CO101-ИП-2015-Закрытие периода. Бухгалтеру цеха. Списание фактических затрат.

Инструкция бухгалтеру цеха по закрытию периода –

списанию фактических затрат

До первого числа текущего месяца экономисты и ПЭУ закончили планирование, учли все плановые работы, все плановые затраты, все встречные потоки работ, присвоили затраты всем МВЗ/вид работ, просчитали плановые калькуляции. Самым важным итогом планирования стали единовременно рассчитанные плановые тарифы работ, а также стандартные цены материалов.

Текущая деятельность предприятия, то есть всех входящих в него МВЗ, осуществляется ежедневно посредством работы по заказам: для МВЗ 20* — это производственные заказы, преобразованные из плановых согласно производственной программы; для МВЗ 23* — контроллинговые заказы, позволяющие осуществлять внутренние перерасчёты между МВЗ, а также собирать фактические затраты сбытовых заказов; для 20*и 23* — сбытовые заказы и необходимые к ним PP и CO заказы. Работа технических МВЗ вспомогательных цехов будет отражаться в системе непосредственно при проведении процедуры закрытия периода через прямой перерасчёт на получателей, также и сами технические МВЗ должны быть «обеспечены» работами участков.

Наступает конец месяца (31-е число). На МВЗ 20* соберётся фактическое количество работ RATE и TIME: оно будет вытягиваться при подтверждениях производственных заказов (из всех операций, которые с одной стороны прописаны в тех.картах, а с другой стороны, выполняются на определенном рабочем месте, то есть количественное значение работ берётся из тех.карты на операцию, а рабочее место, на котором операция выполняется, является «проводником» работ непосредственно на МВЗ).

Общее фактическое количество работ на 20* МВЗ отражает отчёт «МВЗ/план/факт/отклонение», оно же будет взято системой при расчёте фактических тарифов работ 20* МВЗ.

Что касательно работ 23* МВЗ, то их фактическая сумма работ сложится из:

  1. Перерасчёта работ на внутренние заказы
  2. Перерасчёта работ на внутренние заказы, созданные для проведения факта по заказам клиента
  3. Перерасчёта работ на технические МВЗ.

Ввод прямого перерасчёта работ будет осуществляться на каждый конкретный СО-заказ (МВЗ/вид работ заказ/кол-во), при чём фактическое количество будет равно плановому в СО-заказе (такое же как в плановой калькуляции), потому что свод зарплаты по факту будет загружаться по цеху в целом (и отразится по дебету МВЗ), учета по каждому заказу не будет. Но благодаря фактическим тарифам, дельта, возникшая между плановым (сформированным на МВЗ укрупнено) и фактическим количеством работ в стоимостном выражении, рассчитается на получателей, что позволит цехам получить нулевой результат хоз. деятельности – то есть, передать все свои фактические затраты на получателей, а не только по плану.

Закрытие периода – комплексная процедура последовательно и параллельно выполняемых шагов и операций, позволяющая в итоге получить фактическую себестоимость производимой продукции.

Роль цехового бухгалтера, а также его действия представлены ниже.

Бухгалтер цеха осуществляет учёт, анализ и контроль списания фактических затрат.

  1. Проводки вручную:
    1. Списание первичных видов затрат
      1. Списание материальных затрат (31*) осуществляется в транзакции MIGO

вспомогательных материалов, которые не были включены в спецификации изготавливаемых полуфабрикатов, на участки основного производства. Проводку следует выполнять на 20-е МВЗ участков, проводка на верхний уровень (например, на 2012100000) запрещена с выводом сообщения об ошибке: «Проводки по данному МВЗ запрещены для этого вида затрат» (см.рис.). Данное ограничение было введено в связи с тем, что сумма материальных затрат, списанная на верхний уровень цеха 20*, будет нераспределенной и по тем параметрам, по которым настроена система, включится в единственную работу, имеющеюся на верхнем уровне – ТЭР на технологию, что было бы совершенно не правильным.

Правильно:

Рис.1

Неправильно:

Рис.2

на СО-заказы

Рис.3

В контировке указывается номер СО-заказа, на который списывается материал.

