FI033-ИП-2012-Расчеты с подотчетными лицами

Инструкция пользователя

FI033-ИП-2012-Расчеты с подотчетными лицами

УЧЕТ РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ

ЛИЦАМИ

Транзакция ZFI2 – Загрузка проводок ПЛ из АИС в R3

Транзакция FBV0 – Ввод предварительно зарегистрированного документа

Транзакция FBL1N – Список отдельных позиций кредиторов

Транзакция F-44 – Выравнивание счета кредитора

Содержание:

  1. Использование…………………………………………………………………..….3

2 Предпосылки……………………………………………………………….….…….….3

3 Описание шагов процесса……………………………………………………………….4

3.1 Выбор каталога для загрузки………………………………………….…..…………..4

3.2 Диагностика ошибок……………………………………………………..………..….6

3.3 Предварительная регистрация документов – авансовых отчетов подотчетных лиц……………………………………………………………………………….……..…..7

3.4 Работа с предварительно зарегистрированными документами…………..……….8

3.4.1 Проводка предварительно зарегистрированного документа………….…….….10

3.4.2 Изменение предварительно зарегистрированных документов……………….…12

3.4.3 Удаление предварительно сохраненного документа………………………….…16

3.5 Просмотр открытых позиций кредитора – подотчетного лица………………..….17

3.6 Выравнивание открытых позиций кредитора……………………………………….19

1. ИСПОЛЬЗОВАНИЕ

Инструкция описывает процесс загрузки в базу данных системы SAP документов – авансовых отчетов, сформированных на основании обработки авансовых отчетов в системе АИС, изменение и проведение (сохранение) предварительно зарегистрированных документов, ввод приходного кассового ордера, формирование проводок расчетов с подотчетным лицом, а также выравнивание открытых позиций кредитора-подотчетного лица.

2. ПРЕДПОСЫЛКИ

Для выполнения данного процесса сотрудник — подотчетное лицо должен быть заведен в системе SAP как кредитор с контрольным счетом 71011000 «Расчеты с подотчетными лицами по служебным командировкам».

Для примера в данной инструкции используется кредитор:

Номер кредитора-сотрудника ФИО Описание
8591970

Где :

8 – начальная цифра для ВСЕХ кредиторов-сотрудников (показывает что кредитора принадлежит к Группе счетов Z008 «Сотрудник»);

591970 – табельный номер сотрудника

Внедрик Бухгал Эфаевич Контрольный счет кредитора определен как 7101100 «Расчеты с подотчетными лицами по служебным командировкам» , расширен на БЕ 1000

3 ОПИСАНИЕ ШАГОВ ПРОЦЕССА

3.1 Выбор каталога для загрузки

На основании обработки авансовых расчетов в системе АИС сформированы авансовые отчеты, содержащие проводки с отражением расходов подотчетного лица.

В специальном каталоге (папке за каждый день) формируется файл формата xml, предназначенный для загрузки данных авансовых отчетов в SAP.

Для выполнения процесса загрузки воспользуйтесь транзакцией ZFI12 «Загрузка проводок ПЛ из АИС».

На экране «Интерфейс загрузки из АИС проводок расходов подотчетных лиц» заполните следующие поля (Рис.2):

Имя поля Описание Действие и значения Примечание
Каталог выгрузки файлов в АИС каталог, содержащий файлы (авансовые отчеты) формата xml для загрузки в систему Пройдите по дереву и выберите нужную папку Необходимо выбрать только каталог (папку), а не отдельный файл (отчет).

Для выбора каталога воспользуйтесь кнопкой (Рис.1)

Дата документа Дата формируемого документа 20.08.2011 Дата авансового отчета
Балансовая единица Балансовая единица 1000 PLC «GMSM»
Тестовый прогон Поставить птичку

Рис.1 Выбор папки для загрузки данных

Рис.2 Заполнение Интерфейса загрузки проводок подотчетных лиц в Тестовом прогоне

Примечание: Система дает возможность конкретизировать запрос, указав табельный номер подотчетного лица и МВЗ.

