CO113-ИП-2011-Отчетность по МВЗ.

Проект комплексной автоматизации

системы управления предприятием

РУП “Гомсельмаш”

Бизнес-процесс

«Отчётность контроллинга в SAP ERP в части отчетности по МВЗ»

Транзакции:

S_ALR_87013611

KSBL

KSBT

KSBP

Инструкция пользователя

 

Содержание

1. Основные термины и определения
2. Отчеты подмодуля «Учет затрат по МВЗ»:
2.1 Отчет МВЗ: факт/план/отклонение
2.2 Отчеты по обзору планирования
2.3 Отчёт по тарифам
2.4 Отчет по отдельным позициям

1. Основные термины и определения

Система SAP предоставляет комплексную, гибкую информационную систему, обеспечивающую анализ потоков затрат на предприятии. С помощью функций информационной системы пользователь может не только выполнять повторяющиеся стандартные аналитические отчеты, но также в особых случаях создавать специальные отчеты. После ввода этих отчетов в систему SAP можно анализировать все затраты в диалоговом режиме, а также отслеживать затраты вплоть до исходного документа. Все отчеты, доступные в диалоговом режиме, также можно выполнять и в фоновом режиме. Это особенно важно в случае больших объемов данных.

Каждая хозяйственная операция документируется с помощью отдельной позиции и сохраняется в файле отдельных позиций Контроллинга (СО). Система R/3 выполняет отдельное ведение данных в этих файлах: по плановым и фактическим операциям.

Фактические проводки и проводки облиго всегда фиксируются как отдельные позиции. Каждая операция проводки (например, внутрипроизводственный перерасчет работ) создает одну или несколько записей отдельных позиций.

В планировании для того, чтобы определить, должна ли система создавать отдельные позиции для операций планирования (см. раздел Планирование по МВЗ) используется версия.

Плановые и фактические отдельные позиции далее подразделяются на первичные и вторичные проводки. Первичные проводки переносятся из внешнего учета во внутренний, в то время как вторичные проводки являются исключительно данными внутреннего учета. Движения отдельных операций можно анализировать в фактических данных и в облиго с помощью отчета по отдельным позициям.

Каждый подмодуль Контроллинга содержит раздел «Информационная система», в котором находятся все стандартные отчеты SAP по профилю подмодуля.

Рассмотрим подробно описание некоторых важных отчетов модуля Учет по МВЗ (CO-OM-CCA), которые предоставляются в системе SAP R/3:

2. Отчеты подмодуля «Учет затрат по МВЗ»

2.1 Наиболее важным отчетом, к которому чаще всех других будет обращаться экономист цеха, является отчет МВЗ: факт/план/отклонение. Этот отчет содержит всю информацию по затратам как плановым, так и фактическим, отнесенным на конкретное МВЗ (либо группу МВЗ), а также здесь содержится информация по выпуску видов работ, статистическим показателям этого МВЗ.

Чтобы открыть этот отчет:

Меню SAP ECC Учет и отчетность Контроллинг Учет затрат по МВЗ Информационная система Отчеты для учета затрат по МВЗ Сравнения план/факт МВЗ: факт/план/отклонение
Код транзакции S_ALR_87013611

Выбираем либо группу МВЗ, либо отдельное значение, в зависимости от того, как должна быть представлена информация. Если выбрать группу МВЗ, код которой соответствует коду самого МВЗ (как, например, на рис. 143), значит, это будет отчет по затратам всего цеха:

Слева представлена структура группы МВЗ, которую мы выбрали. Папками представлены подгруппы, а точнее, участки цеха, в состав которых в свою очередь, входят МВЗ (20, 23, 25 МВЗ участков).

Если курсор установить на верхний уровень «143 Транспортный цех», справа будет отображена сумма всех затрат, запланированных на всех МВЗ данного цеха, и 23-их, и 25-х в соответствии с видами затрат. То есть, это свод затрат по цеху. Если установить курсор на какое-нибудь МВЗ, справа будут представлены затраты только по этому одному МВЗ. Если стать на подгруппу (то есть, участок), то предстанут все затраты этого участка и по 23-ему МВЗ, и по 25-ому.

