FI019-ИП-2012-Выравнивание открытых позиций

Инструкция пользователя

FI019-ИП-2012-Выравнивание открытых позиций

ВЫРАВНИВАНИЕ ОТКРЫТЫХ ПОЗИЦИЙ

КРЕДИТОРОВ/ДЕБИТОРОВ/ОСНОВНЫХ СЧЕТОВ

(Транзакция F-44)

(Транзакция F-32)

(Транзакция F-03)

(Транзакция F13E)

(Транзакция FBRA)

СОДЕРЖАНИЕ

1. Выравнивание открытых позиций кредиторов

    1. Выбор позиций кредитора для выравнивания
    2. Полное выравнивание
    3. Выравнивание с остатком с использованием «Списать разницу»

2. Выравнивание открытых позиций дебиторов

2.1. Выбор позиций дебитора для выравнивания

2.2. Выравнивание с «позицией остатка» (только для выравнивания позиций в BYN)

2.3.Выравнивание нескольких контрагентов

3. Выравнивание основных счетов с открытыми позициями

4. Автоматическое выравнивание открытых позиций основных счетов/дебиторов/кредиторов

  1. Выравнивание открытых позиций кредиторов.
    1. Выбор позиций кредитора для выравнивания.

Открытые позиции кредиторов представляют собой кредитовое и дебетовое сальдо на счетах кредиторов, возникшее при вводе в систему SAP задолженности за поставленные сырье и материалы, за оказанные услуги, выполненные работы, перед бюджетом по налогам и сборам и т.д., а также перечисления денежных средств кредитору. Для сопоставления и закрытия данных позиций в системе выполняется операция выравнивания.

Основным признаком выравнивания открытых позиций кредиторов является номер договора с кредитором, заполняемый в поле «Присвоение».

Проводки выравнивания имеют признак «красное сторно», не увеличивающий обороты по счету кредитора, а также по контрольному счету ГК. В отдельных случаях (когда суммы дебетового и кредитового сальдо равны, относятся к одному и тому же контрагенту и числятся в учете на одном и том же бухгалтерском счете) бухгалтерская проводка в документах выравнивания не формируется.

Для предварительного просмотра и анализа позиций по кредиторам запустите транзакцию FBL1N — Cписок отдельных позиций кредиторов в части открытых позиций и выберите позиции кредиторов для выравнивания. Индикатор говорит о том, что позиции не выравнены (открыты).

 

    1. Полное выравнивание

Для начала рассмотрим процесс выравнивания на самом простом случае — выравнивание осуществляется полностью, при равенстве выравниваемых сумм дебетовых и кредитовых позиций счетов кредиторов. Пример: кредитор 1000037.

Для выравнивания открытых позиций используем транзакцию F-44 — Выравнивание счета кредитора.

Заполняем данные:

Счет – укажите номер кредитора;

Дата выравниванияукажите самую позднюю дату из выравнвиаемых документов; дату документа, по которому остается остаток;

Периодукажите период (месяц) проводки выравнивания;

БЕ — укажите балансовую единицу;

Валюта укажите валюту для выравнивания;

Код ОГКукажите коды ОГК, если таковые есть в выравниваемх позициях

Другие ограничения выбора — здесь вы можете указать признаки для ограничения выбора открытых позиций (по номерам документов, Счету Главной книги, Ссылке, Присвоению), установив «точку» напротив нужного признака. Либо не ограничивать выбор — установите «точку» напротив «нет».

Установим ограничение по номерам документам.

Нажмите кнопку «Обработка ОП» для перехода к следующему экрану:

Если Вы ограничиваете выбор документов по их номерам, присвоению или др признакам, то на следующем экране введите значения этих признаков. Для продолжения работы нажмите Обработка ОП:

На экране Выравнивание счета кредитора Обработать ОткрытПозиции перейдите на вкладку ЧастПлатеж и убедитесь, что выравниваемые позиции активны (суммы отмечены синим цветом). Сумма разницы равна нулю.

Для Активации/ Деактивации позиций используйте кнопки

Перейдите к моделированию (выберите меню Документ – Моделирование):

 

Перейдите к моделированию Главной книги:

Для сохранения документа нажмите .

