Внедрение ERP системы на PLC «GMSM»
Предисловие
Системы класса MRPII/ERP представляют собой интегрированные информационные системы управления, их работа состоит в улучшении деятельности предприятия, оптимизации материальных и финансовых потоков на основе вводимой на рабочих местах необходимой информации.
В одной системе охватывается планирование и управление всей деятельностью производственного предприятия, начиная от закупки сырья и заканчивая отгрузкой товара потребителю. Информация вводится в систему только один раз в том подразделении, где она возникает, хранится в одном месте и многократно используется всеми подразделениями. Использование MRPII/ERP-систем позволяет достичь конкурентных преимуществ за счет оптимизации бизнес-процессов предприятия и снижения издержек.
Системы реализуют методы планирования и управления, позволяющие регулировать количество запасов, устраняя их дефицит и залёживание, сократить незавершенное производство, сократить расходы и время, затрачиваемые на изготовление продукции, отслеживать и планировать загрузку мощностей, улучшить обслуживание клиентов и заказчиков за счет своевременного исполнения поставок.
Ожидаемый эффект от внедрения MRPII/ERP систем:
- Снижение операционных и управленческих затрат 15%
- Экономия оборотных средств 2%
- Уменьшение цикла реализации 25%
- Снижение коммерческих затрат 35%
- Снижение страхового уровня складских запасов 20%
- Уменьшение дебиторской задолженности 12%
- Увеличение оборачиваемости средств в расчетах 25%
- Увеличение оборачиваемости материальных запасов 30%
- Улучшение утилизации основных фондов 30%
Для интенсификации процессов внедрения современных интегрированных информационных систем и технологий на промышленных предприятиях РБ Постановлением Совета Министров Республики Беларусь №790 от 25 мая 2010 года. была создана Межведомственная комиссия по координации работы республиканских органов государственного управления и иных государственных организаций, подчиненных Правительству Республики Беларусь, по вопросам создания и внедрения современных интегрированных информационных систем и технологий (МКК по ИИСТ) под председательством первого заместителя премьер-министра Республики Беларусь Семашко Владимира Ильича.
В соответствии с Постановлением, основными задачами МКК по ИИСТ являются:
- организация взаимодействия республиканских органов государственного управления и иных государственных организаций по вопросам создания и внедрения современных интегрированных информационных систем и технологий (ИИСТ), поддерживающих полный жизненный цикл изделий (CALS-технологии) и осуществляющих управление ресурсами предприятия (ERP-технологии);
- мониторинг освоения информационных технологий в отраслях и определение важных для экономики республики отраслевых организаций в целях первоочередного внедрения в них CALS-технологий и ERP-технологий, созданных в рамках государственных и отраслевых научно-технических программ;
- подготовка и внесение предложений о создании в Республике Беларусь благоприятных условий для освоения и использования CALS-технологий и ERP-технологий, содействии экспорту товаров, произведенных с их использованием;
- подготовка и внесение предложений о совершенствовании законодательства Республики Беларусь, направленных на ускорение и стимулирование внедрения в организациях CALS-технологий и ERP-технологий.
13.09.2013 года был выпущен приказ № 534 Министерства промышленности Республики Беларусь “О внедрении систем планирования и управления ресурсами организации (ERP) “ с поручением обеспечить внедрение на предприятии ERP-системы до конца 2013 года.
Наше предприятие, так же, как и другие республиканские предприятия, внедряет систему класса ERP. Выбор системы от начала изучения до принятия решения длился 4 года. Руководством предприятия было принято решение в пользу системы SAP ERP, т.к. в то время она занимала 52% рынка ERP-систем и была в несколько раз дешевле своего ближайшего конкурента – системы ORACLE.
Функциональный объем проекта был выбран следующий:
Функциональный объем проекта:
- Управление НСИ (конструкторской, технологической, производственной и др.)
- Планирование производства и снабжения
- Управление закупками и запасами ТМЦ
- Оперативное управление основным производством
- Управление сбытом
- Управление затратами (контроллинг)
- Бухгалтерский учет
- Управление основными средствами
Изменения и полученный результат.
