SD077-ИП-2016 Инвентаризация ТМЦ
Инструкция пользователя
Оглавление
1. Создание документа инвентаризации (ZMI31, ZMIЕ1, ZMIW1) 3
2. Просмотр документа инвентаризации (MI03) 14
3. Печать пустой инвентаризационной ведомости (ZMI21) 16
5. Печать выходных документов инвентаризации (ZMI21) 19
6. Создание партии (полномочия только ограниченному количеству пользователей) (MSC1N) 21
7. Список инвентаризационных разниц. Транзакция ZMI20. 24
8. Результаты инвентаризации. Транзакция ZINVENT. 29
Создание документа инвентаризации (ZMI31, ZMIЕ1, ZMIW1)
Документы инвентаризации создаются на уровне завода и КОНКРЕТНОГО склада. То есть сделать инвентаризацию по всему цеху нельзя, ТОЛЬКО ПО СКЛАДУ. С момента создания инвентаризации и до момента проведения инвентаризационных разниц материалов бухгалтерией — все движения материалов автоматически блокированы системой.
Последовательность выполнения
1. Вызовите номер транзакции ZMI31 для материалов на основных или забалансовых счетах 
.
- На экране транзакции введите следующие данные:
Ниже на экране введено максимальное количество материалов в одном документе инвентаризации. Необходимо понимать, что это количество не конкретных материалов, вводимых на экране выше. Это количество материалов умноженное на количество партий, в которых лежат эти материалы. Максимальное количество по умолчанию подтягивается 20, но его можно изменить.
Ниже на экране нажать по кнопке «По запасу», после этого развернутся окно. В данном окне необходимо поставить галку «только материалы без нулевого запаса» и «включая последнюю партию». В результате система начнет формировать документы по материалам, которые есть в запасе на данном складе, а также по материалам, КОТОРЫХ НЕТ В ЗАПАСЕ, НО ПО НИМ БЫЛО ДВИЖЕНИЕ ПО ДАННОМУ СКЛАДУ (за это отвечает галка «включая последнюю партию»). Если не ставить галки «включая последнюю партию», то система не будет формировать документы по таким материалам.
Если запаса материала нет, то можно проставить галку «только материалы с нулевым запасом». Однако в этом случае в документ инвентаризации подтянутся ВСЕ партии этого материала за весь период движения. Это не совсем удобно.
Обычно галки «только материалы без нулевого запаса» и «включая последнюю партию» достаточно для формирования документов.
Ниже на экране отображается информация о номере инвентаризации, который система генерирует самостоятельно по принципу Завод-склад-дата. Этот номер нужен будет в дальнейшем, его необходимо выписать.
Нажимаем кнопку «Выполнить» 
.
На экране отобразится список материалов, которые были введены ранее. Необходимо нажать кнопку «Выделить все» 
, все записи будут помечены, затем нажимаем кнопку «Создать документ» (не путать с «Создать сеанс»!!!)
После выполнения система выдаст информацию
То есть создан документ инвентаризации 100000314, в котором находится 17 записей по материалам и партиям.
Если бы записей было больше чем 20 (вводится на первоначальном экране), например 51, то система создаст 3 документа инвентаризации с последовательными номерами (например, 10000314, 100000315, 100000316).
Номера документов инвентаризации также НЕОБХОДИМО ВЫПИСАТЬ. Они необходимы для дальнейшей работы.
Для создание документа инвентаризации по особым запасам (Е) используется транзакция ZMIЕ1.
Заполняем данные в поля: завод, склад. Выбираем счет : основной или забалансовый. Нажать 
.
После нажатия по запасу развернется информация. Выбрать нужное, поставить галки по надобности. Галка «включая последнюю партию» -покажет излишки на складе.
В поле «№инвентаризации» системой сгенерировался номер инвентаризации. №инвентаризации формируется по принципу завод-склад-дата инвентаризации. В случае забалансового счета указывается Z –забаланс.
Этот номер переписать. Он будет нужен.
Нажать выполнить 
.
На экране:
Нажать 
.
Выбрать документ, который нужно, и нажать выполнить.
Выбрать фоновый режим.
Внизу экрана сообщение 
.
Чтобы посмотреть документ инвентаризации нужно зайти в транзакцию MI03.
На экране:
№инвентаризации –это номер сгенерированный системой и записанный ранее.
Для создания документа инвентаризации по консигнационным материалам (W) используется транзакция ZMIW1 — ПктВв:ДокумИнвент для КонсЗпс/Клнт . Заполнить поля данными. Выбрать основной или забалансовый счет.