Нажмите кнопку (Выполнить (F8) для запуска программы загрузки.

3.2 Диагностика ошибок

Файлы формата xml, сформированные автоматически из АИС, могут содержать различные ошибки, которые не позволят зарегистрировать документ в SAP.

При загрузке корректные файлы будут иметь статус проверки ОК, а файлы, содержащие ошибки — статус проверки ERROR (Рис.3):

Рис.3 Краткий журнал загрузки

Однако в таком представлении невозможно понять, что явилось причиной.

Детализация ошибок по каждой отдельной позиции документа отражается в Подробном журнале загрузки. Для просмотра такого журнала дважды щелкните левой кнопкой мыши по позиции со статусом ERROR (с англ. ошибка) (Рис.4):

Рис. 4 Подробный журнал загрузки

Как видно на Рис.4, все ошибки относятся к первой позиции документа, в нижней части экрана представлено их описание.

В этом случае необходимо откорректировать загружаемый файл.

3.3 Предварительная регистрация документов – авансовых отчетов подотчетных лиц

 

После корректировки загрузочного файла, отраженного со статусом ERROR, снова зайдите в тр.ZFI2 и выполните все действия, описанные в п.3.1.

Убедитесь, что все загруженные файлы корректны (статус проверки OK)(Рис.5):

Рис.5 Краткий журнал загрузки верных данных

При помощи кнопки вернитесь снова к интерфейсу загрузки проводок и снимите отметку Тестового прогона. Нажмите кнопку (Выполнить (F8) для запуска программы предварительной регистрации документов (Рис.6):

Рис. 6 Заполнение Интерфейса загрузки проводок в Продуктивном прогоне

На экране журнала загрузки отразится номер каждого из предварительно зарегистрированных документов (Рис.7):

Рис. 7 Журнал загрузки документов в продуктивном прогоне

Документы расходов подотчетного лица загружены как предварительно зарегистрированные в систему SAP.

3.4 Работа с предварительно зарегистрированными документами

Для работы с предварительно зарегистрированными документами предназначена транзакция FBV0.

Тут возможны как проводка, так и изменение или удаление предварительно сохраненных документов.

На селекционном экране будет предложено ввести реквизиты обрабатываемого документа (Рис8):

— БЕ – балансовая единица;

— Номер документа – Номер предварительно зарегистрированного документа, присвоенный в тр.ZFI2 (см.рис.7);

— Финансовый год:

Рис.8 Выбор одного документа для обработки

В случае необходимости просмотра ни одного документа, а перечня загруженных документов, воспользуйтесь кнопкой: .

На селекционном экране предложено заполнить реквизиты, по которым будет производиться отбор документов, и формироваться их список к просмотру.

Ни одно поле не является обязательным к заполнению, и значит запустить отчет можно даже при всех незаполненных полях.

В этом случае на просмотр будет выведен перечень всех предварительно зарегистрированных документов, находящихся в системе, за все время и по всем БЕ.

Поэтому рекомендуется конкретизировать запрос на выборку, указав хотя бы минимальную информацию (Повторимся, описанные поля не являются обязательными к заполнению) (Рис.9):

Имя поля Описание Заполнение Примечание
Балансовая единица Балансовая единица 1000 или 1001 1000 – PLC «GMSM», 1001 – Филиал ГЗСК
Номер документа Номер предварительно зарегистрированного документа, присвоенного в тр.FBV0 2200000022 — 2200000023 Возможно указать диапазон номеров.
Финансовый год 2011
Дата проводки Дата проводки 20.08.2011 Указывается дата авансового отчета. Возможно указать диапазон.
Дата документа Дата авансового отчета 20.08.2011
Автор Имя пользователя, осуществившую предварительную регистрацию в тр.FBV0 Antonenko_ev

 

Рис.9 Отбор списка предварительно зарегистрированных документов

Перед Вами откроется экран «Проводка предв. зарегистрированных документов», отражающий список, сформированный в соответствии с заданными критериями (Рис.10):

Рис.10 Список предварительно зарегистрированных документов за период

3.4.1 Проводка предварительно зарегистрированного документа

Проводку (сохранение документа) можно производить как по одной штуке, так и всех сразу.

