FI034-ИП-2012-Отражение учета заработной платы в SAP ERP

Инструкция пользователя

FI034-ИП-2012-Отражение учета заработной платы в SAP ERP

ЗАГРУЗКА ЗАРПЛАТЫ

Транзакция ZFI1 – Загрузка проводок ПЛ из АИС в R3

Транзакция FBV0 – Ввод предварительно зарегистрированного документа

Содержание:

  1. Использование…………………………………………………………………..….3

2 Предпосылки……………………………………………………………….….…….….3

3 Описание шагов процесса……………………………………………………………….4

3.1 Выбор каталога для загрузки………………………………………….…..…………..4

3.2 Диагностика ошибок……………………………………………………..………..….6

3.3 Предварительная регистрация документа……………………………………………………………………….……..…..7

3.4 Работа с предварительно зарегистрированными документами…………..……….8

3.4.1 Проводка предварительно зарегистрированного документа………….…….….10

3.4.2 Изменение предварительно зарегистрированных документов……………….…12

3.4.3 Удаление предварительно сохраненного документа………………………….…16

1. ИСПОЛЬЗОВАНИЕ

Инструкция описывает процесс загрузки в базу данных системы SAP документов – заработной платы, сформированных на основании обработки заработной платы отчетов в системе АИС, изменение и проведение (сохранение) предварительно зарегистрированных документов, формирование проводок по начислению и удержанию ЗП работников.

2. ПРЕДПОСЫЛКИ

Для выполнения данного процесса АИС должен сформировать файл по ЗП и передать в бухгалтерию для загрузки в систему, согласно требований для загрузке.

3 ОПИСАНИЕ ШАГОВ ПРОЦЕССА

3.1 Выбор каталога для загрузки

На основании обработки данных в системе АИС сформированы файлы, содержащие проводки по начислению и удержанию ЗП.

В специальном каталоге формируется файл формата xml, предназначенный для загрузки данных авансовых отчетов в SAP.

Для выполнения процесса загрузки воспользуйтесь транзакцией ZFI1 «Загрузка проводок по ЗП из АИС».

На экране «Интерфейс загрузки из АИС проводок по заработной плате» заполните следующие поля (Рис.2):

Имя поля Описание Действие и значения Примечание
Каталог выгрузки файлов в АИС каталог, содержащий файлы формата xml для загрузки в систему Пройдите по дереву и выберите нужную папку Необходимо выбрать только каталог (папку), а не отдельный файл (отчет).

Для выбора каталога воспользуйтесь кнопкой (Рис.1)

Дата документа Дата формируемого документа 30072011 Последнее число месяца
Балансовая единица Балансовая единица 1000 (1014) PLC «GMSM»
Тестовый прогон Поставить птичку

Рис.1 Выбор папки для загрузки данных

Рис.2 Заполнение Интерфейса загрузки проводок по заработной плате в Тестовом прогоне

Нажмите кнопку (Выполнить (F8) для запуска программы загрузки.

3.2 Диагностика ошибок

Файлы формата xml, сформированные автоматически из АИС, могут содержать различные ошибки, которые не позволят зарегистрировать документ в SAP.

При загрузке корректные файлы будут иметь статус проверки ОК, а файлы, содержащие ошибки — статус проверки ERROR (Рис.3):

Рис.3 Краткий журнал загрузки

Однако в таком представлении невозможно понять, что явилось причиной.

Детализация ошибок по каждой отдельной позиции документа отражается в Подробном журнале загрузки. Для просмотра такого журнала дважды щелкните левой кнопкой мыши по позиции со статусом ERROR (с англ. ошибка) (Рис.4):

Рис. 4 Подробный журнал загрузки

Как видно на Рис.4, все ошибки относятся к первой позиции документа, в нижней части экрана представлено их описание.

В этом случае необходимо откорректировать загружаемый файл.

3.3 Предварительная регистрация документов – авансовых отчетов подотчетных лиц

 

После корректировки загрузочного файла, отраженного со статусом ERROR, снова зайдите в тр.ZFI1 и выполните все действия, описанные в п.3.1.