Убедитесь в том, что выравнивание прошло успешно: выровненных документов не будет в списке открытых позиций на ту же дату, но появятся в выравненных позициях в отчете FBL1N:

    1. Выравнивание с остатком с использованием «Списать разницу»

Рассмотрим выравнивание кредитора с остатком на примере контрагента 2000052, выбор позиций ограничиваем номером договора (поле Присвоение), выравнивание выполняем на дату платежа (12.12.2017), валюта выравнивания – рос.руб.:

Вводим номер договора и нажимаем Обработка ОП:

Если позиции не закрываются в ноль (наш случай), то в поле «Разница» будет отражаться отклонение, на которое необходимо сформировать документ. Для этого воспользуйтесь кнопкой :

и далее на экране Выравнивание счета кредитора Просмотр Обзов введите данные для остатка задолженности после выравнивания (данные копируйте из первичного документа, по которому остается сумма):

Ссылку;

Текст заголовка;

Код проводки;

Счет — код контрагента в системе SAP;

код ОГК,

Проверьте Счет Главной книги, при необходимости измените на альтернативный (в правом верхнем углу экрана)

Сумму остатка

Базовую дату, К оплате

Ссылку на платеж,

Присвоение,

Текст,

Ссылочные ключи 1, 2, 3 (закладка Другие данные).

Пример заполнения:

После этого перейдите к моделированию (выберите меню Документ – Моделирование):

Перейдите к моделированию Главной книги:

Для просмотра сумм во внутренней валюте нажмите Валюта:

В окошке выберите BYN, в результате чего Вы сможете просмотреть проводки с суммами во внутренней валюте:

Для сохранения и формирования проводки выравнивания нажмите Назад , затем Проводка .

  1. Выравнивание открытых позиций дебиторов
    1. Выбор позиций дебитора для выравнивания

Открытые позиции дебиторов представляют собой дебетовое и кредитовое сальдо на счетах дебиторов, возникшее при отражении в системе SAP задолженности покупателей и заказчиков за отгруженную готовую продукцию, товары, за оказанные услуги, выполненные работы, а также перечисленных денежных средств от покупателей. Для сопоставления и закрытия данных позиций в системе выполняется операция выравнивания.

Несмотря на то, что SAP дает Вам возможность выбора разных методов выравнивания (Частичный платеж, Позиция остатка, Списать разницу) желательно использовать один метод на конкретном проекте. Пользователям системы проще отслеживать цепочки выравнивания с помощью одного набора правил, чем решать какой из наборов («частичный платеж» или «позиция остатка») нужен на конкретном шаге и потом применять его. Особенно это важно в «длинных» цепочках.

Частичный платеж – это когда сумма одной из сторон в выравнивании превосходит другую. После выполнения такого выравнивания создается документ, который содержит в себе новую открытую позицию на меньшую сумму. Эта позиция имеет ссылку на позицию «большего» документа противоположной стороны счета, к которой относится. «Бóльшая» позиция также остается открытой.

Позиция остатка – это когда, по аналогии с частичным платежом, выполняется выравнивание двух неравных сумм. В этом случае и «бóльшая» и «меньшая» позиции изначальных документов выравниваются, а в документе выравнивания появляется новая позиция на разницу между ними. Эта новая позиция содержит в себе ссылку на документ-источник.

Основным признаком выравнивания открытых позиций дебиторов является номер договора с дебитором, заполняемый в поле «Присвоение».

Проводки выравнивания имеют признак «красное сторно», не увеличивающий обороты по счету дебитора, а также по контрольному счету ГК. В отдельных случаях (когда суммы дебетового и кредитового сальдо равны, относятся к одному и тому же контрагенту и числятся в учете на одном и том же бухгалтерском счете) бухгалтерская проводка в документах выравнивания не формируется.

К выполнению данного процесса можно приступать только после того, как Вы определились, какие позиции будут участвовать в выравнивании.

Если о состоянии расчетов с контрагентом Вам не известно ничего, то перед выполнением выравнивания проанализируйте ОТКРЫТЫЕ позиции дебитора в тр. FBL5N — Cписок отдельных позиций дебиторов

2.2)Выравнивание с «позицией остатка» (только для выравнивания позиций в BYN)

 

Для выравнивания открытых позиций дебитора используйте транзакцию F-32 — Выравнивание счета дебитора.

Для выбора счета дебитора на экране Выравнивание счета дебитора: Данные заголовка необходимо указать следующую информацию:

Счет – укажите номер счета дебитора;

Дата выравнивания – наиболее поздняя дата из документов, которые предполагается выравнивать;

БЕ – укажите балансовую единицу;

Валюта – укажите валюту выравнивания (т.е.указываемая Вами сейчас валюта должна совпадать с Валютой документов, которые будут участвовать в выравнивании);

— период к которому относится операция выравнивания (месяц);

-укажите коды ОГК, если таковые есть в выравниваемх позициях

Другие ограничения выбора — здесь вы можете указать признаки для ограничения выбора открытых позиций (по номерам документов, Счету Главной книги, Ссылке, Присвоению), установив «точку» напротив нужного признака. Либо не ограничивать выбор — установите «точку» напротив «нет».