Новое в процессах конструкторско-технологической подготовки производства
Управление производственной НСИ в соответствии с требованиями ERP-системы:
-
- Управление данными о составе изделий – конструкторские и производственные спецификации, варианты спецификаций
- Управление данными о технологических процессах
- Варианты изготовления изделий
- Управление документами
- Управление изменениями
- Классификация (изделий, документов, изменений…)
- Управление партиями (прослеживаемость использования)
- Управление серийными номерами
Результаты, которых удалось добиться при внедрении SAP ERP по направлению КТПП
- «Пришли» к единому справочнику ОЗМ (было 8 только на Головном заводе) в холдинге
- Избавились от массово дублирующийхя позиций ДСЕ, покупных, стандартных (ОЗМ)
- Избавились от позиций, являющихся «мусором» (неверно обозначенных)
- Создали единую иерархию для классификации покупных и стандартных изделий (способствовало наведению порядка среди стандартных и покупных изделий)
- Провели идентификацию позиций, привели к единому виду обозначений ОЗМ
- Перешли к централизованному, постоянно контролируемому методу создания ОЗМ (через группу НСИ)
- Выверили оборудование по цехам, участкам
- Ввели в обращение техпроцессы в электронном виде (операционные техкарты)
- Создали в электронном виде привязку операций к группам оборудования (операционные тех карты с указанием рабочих мест)
- Перешли к централизованному, постоянно контролируемому методу создания единиц оборудования для учета
- Избавились от «регион зависимости» при обозначении готовых изделий
- Избавились от разносоставных изделий (обозначавшихся одинаково, но имевших различные составы в один и тот же момент времени)
- Добились точной идентификации изделий (даже одинаковые позиции, окрашиваемые в разные цвета, имеют различные номера)
- Полностью вывели из обращения ВТМ (технологические альбомы изделий) на бумажных носителях (соответственно, избавились от необходимости поддерживать их в актуальном состоянии при проведении изменений)
- Внедрен единый программный механизм для контроля за выполнением бизнес-функций различными подразделениями по ТПП (Журнал ТПП в SAP ERP)
- Ввели в обращение работу с корпоративной электронной почтой, что значительно улучшило взаимодействие подразделений при решении вопросов
- Добились передачи из научно-технического центра комбайностроения спецификаций изделий в электронном виде (посредством загрузки СП напрямую в САП сотрудниками НТЦК и последующего их использования сотрудниками всех заинтересованных подразделений)
- Отказались от устаревших АРМ по ТПП («АРМ маршрутчика» и др.)
- Реструктурированы подразделения (технологическое управление, транспортно-технологическое управление) с целью более эффективного выполнения своих функций
- Добились единого взаимодействия различных подразделений PLC «GMSM» при выполнении бизнес-функций посредством работы в единой системе управления ресурсами предприятия SAP ERP
Новое в производстве:
- «Скользящий» горизонт планирования производства готовой продукции – календарное планирование на ближайшие 3 месяца
- Ежедневное оперативное календарное планирование – формирование суточных заданий по участкам и «суточных лимитов» по складам
- Полуфабрикатный метод учета в производстве: поцеховая нумерация ДСЕ, производственные спецификации, производственные склады, количественно-стоимостной учет полуфабрикатов и затрат на уровне цехов
- Разделение задач производства и логистики: заказы на изготовление ДСЕ и заказы на перемещение
- Оперативное управление на цеховом уровне на основе Производственных заказов (заказов на изготовление ДСЕ)
- Неразрывность производственного учета и учета затрат — списание материальных и трудовых затрат при подтверждении Производственных заказов
Новое и результаты в сбыте
- Постоянная актуализация в системе данных о потребностях в готовой продукции – актуализация планов производства ГП
- Оформление и учет отгрузки продукции, а также выполнение процессов фактурирования в единой системе
- Ведение (использование) прайс-листов с возможностью установления скидок по категориям клиентов
- Введение складов комплектования ГП
- Уточнение схемы документооборота по процессу отгрузки ГП
С внедрением системы SAP ERP пользователи получили в пользование полноценный инструмент для работы, обеспечивающий взаимосвязь всех операций, составляющих хозяйственный процесс. В частности, процесс сбыта продукции стал более прозрачным. Информация по отгрузке доступна в любой момент времени с любого рабочего места. Благодаря этому у управления появилась реальная возможность проследить весь путь товара. Модуль SD позволяет вести быстрый и точный контроль отгрузки, учет выписки документов на отгрузку
Время взаимодействия между смежными отделами значительно сократилось, а исполнительская дисциплина работников управленческого аппарата значительно повысилась, потому что система регистрирует не только полученную информацию, но и время ее получения. Естественно, что промедление после получения необходимых данных не допускается.
