Внедрение ERP системы SAP на ОАО «Гомсельмаш» пояснительная записка

Внедрение ERP системы на ОАО «Гомсельмаш»

Предисловие

Системы класса MRPII/ERP представляют собой интегрированные информационные системы управления, их работа состоит в улучшении деятельности предприятия, оптимизации материальных и финансовых потоков на основе вводимой на рабочих местах необходимой информации.

В одной системе охватывается планирование и управление всей деятельностью производственного предприятия, начиная от закупки сырья и заканчивая отгрузкой товара потребителю. Информация вводится в систему только один раз в том подразделении, где она возникает, хранится в одном месте и многократно используется всеми подразделениями. Использование MRPII/ERP-систем позволяет достичь конкурентных преимуществ за счет оптимизации бизнес-процессов предприятия и снижения издержек.

Системы реализуют методы планирования и управления, позволяющие регулировать количество запасов, устраняя их дефицит и залёживание, сократить незавершенное производство, сократить расходы и время, затрачиваемые на изготовление продукции, отслеживать и планировать загрузку мощностей, улучшить обслуживание клиентов и заказчиков за счет своевременного исполнения поставок.

Ожидаемый эффект от внедрения MRPII/ERP систем:

  • Снижение операционных и управленческих затрат 15%
  • Экономия оборотных средств 2%
  • Уменьшение цикла реализации 25%
  • Снижение коммерческих затрат 35%
  • Снижение страхового уровня складских запасов 20%
  • Уменьшение дебиторской задолженности 12%
  • Увеличение оборачиваемости средств в расчетах 25%
  • Увеличение оборачиваемости материальных запасов 30%
  • Улучшение утилизации основных фондов 30%

Для интенсификации процессов внедрения современных интегрированных информационных систем и технологий на промышленных предприятиях РБ Постановлением Совета Министров Республики Беларусь №790 от 25 мая 2010 года. была создана  Межведомственная комиссия по координации работы республиканских органов государственного управления и иных государственных организаций, подчиненных Правительству Республики Беларусь, по вопросам создания и внедрения современных интегрированных информационных систем и технологий (МКК по ИИСТ) под председательством первого заместителя премьер-министра Республики Беларусь Семашко Владимира Ильича.

В соответствии с Постановлением, основными задачами МКК по ИИСТ являются:

  • организация взаимодействия республиканских органов государственного управления и иных государственных организаций по вопросам создания и внедрения современных интегрированных информационных систем и технологий (ИИСТ), поддерживающих полный жизненный цикл изделий (CALS-технологии) и осуществляющих управление ресурсами предприятия (ERP-технологии);
  • мониторинг освоения информационных технологий в отраслях и определение важных для экономики республики отраслевых организаций в целях первоочередного внедрения в них CALS-технологий и ERP-технологий, созданных в рамках государственных и отраслевых научно-технических программ;
  • подготовка и внесение предложений о создании в Республике Беларусь благоприятных условий для освоения и использования CALS-технологий и ERP-технологий, содействии экспорту товаров, произведенных с их использованием;
  • подготовка и внесение предложений о совершенствовании законодательства Республики Беларусь, направленных на ускорение и стимулирование внедрения в организациях CALS-технологий и ERP-технологий.

13.09.2013 года был выпущен приказ № 534 Министерства промышленности Республики Беларусь “О внедрении систем планирования и управления ресурсами организации (ERP) “ с поручением обеспечить внедрение на предприятии ERP-системы до конца 2013 года.

Наше предприятие, так же, как и другие республиканские предприятия, внедряет систему класса ERP. Выбор системы от начала изучения до принятия решения длился 4 года. Руководством предприятия было принято решение в пользу системы SAP ERP, т.к. в то время она занимала 52% рынка ERP-систем и была в несколько раз дешевле своего ближайшего конкурента – системы ORACLE.

Функциональный объем проекта был выбран следующий:

Функциональный объем проекта:

  • Управление НСИ (конструкторской, технологической, производственной и др.)
  • Планирование производства и снабжения
  • Управление закупками и запасами ТМЦ
  • Оперативное управление основным производством
  • Управление сбытом
  • Управление затратами (контроллинг)
  • Бухгалтерский учет
  • Управление основными средствами

Изменения и полученный результат.