Для того, чтобы сохранить один документ из списка, выделите его (щелкните курсором так, чтобы вся строка этого документ стала оранжевого цвета) и нажмите кнопку («Проводка) (Рис.11):

Рис.11 Проводка одного предварительно сохраненного документа

Появится сообщение:

Для одновременного сохранения нескольких документов нужно сначала их все выделить. Для группового выделения воспользуйтесь кнопкой («Выделить все»). Этой же кнопкой можно и снять все выделение.

В таком случае оранжевым цветом отметится уже не один документ, а все те, что есть в списке.

После этого нажмите кнопку («Проводка) для того, чтобы провести все документы, которые есть в представленном списке (Рис.12):

Рис.12 Проводка нескольких предварительно сохраненных документов

Также появится сообщение, указывающее номера проведенных документов.

Обратите внимание на то, что документы сохраняются в системе под тем же номером, что и были предварительно зарегистрированы. При этом в момент проводки информация сохраняется полностью и перестает существовать как предварительно зарегистрированная.

3.4.2 Изменение предварительно зарегистрированных документов

Для изменения предварительно зарегистрированного документа выполните действия, описанные в п.3.4.

Проанализируйте сформировавшийся список и выберите документ, подлежащий корректировке. Левой кнопкой мыши щелкните два раза по выбранному документу.

Перед Вами откроется экран «Проводка ПредвЗарегистрир док: Обзор» с отражением всех позиций, содержащихся в документе.

Выберите ту позицию, которая подлежит корректировке и два раза щелкните по ней левой кнопкой мыши (Рис.13):

Рис.13 Выбор позиции документа для корректировки

На следующем экране внесите необходимые изменения.

Необходимо помнить, что не все поля можно изменять.

Неизменяемыми полями являются:

— «Дата документа» и «Дата проводки»,

— Балансовая единица («БЕ»),

— Номер Кредитора и номер Счета Главной Книги.

Однако можно изменить Номер Кредитора или Счет Главной Книги при помощи удаления ошибочной позиции.

Для этого в режиме изменения (Рис.14) удалите все данные по позиции: Сумма, МВЗ, В\р, Присвоение, Текст. Затем создайте новую позицию с верными значениями.

Рис.14 Удаление позиции в предварительно зарегистрированном документе

Для перехода из режима изменения к просмотру всего документа используйте кнопку (Обзор).

При этом на экране отразится сообщение Помните, что нажатие кнопки (Сохранить) приведет не только к сохранению произведенных изменений, но и к полному сохранению (проведению) всего документа (Рис.14.1):

Рис.14.1 Переключение между режимами Изменения и Просмотра

В нашем примере добавим в поле Присвоение номер авансового отчета и изменим текст позиции со значения «Суточные» на значение «Билет ж\д» (Рис.15):

Рис.15 Корректировка предварительно зарегистрированного документа

Когда все корректуры внесены, их можно сохранить.

При этом:

  • Документ можно оставить все ещё предварительно зарегистрированным.

Для этого используйте функции меню «Документ – Предварительная регистрация» (Рис.16):

Рис.16 Сохранение изменений в предварительно сохраненном документе без осуществления проводки.

Внизу экрана появится сообщение:

  • Документ возможно провести (сохранить) в системе и он перестанет быть зарегистрированным предварительно.

Для этого воспользуйтесь кнопкой («Сохранить») (Рис.17):

Рис.17 Проводка (сохранение) документа.

Внизу экрана появится сообщение о том, что документ проведен.

3.4.3 Удаление предварительно сохраненного документа

Перед удалением предварительно зарегистрированного документа, документ подлежащий удалению ещё надо найти.

Для этого выполните действия, описанные в п.3.4.

Проанализируйте сформировавшийся список и выберите авансовый отчет, подлежащий удалению. Левой кнопкой мыши щелкните два раза по выбранному документу.

Перед Вами откроется экран «Проводка ПредвЗарегистрир док: Обзор» с отражением всех позиций, содержащихся в авансовом отчете. Рассмотрите позиции и убедитесь, что перед Вами именно тот документ, который надо удалить.