№инвентаризации система присвоит автоматически. В случае инвентаризации консигнационных материалов «№инвентаризации» формируется Wклиент-дата.
Нажать 
.
На экране:
2. Просмотр документа инвентаризации (MI03)
Документы инвентаризации, созданные ранее просматриваются в транзакции MI03.
Последовательность выполнения
1. Введите номер транзакции MI03 и нажмите ввод или 
.
2. На экране транзакции введите следующие данные:
3. На появившемся экране просмотрите общие данные: кто создал документ, когда, по какому складу и т.д.
Вернитесь на первый экран, нажмите кнопку «Ввод», на экране отобразится информация о материалах, находящихся в документе инвентаризации.
Если документ создан ошибочно, то его можно удалить в транзакции MI02. После открытия первоначального окна введите номер документа инвентаризации
Затем нажмите удалить.
3. Печать пустой инвентаризационной ведомости (ZMI21)
Инвентаризационная ведомость представляет собой печатный вариант документа инвентаризации. Инвентаризационная ведомость предназначена для фиксирования результатов подсчета вручную. Внимание: даже если Вы не печатаете пустую инвентаризационную опись, ее ОБЯЗАТЕЛЬНО нужно просмотреть, иначе последующий шаг ввода фактического остатка система не даст выполнить.
Для выполнения инвентарного подсчета необходимо распечатать документ инвентаризации и передать его лицам, ответственным за подсчет.
Последовательность выполнения
1. Вызовите номер транзакции ZMI21 и нажмите ввод или 
2. На селекционном экране введите номер документа инвентаризации в качестве критерия выбора
Нажмите «Выполнить»
3. На появившемся экране нажмите кнопку «Просмотр перед печатью»,
Выйдите из транзакции.
4. Ввод подсчета (ZMI04)
На этом шаге результаты физического подсчета вводятся в систему. В документе инвентаризации устанавливается статус подсчета позиции Подсчитано.
Последовательность выполнения
1. Вызовите номер транзакции ZMI04 и нажмите ввод или 
.
2. На селекционном экране введите следующие данные:
3. В появившемся окне нажмите кнопку «Распределить»
После этого система разрешит ввод данных, поля для ввода станут активными. Для материалов по которым учет идет по партиям, требуется ввод по каждой партии.
.
При проведении годовой инвентаризации исполнители вводят фактически насчитанные количества материалов исходя из ярлыков и описей, а система самостоятельно выводить излишки и недостачи.
После ввода фактического количества, нажмите кнопку «Распределить». Система распределит факт по партиям, поля станут неактивными для изменения.
Затем нажмите кнопку «Подсчет нулевого запаса», система проставит индикаторы нулевого запаса
После этого нажимаем «Сохранить»
Если данные сохранены успешно, то система выдаст зеленое сообщение. Выйдите, нажав кнопку «Назад» 
.
Статус подсчета на документе инвентаризации должен быть Х.
5. Печать выходных документов инвентаризации (ZMI21)
Для печати выходных документов инвентаризации : инвентаризационная опись, сличительная ведомость, приходной ордер, используется транзакция ZMI21. Сличительная ведомость печатается в случае расхождения результатов. Инвент.опись 10-инв. печатается для материалов переданных или принятых на хранение (остатки по забалансовым счетам). Приходный ордер печатается по излишкам.
1. Вызовите номер транзакции ZMI21 и нажмите ввод или 
2. На селекционном экране введите
3. На появившемся экране нажмите кнопку «Предварительный просмотр».
Просматриваем и проверяем сформированную сличительную ведомость. Если количество в сличительной ведомости SAP отличается от количества в ручной сличительной, то необходимо проверить данные, введенные в транзакции ZMI04. В любом случае если правильно ввести данные в ZMI04, то система верно рассчитает разницу.
Распечатанная сличительная ведомость передается бухгалтеру для списания разниц.
6. Создание партии (полномочия только ограниченному количеству пользователей) (MSC1N)
Если при формировании документов инвентаризации документы по материалу не создаются, это значит, что материал никогда не имел запаса на данном складе, соответственно в истории нет ни одной партии данного материала. Для создания партии необходимо воспользоваться транзакцией MSC1N.
В появившемся окне введите номер материала, завод, склад. Нажмите ввод.
Если система выдала красное сообщение вида, значит материал не расширен на склад.
Для расширения материала на склад воспользуйтесь транзакцией MMSC.
В появившемся окне введите материал и завод
Затем введите склад, на который необходимо расширить материал.
Сохраните данные.
После этого вернитесь в транзакцию MSC1N, введите номер материала, завод, склад. Нажмите ввод. В появившемся окне нажимаем «ДА»
В появившемся окне введите дату изготовления = текущей дате.