Новое в процессах конструкторско-технологической подготовки производства

Управление производственной НСИ в соответствии с требованиями ERP-системы:

    • Управление данными о составе изделий – конструкторские и производственные спецификации, варианты спецификаций
    • Управление данными о технологических процессах
    • Варианты изготовления изделий
    • Управление документами
    • Управление изменениями
    • Классификация (изделий, документов, изменений…)
    • Управление партиями (прослеживаемость использования)
    • Управление серийными номерами

Результаты, которых удалось добиться при внедрении SAP ERP по направлению КТПП

  1. «Пришли» к единому справочнику ОЗМ (было 8 только на Головном заводе) в холдинге
  2. Избавились от массово дублирующийхя позиций ДСЕ, покупных, стандартных (ОЗМ)
  3. Избавились от позиций, являющихся «мусором» (неверно обозначенных)
  4. Создали единую иерархию для классификации покупных и стандартных изделий (способствовало наведению порядка среди стандартных и покупных изделий)
  5. Провели идентификацию позиций, привели к единому виду обозначений ОЗМ
  6. Перешли к централизованному, постоянно контролируемому методу создания ОЗМ (через группу НСИ)
  7. Выверили оборудование по цехам, участкам
  8. Ввели в обращение техпроцессы в электронном виде (операционные техкарты)
  9. Создали в электронном виде привязку операций к группам оборудования (операционные тех карты с указанием рабочих мест)
  10. Перешли к централизованному, постоянно контролируемому методу создания единиц оборудования для учета
  11. Избавились от «регион зависимости» при обозначении готовых изделий
  12. Избавились от разносоставных изделий (обозначавшихся одинаково, но имевших различные составы в один и тот же момент времени)
  13. Добились точной идентификации изделий (даже одинаковые позиции, окрашиваемые в разные цвета, имеют различные номера)
  14. Полностью вывели из обращения ВТМ (технологические альбомы изделий) на бумажных носителях (соответственно, избавились от необходимости поддерживать их в актуальном состоянии при проведении изменений)
  15. Внедрен единый программный механизм для контроля за выполнением бизнес-функций различными подразделениями по ТПП (Журнал ТПП в SAP ERP)
  16. Ввели в обращение работу с корпоративной электронной почтой, что значительно улучшило взаимодействие подразделений при решении вопросов
  17. Добились передачи из научно-технического центра комбайностроения спецификаций изделий в электронном виде (посредством загрузки СП напрямую в САП сотрудниками НТЦК и последующего их использования сотрудниками всех заинтересованных подразделений)
  18. Отказались от устаревших АРМ по ТПП («АРМ маршрутчика» и др.)
  19. Реструктурированы подразделения (технологическое управление, транспортно-технологическое управление) с целью более эффективного выполнения своих функций
  20. Добились единого взаимодействия различных подразделений ОАО «Гомсельмаш» при выполнении бизнес-функций посредством работы в единой системе управления ресурсами предприятия SAP ERP

Новое в производстве:

  1. «Скользящий» горизонт планирования производства готовой продукции – календарное планирование на ближайшие 3 месяца
  2. Ежедневное оперативное календарное планирование – формирование суточных заданий по участкам и «суточных лимитов» по складам
  3. Полуфабрикатный метод учета в производстве: поцеховая нумерация ДСЕ, производственные спецификации, производственные склады, количественно-стоимостной учет полуфабрикатов и затрат на уровне цехов
  4. Разделение задач производства и логистики: заказы на изготовление ДСЕ и заказы на перемещение
  5. Оперативное управление на цеховом уровне на основе Производственных заказов (заказов на изготовление ДСЕ)
  6. Неразрывность производственного учета и учета затрат — списание материальных и трудовых затрат при подтверждении Производственных заказов

Новое и результаты в сбыте

  1. Постоянная актуализация в системе данных о потребностях в готовой продукции – актуализация планов производства ГП
  2. Оформление и учет отгрузки продукции, а также выполнение процессов фактурирования в единой системе
  3. Ведение (использование) прайс-листов с возможностью установления скидок по категориям клиентов
  4. Введение складов комплектования ГП
  5. Уточнение схемы документооборота по процессу отгрузки ГП

С внедрением системы SAP ERP пользователи получили в пользование полноценный инструмент для работы, обеспечивающий взаимосвязь всех операций, составляющих хозяйственный процесс. В частности, процесс сбыта продукции стал более прозрачным. Информация по отгрузке доступна в любой момент времени с любого рабочего места. Благодаря этому у управления появилась реальная возможность проследить весь путь товара. Модуль SD позволяет вести быстрый и точный контроль отгрузки, учет выписки документов на отгрузку

Время взаимодействия между смежными отделами значительно сократилось, а исполнительская дисциплина работников управленческого аппарата значительно повысилась, потому что система регистрирует не только полученную информацию, но и время ее получения. Естественно, что промедление после получения необходимых данных не допускается.