Убедитесь, что все загруженные файлы корректны (статус проверки OK)(Рис.5):

Рис.5 Краткий журнал загрузки верных данных

При помощи кнопки вернитесь снова к интерфейсу загрузки проводок и снимите отметку Тестового прогона. Нажмите кнопку (Выполнить (F8) для запуска программы предварительной регистрации документов (Рис.6):

Рис. 6 Заполнение Интерфейса загрузки проводок в Продуктивном прогоне

На экране журнала загрузки отразится номер каждого из предварительно зарегистрированных документов (Рис.7):

Рис. 7 Журнал загрузки документов в продуктивном прогоне

Документы по заработной плате загружены как предварительно зарегистрированные в систему SAP.

3.4 Работа с предварительно зарегистрированными документами

Для работы с предварительно зарегистрированными документами предназначена транзакция FBV0.

Тут возможны как проводка, так и изменение или удаление предварительно сохраненных документов.

На селекционном экране будет предложено ввести реквизиты обрабатываемого документа (Рис8):

— БЕ – балансовая единица;

— Номер документа – Номер предварительно зарегистрированного документа, присвоенный в тр.ZFI1 (см.рис.7);

— Финансовый год:

Рис.8 Выбор одного документа для обработки

В случае необходимости просмотра ни одного документа, а перечня загруженных документов, воспользуйтесь кнопкой: .

На селекционном экране предложено заполнить реквизиты, по которым будет производиться отбор документов, и формироваться их список к просмотру.

Ни одно поле не является обязательным к заполнению, и значит запустить отчет можно даже при всех незаполненных полях.

В этом случае на просмотр будет выведен перечень всех предварительно зарегистрированных документов, находящихся в системе, за все время и по всем БЕ.

Поэтому рекомендуется конкретизировать запрос на выборку, указав хотя бы минимальную информацию (Повторимся, описанные поля не являются обязательными к заполнению) (Рис.9):

Имя поля Описание Заполнение Примечание
Балансовая единица Балансовая единица 1000 или 1001 1000 – PLC «GMSM», 1001 – Филиал ГЗСК
Номер документа Номер предварительно зарегистрированного документа, присвоенного в тр.FBV0 2200000022 — 2200000023 Возможно указать диапазон номеров.
Финансовый год 2011
Дата проводки Дата проводки 20.08.2011 Указывается дата, на каторую будет осуществляться загрузка.
Дата документа 20.08.2011
Автор Имя пользователя, осуществившую предварительную регистрацию в тр.FBV0 Antonenko_ev

 

Рис.9 Отбор списка предварительно зарегистрированных документов

Перед Вами откроется экран «Проводка предв. зарегистрированных документов», отражающий список, сформированный в соответствии с заданными критериями (Рис.10):

Рис.10 Список предварительно зарегистрированных документов за период

3.4.1 Проводка предварительно зарегистрированного документа

Проводку (сохранение документа) можно производить как по одной штуке, так и всех сразу.

Для того, чтобы сохранить один документ из списка, выделите его (щелкните курсором так, чтобы вся строка этого документ стала оранжевого цвета) и нажмите кнопку («Проводка) (Рис.11):

Рис.11 Проводка одного предварительно сохраненного документа

Появится сообщение:

Для одновременного сохранения нескольких документов нужно сначала их все выделить. Для группового выделения воспользуйтесь кнопкой («Выделить все»). Этой же кнопкой можно и снять все выделение.

В таком случае оранжевым цветом отметится уже не один документ, а все те, что есть в списке.

После этого нажмите кнопку («Проводка) для того, чтобы провести все документы, которые есть в представленном списке (Рис.12):

Рис.12 Проводка нескольких предварительно сохраненных документов

Также появится сообщение, указывающее номера проведенных документов.

Обратите внимание на то, что документы сохраняются в системе под тем же номером, что и были предварительно зарегистрированы. При этом в момент проводки информация сохраняется полностью и перестает существовать как предварительно зарегистрированная.

3.4.2 Изменение предварительно зарегистрированных документов

Для изменения предварительно зарегистрированного документа выполните действия, описанные в п.3.4.