Если это не так, то для возврата к списку документов используйте кнопку («Назад»).

Для удаления воспользуйтесь функцией меню «Документ – Удалить» (Рис.18):

Рис.18 Удаление предварительно зарегистрированного документа

Внизу экрана можно видеть сообщение о том, что предварительно зарегистрированный документ удален .

3.5 Просмотр открытых позиций кредитора – подотчетного лица

На основании выдачи денежных средств в подотчет и формирования авансового отчета созданы открытые позиции кредитора – подотчетного лица.

Для просмотра открытых позиций кредитора — подотчетного лица воспользуйтесь транзакцией FBL1N «Список отдельных позиций кредиторов».

На экране «Кредиторы: список отдельных позиций» заполните следующие поля (Рис.19):

Имя поля Описание Действие пользователя и значения Примечание
Счет кредитора Номер счета кредитора – подотчетного лица 8591970 Номер подотчетного лица. Можно указывать диапазон номеров.
БЕ Балансовая единица 1000 PLC «GMSM»
Открытые позиции Определяет выбор только открытых позиций (красных) Указать дату
Выровненные позиции Определяет выбор только выровненных позиций (зеленых) Указать дату (диапазон дат)
Все позиции Определяет выбор всех позиций (и красных, и желтых, и зеленых) Указать дату (диапазон дат)
Стандартные позиции Выбор стандартных позиций для просмотра Х
Операции Особой главной книги Определяет выбор позиций, содержащих коды ОГК Х Если не поставить отметку, то в выборе не будут участвовать позиции, имеющие код ОГК.

Коды ОГК Представлены в Приложении А

Памятные позиции Определяет выбор памятных позиций Х
Предв. зарегистрир. позиции Определяет выбор предварительно зарегистрированных позиций (желтых) Х Если не поставить отметку, то позиции, имеющие статус предварительно зарегистрированных, в списке будут отсутствовать
Позиции дебиторов Определяет выбор позиций дебиторов (т.к.один и тот же контрагент может быть как дебитором, так и кредитором) Снять отметку – поле должно быть пустым. Наличие отметки может привести к искажению отчета.

Нажмите кнопку «Выполнить (F8)» для формирования отчета.

Рис.19 Параметры выбора позиций кредитора

На следующем экране представлены позиции кредитора – подотчетного лица:

Рис.20 Отдельные позиции кредитора

Примечание:

Позиции с положительным значение показывают дебетовый оборот, с отрицательным значением – кредитовый оборот. Как видно из Рис.20, сальдо по счету кредитора 8591970 Внедрик Б.Э. составляет 258000 по дебету счета 71011000.

3.6 Выравнивание открытых позиций кредитора

На основании выдачи денежных средств в подотчет, формирования авансового отчета и возврата неиспользованных подотчетных сумм созданы открытые позиции кредитора – подотчетного лица.

Для выравнивания открытых позиций кредитора воспользуйтесь транзакцией F-44 «Выравнивание счета кредитора».

Для выбора счета кредитора на экране «Выравнивание счета кредитора: Данные заголовка» необходимо указать следующую информацию (Рис.21):

— номер счета кредитора (при выборе номера счета кредитора используйте кнопку выбора из списка );

— балансовую единицу;

— валюту документа (валюта выравнивания, т.е.указываемая Вами сейчас, должна совпадать с Валютой документов, которые будут участвовать в выравнивании);

— дату проводки – наиболее поздняя дата из документов, которые предполагается выравнивать;

— период к которому относится операция выравнивания;

— определить для выбора только обычные открытые позиции, не отражающие особые обороты.