-на технические МВЗ

1.1.2. Списание услуг (35*)

Осуществляется в транзакции F-02 – транзакция FI для выполнения вручную бухгалтерских проводок по списанию фактических затрат цехов (например, услуг, оказанных сторонними организациями):

Рис.4

При списании фактических затрат в данной транзакции необходимо обязательно вместе с МВЗ указывать также вид работ.

    1. Прямой перерасчёт работ, оценённых по плановому тарифу – транзакция KB21N.

Для сведения: перерасчет работ на производственные заказы осуществляется автоматически при подтверждении в заказе количества изготовленных полуфабрикатов на это количество по плановым тарифам участка. Ручных проводок не предусмотрено.

      1. Перерасчёт работ на внутренние заказы:

Внутренние заказы подразделяются на внутренние услуги подразделениям предприятия (рассчитываются на МВЗ, либо на техническое МВЗ), заказы для списания затрат к сбытовым заказам (рассчитываются на основной счет), заказы вида IM (рассчитываются на основное средство, курируются УСиН), заказы, аккумулирующие специфические затраты (испытания, восстановление техники), увеличивающие фактическую себестоимость конкретных производимых полуфабрикатов (рассчитываются на производственный заказ).

Таким образом, получателем затрат от СО-заказа может быть:

МВЗ

Основной счет

Основное средство

Производственный заказ (либо другой СО-заказ).

За заполнение правила расчета СО-заказа на бумажном бланке несёт ответственность бухгалтер цеха-заказчика. Бухгалтер цеха-исполнителя списывает затраты на заказ. Таким образом, если и цехом, и цеху оказывались какие-то услуги, бухгалтер контролирует и те заказы, которые выполняет его цех, и те заказы, которые выполняются для его цеха.

Общие правила заполнения закладки «Закрытие периода»

  1. Если получателем является МВЗ, то в правиле расчёта не должно быть 20-го, 23-го МВЗ верхнего уровня. В абсолютном большинстве случаев это будут МВЗ участка, либо верхнего уровня 25 счёта.
  2. При выполнении заказа для самих себя, в правиле расчета нужно указывать 25-е МВЗ верхнего уровня, но не 25-е МВЗ участка-исполнителя, иначе при расчете тарифов будет циклическая ошибка: Заказ – 25-е МВЗ участка – 20, 23-е МВЗ того же участка – замкнутый цикл.
  3. Если списание затрат осуществляется на 25-е, 26-е МВЗ, вид затрат расчёта должен соответствовать статье ОПР, ОХР, в которую должны быть списаны затраты по заказу, например:

Вид затрат расчета 38251030 соответствует статье ОПР 251030 «Ремонт оборудования»

Вид затрат расчета 38260070 соответствует статье ОХР 260070 «Ремонт зданий» и т.д.

  1. Следить, чтобы в заказах вида US, UN, UG код надбавки соответствовал виду заказа, то есть, если это заказ для предприятий ПО, то и код надбавки должен быть для предприятий ПО.

На СО-заказы могут быть списаны работы участка RATE (нормативная расценка 03 вида), TIME (нормативное время в минутах), либо только RATE в случае со вспомогательными цехами, а также работы технических МВЗ, оказывающих уникальные услуги (транспорт, связь и пр.).

Для перерасчета работ на внутренние заказы:

Меню SAP-системы Учет и отчетность Контроллинг Учет затрат по МВЗ Фактические проводки Перерасчет работ Ввести Косвенный перерасчет работ
Код транзакции КB21N

На экране заполняем данные отправителя, получателя, количество работ:

Рис.5

Нажимаем Enter, и в документе автоматически проставляется сумма затрат по заказу (еще по плановому тарифу).

Для подтверждения сравним с отчетом по тарифу и посчитаем сумму:

Рис.6

4,3210 * 1 716 346 = 7 416 331 (сумма RATE).

Цехам, имеющим две работы на участках, в обязательном порядке необходимо списывать и фактическое количество работы RATE, и фактическое количество работы TIME.

При списании работ в тр. kb21n обязательно заполнять текст для облегчения понимания проведенных работ.