Кроме того, можно легко «провалиться» вглубь процесса и добраться до первичного документа, который и породил конкретную цифру, безусловно, это очень удобно и выгодно для всех служб

До внедрения системы номенклатура товара набиралась несколько раз, начиная с процесса заключения договора, подготовки счетов фактур и печати товарных накладных в отдельной программе. С внедрением SAP ERP информация о продукции вводится в систему один раз на уровне сотрудников технических служб (конструктора и технологи), а остальные пользователи пользуются этой информацией. Например, в процессе сбыта продукции сотрудником отдела продаж ДРП при создании сбытового заказа однократно вводится продаваемая номенклатура. На основе заказа есть возможность печати спецификации к контракту, накладной и счета фактуры. У сотрудников управления отгрузки продукции есть инструмент для управления бронированием продукции, что до внедрения системы делалось на бумаге. Вместе с удобством система обеспечивает порядок и является своеобразной оценкой работы сотрудников на каждом этапе. Отгрузка продукции невозможна, если на какой-либо этап жизненного цикла продукции не был полноценно отработан. Например, если сотрудниками технической службы не введен в систему материал или не проведена подготовка производства, если сотрудниками экономической службы не рассчитана цена материала, если сотрудником производственной службы не подтвержден производственный заказ и материал не поступил на склад. Отгрузка продукции без документов не возможна. Благодаря широкому спектру отчетов, информация о количестве и сумме отгруженной продукции, о сумме поступившей оплаты, о сумме задолженности в целом и в разрезе покупателей и направлений сбыта, доступна в оперативном режиме. До внедрения системы отчеты велись отдельными сотрудниками, информация не была доступна каждому. Имелась задержка данных. (Время от фактической отгрузки до возвращения отгрузочных документов исполнителю)

Согласно Проектному решению в объем автоматизации системы SAP по направлению SD (сбыт) подлежали следующие бизнес-процессы:

  1. Сбыт ТМЦ на экспорт и по РБ.
  2. Сбыт услуг калькулируемых, тарифицируемых услуг.
  3. Оказание услуг по изготовлению единичных изделий из материала заказчика.
  4. Отгрузка продукции на ответственное хранение, выставки, испытания.
  5. Возврат с ответственного хранения, выставок, испытаний.
  6. Реализация продукции, находящейся на ответственном хранении.
  7. Сбыт ТМЦ техническим заводам Холдинга «Гомсельмаш» (кооперация).
  8. Возврат продукции покупателем, замена по возврату.
  9. Бесплатная поставка (дарение).
  10. Принятие продукции на ответственное хранение.
  11. Печать выходных документов. (Счет-фактура, товарная накладная, разрешение на отгрузку, накладная на внутреннее перемещение, пропуск.)
  12. Отчетность сбыта.

Данные бизнес-процессы полностью настроены и, на сегодняшний день, работают. С момента запуска системы многие процессы дорабатывались: в связи с изменениями в законодательстве в РБ, в связи с требованиями и предложениями пользователей оптимизировать отдельные шаги бизнес-процессов.