Нажмите кнопку «Обработка ОП» для перехода к следующему экрану.

Пример для выравнивания: дебитор 1001399, договор 27/980*:

Пример заполнения селекционного экрана:

Если Вы ограничиваете выбор документов по их номерам, присвоению или др признакам, то на следующем экране введите значения этих признаков. Для продолжения работы нажмите Обработка ОП:

Для обработки открытых позиций перейдите на вкладку ПозицОстат и, двойным нажатием клавиши мыши на требуемую позицию, деактивируйте\активируйте (в зависимости от личных настроек) открытые позиции, которые не подлежат\подлежат выравниванию. Суммы деактивированных позиций – черного цвета, позиции, требующие выравнивания выделены синим цветом.

При выравнивании документов с одинаковыми суммами открытых позиций сумма в поле «Разница» будет равна 0. Если позиции имеют разные суммы (наш случай), то в поле «Разница» будет отражаться отклонение. В нашем случае суммы задолженности за отгрузку превышает сумму оплаты на 537,33 BYN.

Значит, все суммы, выделенные в текущем режиме для выравнивания, закроются, а для дебета 62-го счета сформируется документ на сумму остатка задолженности 537,33 BYN.

Для того, чтобы указать системе, из какого документа формируется остаток суммы выравнивания, измените сумму в столбце «Сумма платежа» для строки документа, содержащего остаток:

Перейдите к моделированию (выберите меню Документ – Моделирование):

Возможно появление сообщения :

Это означает, что какая-то из позиций формирующегося в результате выравнивания документа, вызвала проблемы. Проблемная позиция выделена синим цветом. Скорее всего, не указана информация пояснительного характера, например, требуется заполнение поля «Текст». Для исправления щелкните левой кнопкой мыши дважды по «проблемной» позиции и укажите пояснение в поле «Текст»:

Для того, чтобы убедиться, что причина ошибки устранена, произведите повторное моделирование документа при помощи кнопки :

Просмотрите смоделированный документ:

Нажмите кнопку («Проводка (Ctrl + S)») для формирования проводки выравнивания.

Внизу экрана появится сообщение .

Для анализа выровненных позиций дебитора после того, как проводки выравнивания уже сформированы, в системе запустите транзакцию FBL5N — Cписок отдельных позиций дебиторов:

    1. Выравнивание нескольких контрагентов

Позиции для выравнивания: дебиторская задолженность на дебиторе 1000922, оплата прошла по дебитору 1005073:

На экране Выравнивание счета дебитора: Данные заголовка необходимо указать следующую информацию:

— номер счета дебитора (укажите номер одного из дебиторов, например, 1000922);

— балансовую единицу и валюту документа;

— дату проводки;

— период к которому относится операция выравнивания;

Ограничим выбор по номерам документов:

Нажмите кнопку «Обработка ОП (Shift + F4)» для перехода к следующему экрану. Далее добавим позиции второго дебитора. Для этого перейдите по меню Обработать – Продолжить выбор:

 

Укажите Балансовую единицу, Счет (код дебитора SAP), Вид счета (D -Дебиторы, K – Кредиторы), Коды ОГК, при необходимости ограничьте выбор позиций контрагентов по другим признакам (№документа, Счет Главной книги, Дате проводки и др.признакам). Нажмите кнопку :

Таким образом для выравнивания подтянулись документы двух дебиторов.

Перейдите на вкладку ЧастПлатеж и продолжите выравнивание. Документ выравнивания:

  1. Выравнивание основных счетов с открытыми позициями

К основным счетам с открытыми позициями относятся счета 15* «Заготовление и приобретение ТМЦ», 18* «НДС», технические счета излишек и недостач по результатам инвентаризации (10*1, 10*2, 21*1, 21*2, 43*1,43*2, 41*1, 41*2 и т.д), 76032001 «Загот.и приобр.сырья и материалов-претензии», технические счета, используемые для выравнивания задолженности по договорному курсу (60990000, 62990000, 66990000) и др.

Для предварительного просмотра и анализа открытых позиций по основным счетам для выравнивания запустите транзакцию FAGLL03 — Отд. позиции основных счетов (нов.).

Для запуска выравнивания воспользуйтесь транзакцией:

Меню IMG SAP МЕНЮ SAP / Учет и отчетность / Финансы / Главная книга / Счет / Выравнивание
Код транзакции F-03

На экране Выравнивание ОСч: Данные заголовка укажите:

— номер основного счета;

— дату выравнивания и период, к которому относится данная операция;

— балансовую единицу и валюту совершения операции.