1.2.2 Перерасчёт работ на внутренние заказы, созданные для проведения факта по заказам клиента

Когда сторонняя организация обращается на завод с заказом на выполнение какой-либо услуги, экономист создает сбытовой заказ. В этом сбытовом заказе рассчитывается отпускная цена и формируется сумма, которая поступит на счет выручки предприятия. Для того, чтобы учесть фактические затраты по сбытовому заказу, экономист открывает СО-заказ со ссылкой на сбытовой заказ. Впоследствии бухгалтер отнесет затраты, на этот СО-заказ.

Списание осуществляется аналогично п.1.2.1.

Единственная разница между СО-заказами, созданными под сбытовые и всеми прочими СО-заказами, заключается в том, что первые участвуют в начислении надбавок общезаводского уровня, а все прочие – нет.

1.2.3. Перерасчёт работ технических МВЗ на получателей

Этот шаг выполняют следующие цеха:

ТСЦ, ЭРЦ, ЦСП, ТрЦ, ЭнРЦ, ЦЭЭС, ЦПТК. Эти цеха оказывают уникальные услуги подразделениям завода, а также сторонним организациям, такие как обеспечение ТЭР, тех. обслуживание оборудования, транспортные услуги, услуги связи, обслуживание конвейеров.

Получателями работ перечисленных выше технических МВЗ могут быть:

— 25-е, 26-е, 29-е, 44-е МВЗ с соответствующими им видами работ (25*, 26*, 29*, 44*);

— другие технические МВЗ (например, ТЭР на ТЭР, когда для выработки теплоэнергии необходима электроэнергия) также с соответствующими им видами работ;

— СО-заказы некоторых видов (2390), для сбора затрат таких объектов, как музей, теннисный клуб, вечный огонь и т.д.

— СО-заказы, созданные под сбытовые заказы, когда какие-то из перечисленных услуг оказываются на сторону.

Для списания работ технических МВЗ также используется транзакция KB21N.

Меню SAP-системы Учет и отчетность Контроллинг Учет затрат по МВЗ Фактические проводки Перерасчет работ Ввести Косвенный перерасчет работ
  1. На МВЗ/вид работ:

Рис.7

Очень удобно пользоваться функцией «Ввод по образцу», подтягивая документы прошлых периодов и внося необходимые изменения. То есть сам документ, проведенный в прошлом периоде уже изменению не подлежит, но с помощью его как образца подтягиваются заполненные поля в новый документ и не нужно вручную набирать МВЗ, вид работ и т.д. и далее уже менять абсолютно любые ячейки, например, количество списываемой работы или убирать лишние строки и пр.

Обязательно нужно не забывать вместе с МВЗ-получателем указывать также и вид работ!

  1. На другие технические МВЗ – выполняют ТСЦ и ЦСП.

Электроэнергия расходуется на выработку большинства других ТЭР:

Рис.8

В ТСЦ газ природный, теплоэнергия, сброс сточных вод, оборотная вода, артезианская вода идут на выработку других ТЭР, например:

Рис.9

  1. На СО-заказы «музей», «теннисный клуб» и т.д. списание осуществляется аналогично п.1.2.1.
  2. На СО-заказы, созданные под сбытовые заказы аналогично п.1.2.1.

1.2.4. Перерасчёт работы участков RATE на технические МВЗ

Для того чтобы сформировать фактические тарифы работ технических МВЗ, а также чтобы отразить куда были потрачены работы участков, необходимо отправить работу RATE с участков, на те технические МВЗ, которые эти участки обслуживают. Например, тракторный участок ТрЦ отдаст свою работу на технические МВЗ, которые закреплены за ним – 23143ТН140 «Трактор» и 23143ТН240 «Спецтрактор»:

Рис.10

Так же должны сделать все цеха, имеющие технические МВЗ.

1.3. Прямой перенос первичных затрат – транзакция KB11N

Используется для выполнения операций между БЕ и ОБЕ, а также для корректировок ошибочно проведенных затрат (не на то МВЗ или не тот вид работ и т.д.)