Проанализируйте сформировавшийся список и выберите документ, подлежащий корректировке. Левой кнопкой мыши щелкните два раза по выбранному документу.

Перед Вами откроется экран «Проводка ПредвЗарегистрир док: Обзор» с отражением всех позиций, содержащихся в документе.

Выберите ту позицию, которая подлежит корректировке и два раза щелкните по ней левой кнопкой мыши (Рис.13):

Рис.13 Выбор позиции документа для корректировки

На следующем экране внесите необходимые изменения.

Необходимо помнить, что не все поля можно изменять.

Неизменяемыми полями являются:

— «Дата документа» и «Дата проводки»,

— Балансовая единица («БЕ»),

— Номер Кредитора и номер Счета Главной Книги.

Однако можно изменить Номер Кредитора или Счет Главной Книги при помощи удаления ошибочной позиции.

Для этого в режиме изменения (Рис.14) удалите все данные по позиции: Сумма, МВЗ, В\р, Присвоение, Текст. Затем создайте новую позицию с верными значениями.

Рис.14 Удаление позиции в предварительно зарегистрированном документе

Для перехода из режима изменения к просмотру всего документа используйте кнопку (Обзор).

При этом на экране отразится сообщение Помните, что нажатие кнопки (Сохранить) приведет не только к сохранению произведенных изменений, но и к полному сохранению (проведению) всего документа (Рис.14.1):

Рис.14.1 Переключение между режимами Изменения и Просмотра

В нашем примере добавим в поле Присвоение номер авансового отчета и изменим текст позиции со значения «Суточные» на значение «Билет ж\д» (Рис.15):

Рис.15 Корректировка предварительно зарегистрированного документа

 

Также нужно изменить счет бухгалтерский: файлы формируются для кредиторов с контрольными счетами. Для этого необходимо изменить счет, на тот который необходим 69010000, 69010100 или 76100000.

Когда все корректуры внесены, их можно сохранить.

При этом:

  • Документ можно оставить все ещё предварительно зарегистрированным.

Для этого используйте функции меню «Документ – Предварительная регистрация» (Рис.16):

Рис.16 Сохранение изменений в предварительно сохраненном документе без осуществления проводки.

Внизу экрана появится сообщение:

  • Документ возможно провести (сохранить) в системе и он перестанет быть зарегистрированным предварительно.

Для этого воспользуйтесь кнопкой («Сохранить») (Рис.17):

Рис.17 Проводка (сохранение) документа.

Внизу экрана появится сообщение о том, что документ проведен.

3.4.3 Удаление предварительно сохраненного документа

Перед удалением предварительно зарегистрированного документа, документ подлежащий удалению ещё надо найти.

Для этого выполните действия, описанные в п.3.4.

Проанализируйте сформировавшийся список и выберите авансовый отчет, подлежащий удалению. Левой кнопкой мыши щелкните два раза по выбранному документу.

Перед Вами откроется экран «Проводка ПредвЗарегистрир док: Обзор» с отражением всех позиций, содержащихся в авансовом отчете. Рассмотрите позиции и убедитесь, что перед Вами именно тот документ, который надо удалить.

Если это не так, то для возврата к списку документов используйте кнопку («Назад»).

Для удаления воспользуйтесь функцией меню «Документ – Удалить» (Рис.18):

Рис.18 Удаление предварительно зарегистрированного документа

Внизу экрана можно видеть сообщение о том, что предварительно зарегистрированный документ удален.

3.5. Анализ загруженного файла:

Файл, загруженный в систему необходимо проверить по МВЗ в СО и на счетах бухгалтерского учета в FI.

3.5.1. По МВЗ: для этого выбираем транзакцию: S_ALR_87013611 — МВЗ: факт/план/отклонение и нажимаем ввод.

И нажимаем «» для выполнения программы.

 

С помощью фильтра можем отсортировать по разным признакам. Для примера возьмем виды затрат по заработной плате.

3.5.2. Анализ бухгалтерских проводок в FI: ZJ3RKKRL — Корреспонденция счетов в рублях

.

 

Добавить комментарий