Кроме того, можно легко «провалиться» вглубь процесса и добраться до первичного документа, который и породил конкретную цифру, безусловно, это очень удобно и выгодно для всех служб
До внедрения системы номенклатура товара набиралась несколько раз, начиная с процесса заключения договора, подготовки счетов фактур и печати товарных накладных в отдельной программе. С внедрением SAP ERP информация о продукции вводится в систему один раз на уровне сотрудников технических служб (конструктора и технологи), а остальные пользователи пользуются этой информацией. Например, в процессе сбыта продукции сотрудником отдела продаж ДРП при создании сбытового заказа однократно вводится продаваемая номенклатура. На основе заказа есть возможность печати спецификации к контракту, накладной и счета фактуры. У сотрудников управления отгрузки продукции есть инструмент для управления бронированием продукции, что до внедрения системы делалось на бумаге. Вместе с удобством система обеспечивает порядок и является своеобразной оценкой работы сотрудников на каждом этапе. Отгрузка продукции невозможна, если на какой-либо этап жизненного цикла продукции не был полноценно отработан. Например, если сотрудниками технической службы не введен в систему материал или не проведена подготовка производства, если сотрудниками экономической службы не рассчитана цена материала, если сотрудником производственной службы не подтвержден производственный заказ и материал не поступил на склад. Отгрузка продукции без документов не возможна. Благодаря широкому спектру отчетов, информация о количестве и сумме отгруженной продукции, о сумме поступившей оплаты, о сумме задолженности в целом и в разрезе покупателей и направлений сбыта, доступна в оперативном режиме. До внедрения системы отчеты велись отдельными сотрудниками, информация не была доступна каждому. Имелась задержка данных. (Время от фактической отгрузки до возвращения отгрузочных документов исполнителю)
Согласно Проектному решению в объем автоматизации системы SAP по направлению SD (сбыт) подлежали следующие бизнес-процессы:
- Сбыт ТМЦ на экспорт и по РБ.
- Сбыт услуг калькулируемых, тарифицируемых услуг.
- Оказание услуг по изготовлению единичных изделий из материала заказчика.
- Отгрузка продукции на ответственное хранение, выставки, испытания.
- Возврат с ответственного хранения, выставок, испытаний.
- Реализация продукции, находящейся на ответственном хранении.
- Сбыт ТМЦ техническим заводам Холдинга «GMSM» (кооперация).
- Возврат продукции покупателем, замена по возврату.
- Бесплатная поставка (дарение).
- Принятие продукции на ответственное хранение.
- Печать выходных документов. (Счет-фактура, товарная накладная, разрешение на отгрузку, накладная на внутреннее перемещение, пропуск.)
- Отчетность сбыта.
Данные бизнес-процессы полностью настроены и, на сегодняшний день, работают. С момента запуска системы многие процессы дорабатывались: в связи с изменениями в законодательстве в РБ, в связи с требованиями и предложениями пользователей оптимизировать отдельные шаги бизнес-процессов.
Новое и результаты в управлении затратами
- Внедрение системы SAP ERP позволило перейти от планирования и учета затрат в целом по цеху к планированию и учету затрат на уровне участков. Каждый цех, участок, отдел, управление имеет своё МВЗ, предоставляя возможность видеть затраты по каждому объекту отдельно.
- Косвенные перерасчеты работ. Плановые и фактические затраты с 25* МВЗ (ОПР) распределяются на МВЗ участков дифференцированно в зависимости от вида работ, где они возникли.
- Созданы технические МВЗ (места возникновения затрат). Технические МВЗ – объекты, служащие для сбора и распределения затрат, которые невозможно в течении периода отнести к конкретному участку, либо эти объекты должны объединить в себе затраты нескольких участков, управлений и в последующем отправить их получателям затрат. Примером таких МВЗ являются: выработка ТЭР, общехозяйственные расходы и д.р.