1.3.1. Перенос затрат с МВЗ на МВЗ/вид работ, с МВЗ на МВЗ, с МВЗ/вид работ на другое МВЗ/вид работ

Все затраты, которые проведены на МВЗ без вида работ, нужно перенести в kb11n на МВЗ с видом работ. Чем больше на МВЗ проведено затрат без видов работ, тем менее точными получаются фактические тарифы, если затраты проведены без вида работ, то они поделятся поровну между всеми работами этого МВЗ, которые были не только по факту, но и по плану. В результате у работы, по которой не было фактического выпуска будут затраты, которые не возможно раздать. На МВЗ сформируется не распределённая сумма затрат.

Также если ошибочно затраты были проведены не на то МВЗ, можно их перенести на правильное МВЗ.

Чтобы увидеть суммы, проведенные на МВЗ без видов работ (не считая ПСиП на технологию), нужно смотреть отчет МВЗ/факт/план/отклонение, проваливаясь при необходимости в отдельные позиции.

Например, видим, что на 25-ом МВЗ была загружена заработная плата вспомогательных рабочих без вида работ:

Рис.11

Для выполнения переноса:

Меню SAP-системы Учет и отчетность Контроллинг Учет затрат по МВЗ Фактические проводки Перенос затрат вручную Ввести Косвенный перерасчет работ
Код транзакции КB11N

В появившемся окне вносим:

Рис.12

Таким образом, нужно отследить все затраты, проведенные без видов работ и выполнить перенос на вид работ так, как указано выше.

Что переносить не нужно:

1) Сумма затрат по статье «ПСиП технолог» на 20-е МВЗ верхнего уровня проводится без вида работ, и её никуда переносить не нужно, так как существует специальный цикл распределения, который сумму ПсиП 20 счета верхнего уровня делит на производственные участки.

2) Заработная плата с отчислениями, загруженная на 20-е МВЗ верхнего уровня в общем случае распределяется циклом распределения на производственные участки. В частном порядке бухгалтер, проанализировав свод по ЗП, может перебросить зарплату с 20-го МВЗ верхнего уровня на какое-то определенное МВЗ, если он знает, что это зарплата именно этого МВЗ.

При переносах заработной платы с МВЗ на МВЗ бухгалтер должен обязательно следить за тем, как выполняется перенос и делать его в соответствии с первичной проводкой – если ЗП была загружена на вид работ, то и перенос нужно делать соответствующим образом. Пример:

было загружено: ЗП на МВЗ 2314002000 без вида работ, нужно перенести хоз. претензию на МВЗ 2013001000, обязательно указывая вид работ

неправильно: 2314002000/RATE — 2013001000;

правильно: 2314002000 — 2013001000/RATE.

1.3.2. Перенос затрат 26-х МВЗ на СО-заказы

Осуществляется для передачи затрат с 26-х МВЗ (то есть, отделов, управлений) на заказы, в случае если отделы, управления их выполняют.

Для выполнения переноса используется транзакция kb11n.

Рис.13

1.4. Прямой перенос вторичных затрат – транзакция KB15N

Используется для выполнения некоторых операций, перечисленных ниже.

1.4.1 Перенос затрат ОПР на основное производство Лотосом, ОПНПО

Такие ОБЕ, как ОПБ «Лотос» и ОПНПО в системе существуют в планировании затрат полностью, а при фактическом учете затрат только в части основного производства. Свои затраты другим БЕ они передают по плановым тарифам, и лишь производственные заказы этих ОБЕ дооцениваются до фактических.

Чтобы сформировать затраты на основное производство, Лотос, ОПНПО должны выполнять ручной перенос общепроизводственных расходов на МВЗ, выполняющие производственные заказы. Перенос осуществляется в транзакции kb15n под видом затрат 36250000 с 25-х МВЗ на 20-е МВЗ:

Рис.14

1.4.2 Перенос затрат с МВЗ, работающих по «процентовкам», на СО-заказы

Выполняют цеха РСЦ-1, РСЦ-2, ЭнРЦ в транзакции kb15n под специальными видами затрат. Сумма затрат, которую нужно переносить, на СО-заказы, определяется вне системы SAP.