Затем заполните поле «Вид оценки». Для материалов собственного производства вид оценки равен 2100
После ввода данных о дате изготовления и виде оценки нажимаем «Сохранить». Если все успешно, то система выдаст сообщение
Для покупных материалов ДОП, а также материалов поступающих с технических заводов вид оценки равен номеру партии.
Сразу ввести вид оценки равен номеру партии нельзя, соответственно сохраняем созданную партию без вида оценки.
Затем передаем данные группе заполнения ракурсов ОЗМ. В данных должен быть номер материала, завод, склад, номер партии, стоимость 1 шт. После внесения группой ОЗМ необходимых данных, входим в транзакцию MSC2N «Изменение партии». В поле вид оценки вводим номер партии.
Нажимаем сохранить, система выдаст сообщение
Нажимаем ввод, система выдает сообщение
.
Для таких материалов нужно создать отдельный документ инвентаризации, если по остальным материалам уже создана инвентаризация.
7. Список инвентаризационных разниц. Транзакция ZMI20.
Выполнить проводку.
Задать нужно число проводки.
На экране:
Если посмотреть в транзакции MI03.
После проводки никакие изменения инвентаризации провести нельзя.
После проводки материалов. В транзакции MB51:
702 вид движения- проводка недостачи материала.
701 вид движение — проводка излишков материала.
Все виды движения на 7*обозначают движения материалов инвентаризации.
8. Результаты инвентаризации. Транзакция ZINVENT.
- Назначение инструкции:
Данная инструкция предназначена для просмотра результатов проведенной инвентаризации и выявленных несоответствий (недостачи, излишки и т.д.).
Данная инструкция определяет порядок действий функциональных пользователей при выполнении операции «Результаты инвентаризации».
- Предпосылки:
Просмотр данной инструкции осуществляется после проведения инвентаризации и анализа выявленных несоответствий с данными бух. учета (недостач и излишек).
Описание процедуры:
- Вызовите транзакцию ZINVENT
2. Нажать «Выбрать»: 
Далее на экране задать критерии поиска и заполнить необходимые поля.
Поля заполняются по мере того, какую информацию необходимо вывести на экран. Если необходимо получить информацию по какому-то конкретному складу, то вводится непосредственно обозначение склада, так же можно ввести номер инвентаризации или документ инвентаризации и получить по нему всю необходимую информацию, затем нажать «Выбор»
3. В результате на экране отображается вся подробная информация по запросу: номер инвентаризации, номер документа инвентаризации, материал, кол-во, партия, суммы.
Если открылось окно без данных (с установленным фильтром):
То необходимо нажать на кнопку «Установить фильтр», выбрать функцию «Отменить фильтр»:
Отобразится отчёт по заданным параметрам:
4. С помощью значков на рабочей панели можно задать либо отсортировать необходимые поля для отображения отчёта по результатам инвентаризации.
5. Для просмотра более подробной информации по материалу, надо выделить эту позицию и нажать кнопку «Выбрать». На экране отобразится информация.
6. С помощью кнопки «Изменить формат» можно настроить необходимые поля для отчёта по результатам инвентаризации:
В поле «Набор столбцов» выбираем нужные нам поля-столбцы для отчёта, выделяем, нажимаем на треугольник, они переносятся в поле «Показанные столбцы», которые будут отображаться в нашем отчёте по результатам инвентаризации. Нажимаем внизу кнопку «Выполнить».
7. С помощью кнопки «Установить фильтр» можно задать определенные критерии фильтрации, т.е. все данные, которые вам необходимо увидеть, можно перенести в таблицу Критерии фильтрации.
Для выбора по какому-то конкретному показателю выделяется интересующий столбец, нажать кнопку «Установить фильтр», отобразится окно с набором критерия фильтрации по этому показателю (столбцу), например, нужно произвести выбор из столбца «Документ материала»:
8. С помощью дополнительных значков можно посчитать промежуточные суммы, вывести на печать, преобразовать данные в таблицу Excel, выбрать формат, вызвать отчет по истории, открыть и просмотреть графическую таблицу.
В итоге в транзакции ZINVENT с помощью настройки нужного формата можно отобразить просмотр результатов проведенной инвентаризации и выявленных несоответствий (недостачи, излишки и т.д.). Пользователю можно просмотреть возникшие разницы между результатом подсчета и количеством по бух. учету.
Например, в отчёте по документу инвентаризации (где по документу инвентаризации видны количество и стоимость материалов по итогам инвентаризации, по результатам бухгалтерского учёта и, соответственно, разница по количеству, и разница по стоимости):