- Работы участков (МВЗ участков), технических МВЗ с помощью тарифов, сформированных на данных МВЗ автоматически относятся на изготовление ПФ и ГП при списании затрат на заказы. При формировании производственной себестоимости на ПФ и ГИ дифференциация тарифа разделяет затраты по статьям.
- Прогон плановой калькуляции с деблокированием цен. Позволяет массово рассчитать и деблокировать стандартную цену.
- Автоматизированный расчет стандартной цены на каждый полуфабрикат и готовую продукцию, цены деблокируются и изменению не подлежат в течении периода (месяца). Стандартные цены рассчитаны и деблокированы, это главное условие позволяющее выполнять подтверждение выполнения производственного заказа. Стандартная цена (плановая) рассчитывается исходя из среднескользящей цены сырья и материалов, плановой цены полуфабрикатов и стоимости работы каждого участка на котором по маршруту изготавливается полуфабрикат исходя из материальных затрат, указанных в спецификации и нормативному времени обработки ДСЕ в техкарте. Так рассчитывается плановая производственная себестоимость полуфабрикатов.
- Автоматизированный процесс закрытия периода. крупному полуфабрикату и так далее, пока они не соберутся на уровне готовой продукции.
- Автоматизированное формирование отчетности по фактическим и плановым затратам на МВЗ. Возможность анализа плановых и фактических затрат в разрезе участков, цехов, служб, управлений и в целом по заводу.
- Автоматизированные отчеты по формированию себестоимости ГИ по фактической себестоимости. Отчет по формированию фактических затрат по внутренним заказам с разбивкой затрат по элементам.
Все процессы курируются, контролируются и анализируются по направлениям работниками отдела (планирование на МВЗ, формирование стандартной цены, формирование и списание затрат по внутренним заказам, формирование фактической себестоимости на продукции и др).
В настоящее время, кроме текущей работы по консультации пользователей, помощи в исправлении ошибок пользователей, производится работа по разработке и проверке отчетности для снижения трудозатрат пользователей.
Новое и результаты в бухгалтерском учете, отчетности и контроле:
- Автоматизированный, сквозной, законченный цикл управленческого и бухгалтерского учета.
- Ввод учетной информации по местам выполнения операций первичного учета.
- Сначала регистрация логистических и бухгалтерских операций в системе, затем печать исходящих первичных документов
- Автоматизированное выполнение регламентных процедур закрытия отчетного периода.
- Формирование управленческой и финансовой отчетности, в любом аналитическом разрезе, с любой степенью обобщения, за любой период времени.
- Детализация отдельных позиций интерактивной управленческой и финансовой отчетности вплоть до исходного документа
Отдел управления процессами учета основных средств, бухгалтерского учета и отчетности
Учет основных средств (ОС), нематериальных активов (НМА), оборудования в монтаже и незавершённого строительства (НКС), доходных вложений в материальные ценности (ДВМЦ).
В системе SAP учет ОС, НМА, НКС, ДВМЦ автоматизирован в полном объеме, включая обособленные подразделения:
Данное направление охватывает:
- Оперативный учет. Участники: Структурные подразделения, курирующие классы ОС, НМА, НКС, ДВМЦ (службы механика, энергетика, метролога, УСиН, УТП, ТТУ и т.д.). Формирование документов первичного учёта (ДПУ) по движению ОС и оперативной отчетности.
- Аналитический учет. Участники: Материально-ответственные лица (МОЛ) структурных подразделений. Формирование документов аналитического учета: инвентарные карточки, описи инвентарных карточек, инвентарные списки и др. аналитическая отчетность.
- Синтетический учет. Участники: Управление бухгалтерского учета. Учет поступлений, ввода в эксплуатацию, выбытия и других движений ОС, НМА, НКС, ДВМЦ, начисление амортизации, проведение переоценки, учёт поступлений полезных материалов от демонтажа ОС в результате списания, ремонтов, модернизации, учёт капитальных ремонтов ОС. Формирование разносторонних отчётов, с целью получения полной информации для составления ежемесячной, ежеквартальной, ежегодной бухгалтерской и статистической отчётности.
Учет СПО (спецодежда, специнструмент, спецоснастка) в эксплуатации
В системе SAP учет СПО в эксплуатации автоматизирован в полном объеме, исключая обособленные подразделения.