На экране «Ввод ручного перерасчета затрат» необходимо внести:

Рис.15

Более подробно процесс описан в ИП «Планирование и учет затрат РСЦ-1», «Планирование и учет затрат РСЦ-2», «Работа по процентовкам ЭнРЦ».

1.5. Расчет фактических сумм амортизации и ПСИП из FI-AA в контроллинг.

1.6. Распределение ТЗР. Суммы ТЗР распределяются пропорционально видам затрат 31000100 и 31000200 на МВЗ, CO и РР заказы, то есть, везде где был расход материалов.

Примечание: Перед выполнением данного шага необходимо убедиться, что цеха ЖдЦ и ТрЦ списали работы на заказы вида 2316 и что эти заказы были рассчитаны и получили статус «ЗАКР».

После внесения всех работ и затрат бухгалтером вручную, ему также необходимо провести контроль и анализ следующих затрат:

1) материальных затрат на РР-заказах, СО-заказах и МВЗ.

2) материальных затрат на 25-х МВЗ на соответствие актам на списание, принимаемых от работников цеха (мастера, механика, энергетика и т.д.).

3) рассчитанных сумм амортизации, ПСиП, МБИ, СПО.

4) возвратных отходов с контролем за предоставлением данных в ОППМВ на оприходование отходов.

После того, как все затраты и все работы проведены, что мы можем видеть в отчете по МВЗ.

Для рассмотрения возьмем 122-й цех:

На МВЗ 2012200000 в дебете отразятся затраты:

— ТЭР на технологию (полученные прямым перерасчетом работ с техн. МВЗ 144*, 145*).

— ПСиП 20-го счёта, которые будут проведены на МВЗ из FI-AA.

В кредите на 20-м МВЗ верхнего уровня никаких сумм пока не будет:

Рис.16

Также и фактических работ нет, потому что они появятся после запуска циклов косвенных перерасчетов.

На МВЗ 2512200000 в дебете отразятся затраты:

— амортизация (FI-AA)

— ЗП цехового персонала и всп. рабочих и служ. (будет загружена массивом данных)

— ТЭР, транспорт, услуги связи, «Лотоса» (посредством прямого перерасчета с тех.МВЗ)

— услуги других цехов, на которые открываются внутренние заказы (ремонты оборудования, зданий и пр.).

— услуги сторонних организаций (проведенные через FI под первичными ВЗ).

В кредите также никаких сумм не появится, пока не будут запущены циклы косвенного перерасчёта.

Рис.17

На 25-х МВЗ участков все аналогично 25-му МВЗ верхнего уровня.

На 20-х МВЗ участков отразятся:

В дебете:

— ЗП основных производственных рабочих с налогами (загружается).

До запуска цикла косвенного перерасчета затрат ОПР и ТЭР на технологию на 20-х МВЗ участка не будет (обведено с пустыми значениями).

В кредите: затраты RATE и TIME, сложившиеся в результате осуществления деятельности участка (выполнения производственных и внутренних заказов)

Рис.18

Цифры RATE по кредиту (710 490 000 руб.) и TIME по кредиту (564 922 736 руб.) получены следующим образом:

Плановый тариф:

Рис.19

Фактическое количество работ:

Рис.20

Фактическое количество работы RATE * плановый тариф работы = 150 000 000 byr * 4,7366 = 710 490 000 руб.

Фактическое количество работы TIME * плановый тариф работы = 2 242 540 мин * 251,912 = 564 922 736 руб.

Что и видно на рис. в кредитовании МВЗ.

Таким образом, на первом этапе на МВЗ отражены все фактические затраты по плановым тарифам, 20-е МВЗ участков еще не включают затраты ОПР, ПСиП и ТЭР на технологию, которые появятся там только после запуска циклов косвенного перерасчета.

Количества работ в столбце «фактРаботы» отражают только RATE и TIME.

Работы TERTEC, 25-е, 26-е, 44-е виды работ, то есть те, которые не являются выпускающими, не будут содержать фактических значений до запуска циклов косв. перерасчета.

Рис.21

  1. Автоматические перерасчеты – закрытие МВЗ.

