отдельный файл (отчет).
Для выбора каталога воспользуйтесь кнопкой (Рис.1)
|
| Дата документа | Дата формируемого документа | 30072011 | Последнее число месяца |
| Балансовая единица | Балансовая единица | 1000 (1014) | PLC «GMSM» |
| Тестовый прогон | Поставить птичку |
Рис.1 Выбор папки для загрузки данных
Рис.2 Заполнение Интерфейса загрузки проводок по заработной плате в Тестовом прогоне
Нажмите кнопку (Выполнить (F8) для запуска программы загрузки.
3.2 Диагностика ошибок
Файлы формата xml, сформированные автоматически из АИС, могут содержать различные ошибки, которые не позволят зарегистрировать документ в SAP.
При загрузке корректные файлы будут иметь статус проверки ОК, а файлы, содержащие ошибки — статус проверки ERROR (Рис.3):
Рис.3 Краткий журнал загрузки
Однако в таком представлении невозможно понять, что явилось причиной.
Детализация ошибок по каждой отдельной позиции документа отражается в Подробном журнале загрузки. Для просмотра такого журнала дважды щелкните левой кнопкой мыши по позиции со статусом ERROR (с англ. ошибка) (Рис.4):
Рис. 4 Подробный журнал загрузки
Как видно на Рис.4, все ошибки относятся к первой позиции документа, в нижней части экрана представлено их описание.
В этом случае необходимо откорректировать загружаемый файл.
3.3 Предварительная регистрация документов – авансовых отчетов подотчетных лиц
После корректировки загрузочного файла, отраженного со статусом ERROR, снова зайдите в тр.ZFI1 и выполните все действия, описанные в п.3.1.
Убедитесь, что все загруженные файлы корректны (статус проверки OK)(Рис.5):
Рис.5 Краткий журнал загрузки верных данных
При помощи кнопки вернитесь снова к интерфейсу загрузки проводок и снимите отметку Тестового прогона. Нажмите кнопку (Выполнить (F8) для запуска программы предварительной регистрации документов (Рис.6):
Рис. 6 Заполнение Интерфейса загрузки проводок в Продуктивном прогоне
На экране журнала загрузки отразится номер каждого из предварительно зарегистрированных документов (Рис.7):
Рис. 7 Журнал загрузки документов в продуктивном прогоне
Документы по заработной плате загружены как предварительно зарегистрированные в систему SAP.
3.4 Работа с предварительно зарегистрированными документами
Для работы с предварительно зарегистрированными документами предназначена транзакция FBV0.
Тут возможны как проводка, так и изменение или удаление предварительно сохраненных документов.
На селекционном экране будет предложено ввести реквизиты обрабатываемого документа (Рис8):
— БЕ – балансовая единица;
— Номер документа – Номер предварительно зарегистрированного документа, присвоенный в тр.ZFI1 (см.рис.7);
— Финансовый год:
Рис.8 Выбор одного документа для обработки
В случае необходимости просмотра ни одного документа, а перечня загруженных документов, воспользуйтесь кнопкой: .
На селекционном экране предложено заполнить реквизиты, по которым будет производиться отбор документов, и формироваться их список к просмотру.
Ни одно поле не является обязательным к заполнению, и значит запустить отчет можно даже при всех незаполненных полях.
В этом случае на просмотр будет выведен перечень всех предварительно зарегистрированных документов, находящихся в системе, за все время и по всем БЕ.
Поэтому рекомендуется конкретизировать запрос на выборку, указав хотя бы минимальную информацию (Повторимся, описанные поля не являются обязательными к заполнению) (Рис.9):
| Имя поля | Описание | Заполнение | Примечание |
|---|---|---|---|
| Балансовая единица | Балансовая единица | 1000 или 1001 | 1000 – PLC «GMSM», 1001 – Филиал gsk |
| Номер документа | Номер предварительно зарегистрированного документа, присвоенного в тр.FBV0 | 2200000022 — 2200000023 | Возможно указать диапазон номеров. |
| Финансовый год | 2011 | ||
| Дата проводки | Дата проводки | 20.08.2011 | Указывается дата, на каторую будет осуществляться загрузка. |
| Дата документа | 20.08.2011 | ||
| Автор | Имя пользователя, осуществившую предварительную регистрацию в тр.FBV0 | Antonenko_ev | |
Рис.9 Отбор списка предварительно зарегистрированных документов
Перед Вами откроется экран «Проводка предв. зарегистрированных документов», отражающий список, сформированный в соответствии с заданными критериями (Рис.10):
Рис.10 Список предварительно зарегистрированных документов за период
3.4.1 Проводка предварительно зарегистрированного документа
Проводку (сохранение документа) можно производить как по одной штуке, так и всех сразу.