Имя поля Описание Действие пользователя и значения Примечание
Счет Номер счета кредитора 8591970 Внедрик Б.Э.
БЕ Балансовая единица 1000

1001

PLC «GMSM»

Филиал PLC «GMSM» ГЗСК

Дата выравнивания Дата проводки по документу 20.08.2011 Соответствует наиболее поздней дате из документов, подлежащих выравниванию
Валюта Валюта документа BYR Белорусский рубль
Месяц финансового года 8 Август
Обычные ОП Выбор открытых позиций, не отражающих особые обороты Х
Код ОГК Код Особой Главной Книги Указать КОД ОГК (при необходимости) Коды ОГК Представлены в Приложении А

Рис.21 Пример выбора счета кредитора, позиции которого предполагается выравнивать

Нажмите кнопку (Обработка ОП (Shift + F4) для перехода к следующему экрану.

Для выравнивания открытых позиций перейдите на вкладку «Стандарт» и, двойным нажатием клавиши мыши на требуемую позицию в столбце «BYR Брутто», деактивируйте\активируйте (в зависимости от личных настроек) открытые позиции, которые будут/не будут выравниваться (Рис.22).

Рис.22 Пример отображения экрана выбора открытых позиций кредитора для выравнивания

Суммы деактивированных позиций изменят цвет с синего на черный. Позиции, требующие выравнивания, остаются выделены синим цветом.

При выполнении данного процесса выравниваемые позиции могут быть равны или не равны между собой.

При выравнивании документов с одинаковыми суммами открытых позиций сумма в поле «Разница» будет равна 0. В этом случае можно сразу создавать документ выравнивания, т.е.сразу сохранять – нажимать кнопку .

Если позиции имеют разные суммы (наш случай), то в поле «Разница» будет отражаться отклонение. На это отклонение необходимо сформировать новый документ.

В поле «Присвоено» стоит положительное значение.

Учитывая, что положительное число отражает дебетовый оборот можно судить о том, что позиций выдачи денежных средств присвоено больше. На это превышение необходимо создать новый документ.

Для этого воспользуйтесь кнопкой .

Однако, прежде чем нажимать эту кнопку запомните сумму в поле «Присвоено» и Код проводки документа, от которого формируется остаток.

В нашем примере остаток формируется от документов выдачи денежных средств из кассы в подотчет на командировку, эти документы содержат Код проводки 29, значит и в нашем вновь создаваемом документе Код проводки тоже будет 29.

Т.к. этот новый документ отражает остаток от документов выдачи денежных средств, он должен содержать всю информацию от исходного документа.

На следующем экране заполните информацию:

— Ссылка – номер авансового отчета, авизо либо какого-то иного документа;

— Текст ЗаголДок – Текстовый заголовок документа;

— КП – код проводки – соответствует коду проводки позиции, являющейся наибольшей по сумме из подлежащих выравниванию- в нашем примере это Код проводки 29;

— Счет – номер кредитора – подотчетного лица;

— Код ОГК – Коды ОГК представлены в приложении А (Рис.23):

Рис.23 заполнение заголовка документа выравнивания

Нажмите на клавиатуре Enter.

На следующем экране:

— Проверьте счет ГлКнига — именно по нему пройдет проводка. При необходимости – измените значение (Рис.24):

Рис.24 Расположение Бухгалтерского Счета Главной Книги, по которому пройдет проводка на разницу от выравнивания

Укажите:

— Сумма — сумма из поля «Разница» — При выравнивании позиций в иностранной валюте указывается сумма в валюте документа, сумму во внутренней валюте система посчитает самостоятельно по курсу, соответствующему дате проводки, т.е.дате выравнивания, которую Вы указали на самом первом экране (Рис.20);

— Базовая Дата – равна дате выравнивания;

— Код НДС – удалите все значения – это поле должно остаться пустым;

— Присвоение – можно не заполнять;

— Текст – Текстовое пояснение к документу (Рис.25)

Примечание: Для ясности в дальнейшей работе с документами выравнивания рекомендуется в текстовых пояснениях указывать, что создаваемый Вами документ является именно остатком и делать ссылку на первоначальную операцию.

Рис.25 Заполнение реквизитов для Документа выравнивания

Нажмите кнопку («Проводка (Ctrl + S)») для формирования проводки выравнивания.

Внизу экрана появится сообщение что документ проведен.

Значит все прошло удачно, позиция выравнена.

 

Добавить комментарий