Данное направление охватывает:
- Оперативный учет. Участники: Материально — ответственные лица структурных подразделений (инструментальные кладовые, материальные кладовые, службы подготовки производства). Включает в себя операции по оприходованию, перемещению, выбытию СПО в эксплуатации с формированием соответствующих ДПУ по движению СПО (ведомость учета выдачи спецодежды, спецобуви и предохранительных приспособлений; накладная на внутреннее перемещение материалов; акт на списание инвентаря и хозяйственных принадлежностей; акт на списание инструмента (приспособлений) и обмен их на годные; ТТН-1; ТН-2 и др. оперативная отчетность).
- Аналитический учет. Участники: Материально-ответственные лица (МОЛ) структурных подразделений (инструментальные кладовые, материальные кладовые, службы подготовки производства). Документы аналитического учета: оборотная ведомость по СПО в эксплуатации, оборотная ведомость по материалам и др. аналитическая отчетность.
- Синтетический учет. Участники: Управление бухгалтерского учета. Учет движения СПО в эксплуатации, начисление амортизации, отражение результатов инвентаризации, ремонты, связанные с эксплуатацией СПО.
Бухгалтерский учет и отчетность
Автоматизирован бухгалтерский учет в части:
- Учет банковских и кассовых операций. Участники: Управление финансов, Управление бухгалтерского учета.
- Учет дебиторской и кредиторской задолженности. Участники: Управление финансов, Управление бухгалтерского учета
- Учет операций по расчетам с персоналом по заработной плате и прочим операциям, с подотчетными лицами. Участники: Управление бухгалтерского учета. Информация попадает в систему SAP путем загрузки через файлы из информационной системы собственной разработки.
- Учет НДС. Участники: Управление бухгалтерского учета
- Процессы закрытия периода в бухгалтерском учете Участники: Управление бухгалтерского учета бухгалтерская отчетность и регистры учета Участники: Управление бухгалтерского учета
- Загрузка балансов из обособленных балансовых единиц Участники: Управление бухгалтерского учета. Информация попадает в систему SAP путем загрузки информации через файлы, подготовленные обособленными подразделениями.
Новое и результаты в управлении запасами.
1. Календарное планирование закупок на основе планов производства готовой продукции на 3 месяца и с учетом циклов закупки
2. Отпуск ТМЦ в производство на основе ежедневных заданий («Лимитка на день» – отпуск под оперативные потребности производства)
3. Партионный учет ТМЦ – прослеживаемость использования партий ТМЦ при производстве продукции и формирование фактических затрат на материалы
4. Оптимизация процесса возвратной кооперации с отнесением затрат на производство.
5. Складской учет, интегрированный с бухгалтерским учетом. Поступление-выбытие материалов сразу же отражаются на счетах бух. учета.
6. Ведение договоров с поставщиками ТМЦ и контроль за поступлением только тех ТМЦ и в тех количествах, которые оговорены в договоре. Исключает поступление лишних и не нужных материалов.
7. Контроль счетов-фактур поставщика.
8. Система позволяет контролировать все движение товарно-материальных ценностей в любой момент времени, а также увидеть остаток и место нахождения любого материала, числящегося на учете на любом из 940 складов. Это позволяет перераспределять остатки вспомогательных материалов (механики, энергетики, инструментально-штампового управленич и т.д.) по кладовым разных цехов, а не пополнять их в каждой кладовой.
“Прозрачность”, прослеживаемость производственно-хозяйственных
операций, выполняемых в интегрированной системе SAP.
• Исключено дублирование учетных операций, информации вводится
однократно на местах выполнения операций первичного учета — исключена
ситуация, когда “у каждого подразделения своя правда”.
• Неразрывность производственного учета и учета затрат – списание
затрат по нормативу выполняется при учете продукции (партий ДСЕ),
изготовленной цехом.
• Исключается противоречие между складским, производственным и
бухгалтерским учетом – учет всех запасов ТМЦ, включая запасы ДСЕ в
производстве, осуществляется одновременно и в количественном, и
стоимостном выражении.
• Для принятия управленческих решений оперативная информация
доступна “без посредников” (в рамках полномочий).
• Полный цикл учета затрат и бухгалтерского учета — возможность
сокращения времени на закрытие отчетного периода.