Новое и результаты в управлении затратами

  1. Внедрение системы SAP ERP позволило перейти от планирования и учета затрат в целом по цеху к планированию и учету затрат на уровне участков. Каждый цех, участок, отдел, управление имеет своё МВЗ, предоставляя возможность видеть затраты по каждому объекту отдельно.
  2. Косвенные перерасчеты работ. Плановые и фактические затраты с 25* МВЗ (ОПР) распределяются на МВЗ участков дифференцированно в зависимости от вида работ, где они возникли.
  3. Созданы технические МВЗ (места возникновения затрат). Технические МВЗ – объекты, служащие для сбора и распределения затрат, которые невозможно в течении периода отнести к конкретному участку, либо эти объекты должны объединить в себе затраты нескольких участков, управлений и в последующем отправить их получателям затрат. Примером таких МВЗ являются: выработка ТЭР, общехозяйственные расходы и д.р.
  4. Работы участков (МВЗ участков), технических МВЗ с помощью тарифов, сформированных на данных МВЗ автоматически относятся на изготовление ПФ и ГП при списании затрат на заказы. При формировании производственной себестоимости на ПФ и ГИ дифференциация тарифа разделяет затраты по статьям.
  5. Прогон плановой калькуляции с деблокированием цен. Позволяет массово рассчитать и деблокировать стандартную цену.
  6. Автоматизированный расчет стандартной цены на каждый полуфабрикат и готовую продукцию, цены деблокируются и изменению не подлежат в течении периода (месяца). Стандартные цены рассчитаны и деблокированы, это главное условие позволяющее выполнять подтверждение выполнения производственного заказа. Стандартная цена (плановая) рассчитывается исходя из среднескользящей цены сырья и материалов, плановой цены полуфабрикатов и стоимости работы каждого участка на котором по маршруту изготавливается полуфабрикат исходя из материальных затрат, указанных в спецификации и нормативному времени обработки ДСЕ в техкарте. Так рассчитывается плановая производственная себестоимость полуфабрикатов.
  7. Автоматизированный процесс закрытия периода. крупному полуфабрикату и так далее, пока они не соберутся на уровне готовой продукции.
  8. Автоматизированное формирование отчетности по фактическим и плановым затратам на МВЗ. Возможность анализа плановых и фактических затрат в разрезе участков, цехов, служб, управлений и в целом по заводу.
  9. Автоматизированные отчеты по формированию себестоимости ГИ по фактической себестоимости. Отчет по формированию фактических затрат по внутренним заказам с разбивкой затрат по элементам.

Все процессы курируются, контролируются и анализируются по направлениям работниками отдела (планирование на МВЗ, формирование стандартной цены, формирование и списание затрат по внутренним заказам, формирование фактической себестоимости на продукции и др).

В настоящее время, кроме текущей работы по консультации пользователей, помощи в исправлении ошибок пользователей, производится работа по разработке и проверке отчетности для снижения трудозатрат пользователей.

Новое и результаты в бухгалтерском учете, отчетности и контроле:

  1. Автоматизированный, сквозной, законченный цикл управленческого и бухгалтерского учета.
  2. Ввод учетной информации по местам выполнения операций первичного учета.
  3. Сначала регистрация логистических и бухгалтерских операций в системе, затем печать исходящих первичных документов
  4. Автоматизированное выполнение регламентных процедур закрытия отчетного периода.
  5. Формирование управленческой и финансовой отчетности, в любом аналитическом разрезе, с любой степенью обобщения, за любой период времени.
  6. Детализация отдельных позиций интерактивной управленческой и финансовой отчетности вплоть до исходного документа

Отдел управления процессами учета основных средств, бухгалтерского учета и отчетности

Учет основных средств (ОС), нематериальных активов (НМА), оборудования в монтаже и незавершённого строительства (НКС), доходных вложений в материальные ценности (ДВМЦ).

В системе SAP учет ОС, НМА, НКС, ДВМЦ автоматизирован в полном объеме, включая обособленные подразделения:

Данное направление охватывает:

  1. Оперативный учет. Участники: Структурные подразделения, курирующие классы ОС, НМА, НКС, ДВМЦ (службы механика, энергетика, метролога, УСиН, УТП, ТТУ и т.д.). Формирование документов первичного учёта (ДПУ) по движению ОС и оперативной отчетности.
  2. Аналитический учет. Участники: Материально-ответственные лица (МОЛ) структурных подразделений. Формирование документов аналитического учета: инвентарные карточки, описи инвентарных карточек, инвентарные списки и др. аналитическая отчетность.
  3. Синтетический учет. Участники: Управление бухгалтерского учета. Учет поступлений, ввода в эксплуатацию, выбытия и других движений ОС, НМА, НКС, ДВМЦ, начисление амортизации, проведение переоценки, учёт поступлений полезных материалов от демонтажа ОС в результате списания, ремонтов, модернизации, учёт капитальных ремонтов ОС. Формирование разносторонних отчётов, с целью получения полной информации для составления ежемесячной, ежеквартальной, ежегодной бухгалтерской и статистической отчётности.

Учет СПО (спецодежда, специнструмент, спецоснастка) в эксплуатации

В системе SAP учет СПО в эксплуатации автоматизирован в полном объеме, исключая обособленные подразделения.