Здесь вариант выбора представляется пользователю в зависимости от того, какую информацию ему нужно проанализировать, если, например, нужно увидеть только 20-е или 23-и МВЗ, то можно выбрать группу 20*** или 23143 (три последних символа по коду цеха). Если нужно увидеть участок, значит группа МВЗ — 14301 (то есть, соответствующая группа участка, посмотреть которую можно в стандартной иерархии). Но все же, самый наглядный способ – это выбирать группу МВЗ, включающую все МВЗ цеха, а потом переключаться между МВЗ.

Отдельно следует сказать про смету общепроизводственных расходов. Чтобы её увидеть полностью, как она есть, для всех цехов создана специальная группа 25*** (плюс код цеха), в которую включены все 25-е МВЗ и установив курсор на этой группе, отражается полная смета ОПР (итоговая сумма в дебетовании):

 

Теперь рассмотрим, какую именно информацию мы можем увидеть в данном отчете.

Все затраты, запланированные на МВЗ, сгруппированы в отчете по видам затрат, то есть по стандартному перечню первичных и вторичных видов. Ключевой критерий группировки – это вид затрат. Находясь на экране, отображенном на рис., мы увидим всю сумму затрат по определенному виду (например, 31000100 сырье и материалы – 1.145.000.000 руб.), но не увидим, на какой вид работ запланированы эти затраты, а также если находимся на уровне цеха, то не увидим, на каком именно МВЗ.

Пролистывая отчет вниз, видим, что в нем кроме видов затрат также отображаются и виды работ:

При чем на уровне цеха это будут все виды работ, которые были запланированы на всех МВЗ данного цеха, на уровне МВЗ – только работы, принадлежащие этому МВЗ.

Далее вниз по отчету будут размещаться статистические показатели.

Обратимся еще раз к той главной части, где в отчете отображены виды затрат.

На рис. видно, что отчет по затратам делится на две части: дебетование и кредитование.

В дебетование попадают те затраты, которые необходимы МВЗ для осуществления своей деятельности, для выполнения запланированного выпуска работ. Эти затраты экономист цеха запланировал вручную (первичные), либо они пришли в цех посредством прямого перерасчета (например, теплоэнергия, транспортные услуги, апус) под вторичными видами затрат.

В кредитование затраты попадают после запуска цикла по закрытию периода, а также расчета всех тарифов. И это есть те затраты, которые должны будут по итогам работы цеха перерасчитаны на получателей (другие МВЗ, либо производственные, либо контроллинговые заказы). Очевидно, что это будут вторичные виды затрат, соответствующие работам данного МВЗ.

Так как на МВЗ затраты не остаются, то разница (перекрыт/недопокрыт) между дебетованием и кредитованием должна быть равна нулю. Допускаются здесь минимальные значения, которые могут возникать в результате итерационных операций в процессе расчета тарифов работ (округление и пр.).

Отчет МВЗ: факт/план/отклонение в том виде, в каком он представлен на рис. отражает только общую сумму, отнесенную на определенный вид затрат, тем не менее, система всегда хранит информацию о связке МВЗ/вид работ/вид затрат. То есть, имеется в виду, что у нас все затраты по какому-то МВЗ отнесены на определенные виды работ. В связи с этим рассматриваемый отчет имеет связь с другими. Чтобы находясь в отчете по МВЗ перейти к другому отчету, нужно поставить курсор на какое-нибудь значение (например, мы хотим знать, на какой вид работ была запланирована заработная плата вспомогательных рабочих 32030000):

Затем щелкнуть дважды левой кнопкой мыши по выбранной позиции, появится табличка «Выбор отчета»:

Далее из перечня отчетов выбрать нужный посредством постановки курсора на нем, нажать птичку, или два раза кликнуть левой кнопки мыши. Таким образом осуществится переход к другому отчету (например, Обзор планирования)

Эти отчеты имеют собственный путь по меню. Рассмотрим их более подробно, но обращаясь к ним через меню, а не через отчет по МВЗ.