Для того, чтобы сохранить один документ из списка, выделите его (щелкните курсором так, чтобы вся строка этого документ стала оранжевого цвета) и нажмите кнопку («Проводка) (Рис.11):
Рис.11 Проводка одного предварительно сохраненного документа
Появится сообщение:
Для одновременного сохранения нескольких документов нужно сначала их все выделить. Для группового выделения воспользуйтесь кнопкой («Выделить все»). Этой же кнопкой можно и снять все выделение.
В таком случае оранжевым цветом отметится уже не один документ, а все те, что есть в списке.
После этого нажмите кнопку («Проводка) для того, чтобы провести все документы, которые есть в представленном списке (Рис.12):
Рис.12 Проводка нескольких предварительно сохраненных документов
Также появится сообщение, указывающее номера проведенных документов.
Обратите внимание на то, что документы сохраняются в системе под тем же номером, что и были предварительно зарегистрированы. При этом в момент проводки информация сохраняется полностью и перестает существовать как предварительно зарегистрированная.
3.4.2 Изменение предварительно зарегистрированных документов
Для изменения предварительно зарегистрированного документа выполните действия, описанные в п.3.4.
Проанализируйте сформировавшийся список и выберите документ, подлежащий корректировке. Левой кнопкой мыши щелкните два раза по выбранному документу.
Перед Вами откроется экран «Проводка ПредвЗарегистрир док: Обзор» с отражением всех позиций, содержащихся в документе.
Выберите ту позицию, которая подлежит корректировке и два раза щелкните по ней левой кнопкой мыши (Рис.13):
Рис.13 Выбор позиции документа для корректировки
На следующем экране внесите необходимые изменения.
Необходимо помнить, что не все поля можно изменять.
Неизменяемыми полями являются:
— «Дата документа» и «Дата проводки»,
— Балансовая единица («БЕ»),
— Номер Кредитора и номер Счета Главной Книги.
Однако можно изменить Номер Кредитора или Счет Главной Книги при помощи удаления ошибочной позиции.
Для этого в режиме изменения (Рис.14) удалите все данные по позиции: Сумма, МВЗ, В\р, Присвоение, Текст. Затем создайте новую позицию с верными значениями.
Рис.14 Удаление позиции в предварительно зарегистрированном документе
Для перехода из режима изменения к просмотру всего документа используйте кнопку (Обзор).
При этом на экране отразится сообщение Помните, что нажатие кнопки (Сохранить) приведет не только к сохранению произведенных изменений, но и к полному сохранению (проведению) всего документа (Рис.14.1):
Рис.14.1 Переключение между режимами Изменения и Просмотра
В нашем примере добавим в поле Присвоение номер авансового отчета и изменим текст позиции со значения «Суточные» на значение «Билет ж\д» (Рис.15):
Рис.15 Корректировка предварительно зарегистрированного документа
Также нужно изменить счет бухгалтерский: файлы формируются для кредиторов с контрольными счетами. Для этого необходимо изменить счет, на тот который необходим 69010000, 69010100 или 76100000.
Когда все корректуры внесены, их можно сохранить.
При этом:
- Документ можно оставить все ещё предварительно зарегистрированным.
Для этого используйте функции меню «Документ – Предварительная регистрация» (Рис.16):
Рис.16 Сохранение изменений в предварительно сохраненном документе без осуществления проводки.
Внизу экрана появится сообщение:
- Документ возможно провести (сохранить) в системе и он перестанет быть зарегистрированным предварительно.
Для этого воспользуйтесь кнопкой («Сохранить») (Рис.17):
Рис.17 Проводка (сохранение) документа.
Внизу экрана появится сообщение о том, что документ проведен.
3.4.3 Удаление предварительно сохраненного документа
Перед удалением предварительно зарегистрированного документа, документ подлежащий удалению ещё надо найти.
Для этого выполните действия, описанные в п.3.4.
Проанализируйте сформировавшийся список и выберите авансовый отчет, подлежащий удалению. Левой кнопкой мыши щелкните два раза по выбранному документу.
Перед Вами откроется экран «Проводка ПредвЗарегистрир док: Обзор» с отражением всех позиций, содержащихся в авансовом отчете. Рассмотрите позиции и убедитесь, что перед Вами именно тот документ, который надо удалить.
Если это не так, то для возврата к списку документов используйте кнопку («Назад»).
Для удаления воспользуйтесь функцией меню «Документ – Удалить» (Рис.18):
Рис.18 Удаление предварительно зарегистрированного документа
Внизу экрана можно видеть сообщение о том, что предварительно зарегистрированный документ удален.
3.5. Анализ загруженного файла:
Файл, загруженный в систему необходимо проверить по МВЗ в СО и на счетах бухгалтерского учета в FI.
3.5.1. По МВЗ: для этого выбираем транзакцию: S_ALR_87013611 — МВЗ: факт/план/отклонение и нажимаем ввод.
И нажимаем «» для выполнения программы.
С помощью фильтра можем отсортировать по разным признакам. Для примера возьмем виды затрат по заработной плате.
3.5.2. Анализ бухгалтерских проводок в FI: ZJ3RKKRL — Корреспонденция счетов в рублях
.