Данное направление охватывает:

  1. Оперативный учет. Участники: Материально — ответственные лица структурных подразделений (инструментальные кладовые, материальные кладовые, службы подготовки производства). Включает в себя операции по оприходованию, перемещению, выбытию СПО в эксплуатации с формированием соответствующих ДПУ по движению СПО (ведомость учета выдачи спецодежды, спецобуви и предохранительных приспособлений; накладная на внутреннее перемещение материалов; акт на списание инвентаря и хозяйственных принадлежностей; акт на списание инструмента (приспособлений) и обмен их на годные; ТТН-1; ТН-2 и др. оперативная отчетность).
  2. Аналитический учет. Участники: Материально-ответственные лица (МОЛ) структурных подразделений (инструментальные кладовые, материальные кладовые, службы подготовки производства). Документы аналитического учета: оборотная ведомость по СПО в эксплуатации, оборотная ведомость по материалам и др. аналитическая отчетность.
  3. Синтетический учет. Участники: Управление бухгалтерского учета. Учет движения СПО в эксплуатации, начисление амортизации, отражение результатов инвентаризации, ремонты, связанные с эксплуатацией СПО.

Бухгалтерский учет и отчетность

Автоматизирован бухгалтерский учет в части:

  1. Учет банковских и кассовых операций. Участники: Управление финансов, Управление бухгалтерского учета.
  2. Учет дебиторской и кредиторской задолженности. Участники: Управление финансов, Управление бухгалтерского учета
  3. Учет операций по расчетам с персоналом по заработной плате и прочим операциям, с подотчетными лицами. Участники: Управление бухгалтерского учета. Информация попадает в систему SAP путем загрузки через файлы из информационной системы собственной разработки.
  4. Учет НДС. Участники: Управление бухгалтерского учета
  5. Процессы закрытия периода в бухгалтерском учете Участники: Управление бухгалтерского учета бухгалтерская отчетность и регистры учета Участники: Управление бухгалтерского учета
  6. Загрузка балансов из обособленных балансовых единиц Участники: Управление бухгалтерского учета. Информация попадает в систему SAP путем загрузки информации через файлы, подготовленные обособленными подразделениями.

Новое и результаты в управлении запасами.

1. Календарное планирование закупок на основе планов производства готовой продукции на 3 месяца и с учетом циклов закупки

2. Отпуск ТМЦ в производство на основе ежедневных заданий («Лимитка на день» – отпуск под оперативные потребности производства)

3. Партионный учет ТМЦ – прослеживаемость использования партий ТМЦ при производстве продукции и формирование фактических затрат на материалы

4. Оптимизация процесса возвратной кооперации с отнесением затрат на производство.

5. Складской учет, интегрированный с бухгалтерским учетом. Поступление-выбытие материалов сразу же отражаются на счетах бух. учета.

6. Ведение договоров с поставщиками ТМЦ и контроль за поступлением только тех ТМЦ и в тех количествах, которые оговорены в договоре. Исключает поступление лишних и не нужных материалов.

7. Контроль счетов-фактур поставщика.

8. Система позволяет контролировать все движение товарно-материальных ценностей в любой момент времени, а также увидеть остаток и место нахождения любого материала, числящегося на учете на любом из 940 складов. Это позволяет перераспределять остатки вспомогательных материалов (механики, энергетики, инструментально-штампового управленич и т.д.) по кладовым разных цехов, а не пополнять их в каждой кладовой.

“Прозрачность”, прослеживаемость производственно-хозяйственных

операций, выполняемых в интегрированной системе SAP.

• Исключено дублирование учетных операций, информации вводится

однократно на местах выполнения операций первичного учета — исключена

ситуация, когда “у каждого подразделения своя правда”.

• Неразрывность производственного учета и учета затрат – списание

затрат по нормативу выполняется при учете продукции (партий ДСЕ),

изготовленной цехом.

• Исключается противоречие между складским, производственным и

бухгалтерским учетом – учет всех запасов ТМЦ, включая запасы ДСЕ в

производстве, осуществляется одновременно и в количественном, и

стоимостном выражении.

• Для принятия управленческих решений оперативная информация

доступна “без посредников” (в рамках полномочий).

• Полный цикл учета затрат и бухгалтерского учета — возможность

сокращения времени на закрытие отчетного периода.

 

Добавить комментарий