Другие ограничения выбора — здесь вы можете указать признаки для ограничения выбора открытых позиций (по номерам документов, Счету Главной книги, Ссылке, Присвоению), установив «точку» напротив нужного признака. Либо не ограничивать выбор — установите «точку» напротив «нет» (если Вы ограничиваете выбор документов по их номерам, присвоению или др признакам, то на следующем экране введите значения этих признаков).

Нажмите кнопку :

Для обработки открытых позиций перейдите на вкладку ЧастПлатеж и, двойным нажатием клавиши мыши на требуемую позицию, деактивируйте\активируйте (в зависимости от личных настроек) открытые позиции, которые не подлежат\подлежат выравниванию. Позиции, требующие выравнивания, остаются выделены синим цветом. При выравнивании документов с одинаковыми суммами открытых позиций сумма в поле «Разница» будет равна 0. Если позиции имеют разные суммы, то в поле «Разница» будет отражаться отклонение.

Для выбора позиций можно использовать информацию полей Присвоение, Ссылка и др. содержащие номер договора, а также №документа.

Перейдите к моделированию (выберите меню Документ – Моделирование):

При выравнивании без остатка по одному и тому же счету формируется документ выравнивания без бухгалтерской проводки:

Если позиции не закрываются в ноль, то в поле «Разница» будет отражаться отклонение, на которое необходимо сформировать документ. Для этого воспользуйтесь кнопкой :

и далее на экране Выравнивание ОСч Просмотр Обзов введите данные для остатка по счету после выравнивания:

Ссылку;

Текст заголовка;

Код проводки;

Счет — введите счет;

Сумму остатка

БазСумму;,

Присвоение,

Текст,

Ссылочные ключи 1, 2, 3 (закладка Другие данные).

Пример заполнения:

После этого перейдите к моделированию (выберите меню Документ – Моделирование). Для сохранения и формирования проводки выравнивания нажмите Проводка .

  1. Автоматическое выравнивание открытых позиций

основных счетов/дебиторов/кредиторов

Автоматическое выравнивание открытых позиций осуществляется при выполнении определенных условий для разных групп счетов: равенство сумм по дебету и кредиту, одинаковый счет главной книги, один и тот же контрагент, присвоение и ссылка (для счета 15*), материал (для технических счетов по результатам инвентаризации) и т.д.

Для запуска автоматического выравнивания запустите транзакцию F13E — Авт. выравнивание с указанием валюты.

Пример заполнения параметров для выравнивания основных счетов группы 15*«Заготовление и приобретение ТМЦ»:

Изначально запускайте транзакцию в тестовом режиме, посмотрите, есть ли позиции для выравнивания. При их наличии в столбце Выравн. на зеленом фоне будет указана дата выравнивания:

При запуске транзакции в продуктиве в столбце ДокВыравнивания появятся номера документов выравнивания:

Для автоматического выравнивания открытых позиций кредитора (аналогично дебиторов) установите галки Выбрать кредиторов, Операции ОГК, укажите коды ОГК, укажите Счета кредиторов:

  1. Отмена выравнивания

Для отмены выравнивания позиций кредитора, дебитора, основного счета

вызовите транзакцию:

Меню IMG SAP Меню SAP Учет и отчетность Финансы Кредиторы (Дебиторы) Документ Отмена выравнивания
Код транзакции FBRA

На экране Отмена выравнивания заполните следующие поля:

Имя поля Описание Действие пользователя и значения Примечание
ДокумВыравнивания Номер документа выравнивания 800125410
БЕ Балансовая единица 1000
Финансовый год Финансовый год документа выравнивания 2017

Для предварительного просмотра позиций, которые выравнивались отменяемым документом выравнивания, нажмите Позиции:

Позиции, которые станут открытыми после отмены выравнивания:

Нажмите кнопку (Проводка (Ctrl+S):

ВАЖНО!!! На появившемся экране «Сторно документа выравнивания» выберите кнопку Отмена и сторно для формирования проводок сторнирования выравнивания:

выбирайте в случае необходимости отменить (не проводить) операцию Отмена выравнивания.

Также необходимо заполнить данные сторно, указав причину сторнирования, дату и период проводки:

Пояснение по указанию Причины сторно:

01 Сторно в текущем периоде – указывается при проведении отмены выравнивания той же датой, что и сам документ выравнивания;

02 Сторно в закрытом периоде – указывается при проведении отмены выравнивания датой другого периода.

При формировании проводки отмены выравнивания открытых позиций на экран выводится сообщение:

Cообщение о формировании проводки-сторно:

 

Добавить комментарий