Следующие шаги выполняет УБУОиК, в результате которых все затраты будут рассчитаны на получателей, сформирована фактическая себестоимость.

Инструкция по предварительной проверка перед закрытием периода

  1. Для проверки используйте отчёт S_ALR_87013611 МВЗ: факт\план\отклонение

Укажите необходимый период, группу МВЗ.

  1. Выполните проверку списанных сумм на МВЗ верхнего уровня

На 20-х, 23-х МВЗ верхнего уровня цеха, могут быть списаны только :

— Возвратные отходы, ТЭР на технологию, ПСИП (погашение стоимости спец. инструмента и оснастки), зарплата.

Ни каких других видов затрат на 20-х, 23-х МВЗ верхнего уровня быть не должно.

Если вы увидели сумму затрат на верхнем уровне МВЗ цеха, вам необходимо провести исправления:

— сторнировать документ по которому были проведены затраты, и выполнить новую проводку на МВЗ участка, либо заказ.

— выполнить перенос затрат или работ с одного МВЗ на другое.

До закрытия периода обязательно внести исправления!!!

  1. Проверить МВЗ на уровне участка

Обязательно проверьте, что бы у каждого 20-го, 23-го МВЗ участка был выпуск фактической работы.

Если на МВЗ есть фактические затраты, то обязательно должен быть фактический выпуск работ.

И наоборот, если есть фактический выпуск, то обязательно должны быть списаны фактические затраты. Если данное правило не соблюдено, то затраты останутся не распределёнными.

На будущее, не допускайте случаев, когда на МВЗ есть фактические затраты, работы, а в плане их нет!!! Сообщите экономисту.

Проверьте правильность загрузки зарплаты по МВЗ и видам затрат, если есть несоответствия выполните перенос затрат через транзакцию KB11N.

  1. Для сохранения аналитики по 25-му счёту необходимо следить, что бы все суммы затрат были проведены с видами работ.

Пример: Так правильно.

Если суммы затрат проведены без вида работ, то нужно делать перенос затрат с указанием вида работ.

  1. Для сумм затрат по Возвратным отходам, необходимо выполнить перенос затрат через транзакцию KB11N с указанием вида работ.

Пример: проведена сумма отходов без указания вида работ

Транзакция переноса KB11N

  • Дата документа и Дата проводки должны быть месяцем внесения исправления.
  • Выберите вариант ввода, как указано на рисунке

— Выполните перенос затрат с указанием вида работ.

  1. Проверить СО – заказы

Выполнение анализа по CO-заказам в транзакции KOK5 «Просмотр внутреннего заказа: Стандарт одна строка»

Меню SAP ECC Учет и отчетность Контроллинг Внутренние заказыИнформационная система →Отчет по внутренним заказамКаталоги основных данных→ Внутренние заказы
Код транзакции KOK5

 

Далее необходимо выбрать формат /ПРОВЕРКА

Далее выделите столбец по которому будете фильтровать, например по пользователю, который ввёл заказ и нажмите кнопку фильтр.

В появившемся окне выберите имя пользователя по которому будете фильтровать

Далее выполните фильтр по дате ввода заказа, так вам будет наглядно видны заказы созданные за каждый месяц по дате создания.

Фильтр можно настраивать на ваше усмотрение, так как вам удобно.

Выделенные на панели инструментов значки используются для настройки необходимого формата-отчета для последующего его использования.

Наглядно проверьте что бы были заполнены поля:

— Ответсвенное МВЗ

— Запрашивающее МВЗ

— Вид затрат расчёта

У каждого СО заказа должно быть заполнено правило расчёта.

ПОМНИТЕ!!! НЕЛЬЗЯ в правиле расчёта СО заказа указывать 20-е, 23-е МВЗ верхнего уровня, только 25-е.

Для заказов предыдущего периода по которым уже рассчитаны затраты, нужно установить статус Закрыт.

Для заказов на которые списаны затраты за февраль 2012 необходимо что бы статус был Деблокирован.

Для получения более подробной информации по каждому CO-заказу в отдельности необходимо два раза нажать на выделенный заказ.

 

Добавить комментарий