2.2 Отчеты по обзору планирования.

Обзоры планирования дают общую картину процесса планирования отдельных объектов компонента Контроллинг косвенных затрат (CO-OM), таких как МВЗ, Заказы.

В обзоре можно детализировать процесс планирования по отдельным позициям и периодам. Кроме того, планирование структурируется по операциям планирования, а для планирования вторичных затрат демонстрируются взаимоотношения партнеров.

Путь по меню к обзорам планирования:

По МВЗ:

Меню SAP ECC Учет и отчетность Контроллинг Учет затрат по МВЗ Информационная система Отчеты для учета затрат по МВЗ Отчеты по планированию МВЗ:обзор планирования
Код транзакции KSBL

По заказу:

Меню SAP ECC Учет и отчетность Контроллинг Внутренние заказы Информационная система Отчеты по внутренним заказам Отчеты по планированию Заказ: обзор планирования
Код транзакции KABL

Появится экран, где указываем требуемые критерии выбора:

И далее попадаем непосредственно в сам отчет.

По МВЗ:

По заказу:

 

В обзорах планирования предлагаются следующие функции:

 Просмотр основной записи Установите курсор на объекте и выберите Графические значения объяснены в сопроводительном тексте с текстом подсказки Просмотр основной записи
Периоды просмотра При начальном вызове обзора планирования отображаются плановые итоговые величины для выбранных периодов финансового года. Чтобы просматривать планирование по одной строке за отдельные периоды, установите курсор на строке обзора и выберите Графические значения объяснены в сопроводительном тексте с текстом подсказки Периоды просмотра . Чтобы вернуться к основному списку, выберите Графические значения объяснены в сопроводительном тексте с текстом подсказки Назад (F3)
Просмотр отдельных позиций При первом вызове обзора планирования на экран выводятся плановые итоговые значения. Для того чтобы просмотреть отдельные позиции планирования по одной строке, установите курсор на строке обзора планирования и выберите Графические значения объяснены в сопроводительном тексте с текстом подсказки Просмотр отдельных позиций
Вызов партнера Просмотреть обзор планирования объекта-партнера можно в том случае, если этот объект является местом возникновения затрат, заказом или хозяйственным процессом. При этом в обзоре планирования следует использовать режим отображения объекта-партнера в виде столбце. Выберите объект-партнер, а затем Графические значения объяснены в сопроводительном тексте с текстом подсказки Вызов партнера
Просмотр тарифов В обзоре планирования для МВЗ или хозяйственного процесса можно вызывать соответствующие отчеты по тарифам.

·        Чтобы в обзоре планирования просмотреть тарифы по отдельным видам работ для МВЗ, выберите вид работ в списке, а затем Графические значения объяснены в сопроводительном тексте с текстом подсказки Просмотр тарифов.

·        Чтобы в обзоре планирования хозяйственного процесса просмотреть его тарифы, выберите хозяйственный процесс в разделе экрана суммы по работам, а затем Графические значения объяснены в сопроводительном тексте с текстом подсказки Просмотр тарифов

Печать Для вывода на печать всего обзора планирования выберите Список Печать или Графические значения объяснены в сопроводительном тексте с текстом подсказки Печать на верхней системной панели инструментов.

Для вывода на печать раздела отчета выберите Графические значения объяснены в сопроводительном тексте с текстом подсказки Печать на системной панели инструментов экрана

Указанные в таблице кнопки выделены на рис. стрелочками.

2.3 Отчёт по тарифам

Отчет по тарифам предоставляет обзор тарифов, вычисленных системой, и тарифов, введенных вручную.

Для вызова отчета по тарифам в соответствующем компоненте системы SAP (Учет по МВЗ или Учет затрат по процессам) выберите

Меню SAP ECC Учет и отчетность Контроллинг Учет затрат по МВЗ Информационная система Отчеты для учета затрат по МВЗ Тарифы МВЗ: Тарифы видов работ
Код транзакции KSBT

На первом экране введите критерии, в соответствии с которыми в отчет по тарифам будут выбираться данные.

Введите объект отчета.

На первом экране отчета по тарифам видов работ введите МВЗ, интервал МВЗ или группу МВЗ.

Помимо этого введите вид работ, интервал видов работ или группу видов работ. Если вид работ не указывать, тогда выборка составит все виды работ данного МВЗ или группы.

Укажите следующие параметры выбора:

версию,

финансовый год,

период c/по.

Кроме того, отчет по тарифам можно ограничить выбранными кодами тарифов.

Код тарифа является основой для вычисления тарифа. Допустимы следующие значения:

1: Тариф вычисляется итеративно на основе плановых работ по МВЗ или хозяйственному процессу.

2: Тариф вычисляется итеративно на основе мощности МВЗ

3: Тариф вводится вручную.

4: Плановый тариф вычисляется чисто итеративно.

5: Фактический тариф вычисляется на основе фактических работ.

6: Фактический тариф вычисляется на основе мощности.

8: Фактический тариф вычисляется чисто итеративно.

Укажите единицу цены.

Решите, требуется ли просмотр всех выбранных тарифов или только тех, что использовались в перерасчете.

Для просмотра документа в режиме он-лайн выберите Графические значения объяснены в сопроводительном тексте с текстом подсказки Выполнить (F8) или меню Программа Выполнить.

Для просмотра документа в режиме он-лайн с одновременным получением распечатки выберите Программа Выполнить + печать. Исполняемый отчет можно распечатать с экрана просмотра и позднее.

Далее переходим к экрану тарифов:

Так как на экране выбора мы не указывали ничего в части вида работ, то в отчете система выбрала все тарифы всех работ, какие только есть в рассматриваемой группе МВЗ.

Тариф – это отношение затрат по МВЗ к количеству работы этого МВЗ. В результате определения тарифов с дифференциацией затрат осуществляется разбиение тарифа вида работ, вычисленного итеративно на основе всех отношений затрат и работ. Например, в тарифе можно выделить доли затрат на материалы и заработную плату.

Дифференциация затрат для тарифов – это их разделение по элементам затрат. Для того, чтобы посмотреть дифференциацию, нужно:

Появятся элементы затрат, из которых состоит тариф:

Вот таким образом выглядит дифференциация тарифа.

2.4 Отчет по отдельным позициям

Этот отчет показывает отдельные позиции МВЗ для плановых затрат. Эти отдельные позиции соответствуют строкам документа, которые генерируются системой R/3 для всех проводок затрат по МВЗ и для перерасчетов.

Чтобы просмотреть отчет:

Меню SAP ECC Учет и отчетность Контроллинг Учет затрат по МВЗ Информационная система Отчеты для учета затрат по МВЗ Отдельные позиции МВЗ: Отд.позиции/План
Код транзакции KSBP

Переходим к экрану выбора критериев:

Отчеты по отдельным позициям можно выбрать в соответствии со следующими параметрами:

объект ( МВЗ, заказ) или диапазон объектов (определенное число) или группа объектов;

вид затрат или интервал видов затрат или группы видов затрат.

На рис. мы выбрали группу объектов – 143, вид затрат не выбирали, что означает, что в выборку попадут все виды затрат, какие только задействованы в данной группе МВЗ.

Переходим далее, нажав Выполнить:

На рис. представлены отдельные позиции затрат МВЗ, но более удобно и информативно вызывать данный отчет, находясь в отчете МВЗ/план/факт/отклонение.

Здесь мы получается, детализируем информацию по определенной позиции затрат:

То есть, уточняем вид работ, которому принадлежат затраты, а также можем проследить суммы затрат, когда их несколько (планировались несколько раз, снимались (-), добавлялись (+)).

 

 

 

Добавить комментарий