CO049-ИП-2011- Калькулирование. Разбор ошибок в плановой калькуляции при формировании стандартной цены.

Проект комплексной автоматизации

системы управления предприятием

PLC “GMSM”

Бизнес-процесс

« Создание плановой

калькуляции материала»

«Анализ ошибок,

возникающих при создании

калькуляции материала»

Транзакции:

CK11N,

MM03

CA03

CS03

KSBT

KZS2

MB52

ME1M

Инструкция пользователя

 

 

Содержание

1. Назначение инструкции ………………………………………………………………. 3
2. Предпосылки …………………………………………………………………………… 3
3. Описание процедуры ………………………………………………………………….. 4
  1. Назначение инструкции

Данная инструкция предназначена для анализа и исправления ошибок, возникающих при создании калькуляции. Цель этой операции состоит в том, чтобы распознать ошибки, критичные для расчета калькуляции, так как деблокировать ее (принять для учета стандартную цену) можно только при статусе «скалькулировано без ошибок).

После создания плановой калькуляции материала со статусом «скалькулировано без ошибок» становится возможным создание прогона и деблокирование стандартных цен в основной записи материала.

Данная инструкция определяет порядок действий функциональных пользователей при выполнении операции «Создание плановой калькуляции материала».

  1. Предпосылки

Для выполнения операции в системе SAP ERP должны быть созданы все условия, описанные в инструкции пользователя 84.1. Создание плановой калькуляции. При несоблюдении какого-либо из этих условий при расчете калькуляций будут возникать ошибки, которые не дадут деблокировать стандартную цену.

 

  1. Описание процедуры
  2. Создайте калькуляцию на материал с помощью транзакции CK11N. Процедура создания описана в инструкции пользователя 84.1. Создание плановой калькуляции. Для примера создадим калькуляцию на ведро ВБ00.00.000-01 на 9000 заводе.
  3. Первым делом необходимо проверить статус калькуляции. Для этого необходимо перейти во вкладку Данные калькуляции.

Статусы калькуляции могут быть следующие:

Стандартные цены могут быть деблокированы только при статусе «Скалькулировано без ошибок». Если в периоде, в котором рассчитывается калькуляция, на этот материал цена уже была деблокирована, то статус калькуляции будет «Деблокировано без ошибок». Повторно в одном периоде цену деблокировать нельзя.

  1. При статусе калькуляции «Скалькулировано с ошибками» необходимо найти эти ошибки и исправить их. Ошибки могут возникнуть как на самом верхнем уровне, так и на нижних уровнях. Чтобы просмотреть весь список сообщений, нужно кликнуть на кнопку

  1. Сообщения могут быть информационными (зеленый индикатор), предупреждающими (желтый индикатор) и сообщениями об ошибках (красный индикатор). Калькуляция считается скалькулированной без ошибок, если нет ни одного сообщения с красным индикатором.
  2. Ошибки в калькуляции могут возникнуть в результате:

— неправильно заполненных ракурсов ОЗМ;

— отсутствия количественной структуры (спецификации и техкарты) или некорректнго их заполнения;

— отсутствия цен на сырье и покупные комплектующие;

— отсутствия тарифов на МВЗ

  1. Чтобы проверить, с чем связана ошибка в материале более низкого уровня, входящем в состав другого материала, нужно дважды кликнуть мышкой по этой позиции и нажать на кнопку

Затем, чтобы перейти к ОЗМ на этот материал, нужно дважды кликнуть на поле Материал для калькулируемых материалов (пиктограмма ) или зайти в транзакцию MM03 для не калькулируемых материалов (пиктограмма )

Перейдя в ОЗМ, необходимо проверить правильность заполнения ракурсов, релевантных для калькуляции

  1. Ошибки, связанные с неправильными ракурсами ОЗМ

Ошибки, связанные с неправильным заполнением ракурсов ОЗМ, могут быть следующие:

— отсутствуют ракурсы, релевантные для калькуляции (калькуляция 1, калькуляция 2, бухгалтерский учет 1, бухгалтерский учет 2, ППМ 1, ППМ 2, ППМ 4, подготовка работ);

— ракурсы, релевантные для калькуляции, заполнены неправильно. Как правильно должны быть заполнены ракурсы ОЗМ подробно описано в инструкции пользователя «Проверка заполнения ракурсов ОЗМ».

При отсутствии ракурсов выдается сообщение об ошибке следующего содержания:

  1. При отсутствии ракурсов калькуляции:

— Поле MBEW-VPRSV определено как обязательное поле, но не содержит записей

— Ракурс калькуляции к материалу __________ на заводе _____ создать не удалось.

  1. При отсутствии ракурсов бухгалтерского учета:

— Материал ______________/завод ______ не имеет данных оценки.

— Определить счет расхода невозможно.

При неправильном заполнении ракурса «Калькуляция 1» возникают следующие ошибки:

— при отсутствии индикатора «не калькулировать» на сырье и покупные комплектующие, на эти материалы рассчитывается цена, как на изготавливаемые. Но в результате того, что на них нет спецификации и техкарты, будет сообщение, что

Калькуляция для материала/завода ______________/_______ содержит ошибки

— при индикаторе «не калькулировать» у материалов собственного производства, на них цена рассчитываться не будет, и на более высоком уровне калькуляции возникнет ошибка:

Исчислить цену для материала/партии ______________/ на заводе _____ не удалось

При неправильном заполнении ракурсов бухгалтерского учета возникают следующие ошибки:

  1. При установлении класса оценки 2100 на сырье или на покупные комплектующие, система воспринимает этот материал как полуфабрикат собственного производства, не подтягивает средне-скользящую цену или цену из инфо-записи закупки и выдает ошибку, что

Нет присвоения вида затрат 31000300 элементу затрат

Например,

Заполнение ракурса Бухгалтерский учет 1 для этого материала:

Если ракурсов калькуляции и бухучета нет или они заполнены неправильно, следует обращаться к группе, ответственной за ведение ракурсов ОЗМ.

  1. Отсутствие количественной структуры

Рассмотрим калькуляцию материала ВБ00.00.000-01 на 9000 заводе.

Если на экране нет подробного списка (т.е. калькуляции по видам затрат), то отобразить его можно, нажав на кнопку

В данном случае ошибка возникла на самом верхнем уровне. Сообщения об ошибках следующие (нажмите на ):

Данные ошибки могут возникнуть по разным причинам (в зависимости от того, является этот материал производимым или закупаемым). Чтобы проверить, производится материал или закупается, необходимо перейти к ОЗМ этого материала через транзакцию MM03 или непосредственно из калькуляции, дважды кликнув на поле Материал:

Для производимых материалов в ракурсе Основные данные должен быть вид заготовки в концерне Р – производство собственное, для закупаемых – Е или А. Более подробно описаны правила заполнения ракурсов ОЗМ в инструкции пользователя «Проверка заполнения ракурсов ОЗМ»

Так как ВБ00.00.000 является производимым, то его структура должна состоять из нескольких позиций. Чтобы развернуть структуру, нужно нажать на кнопки или . При нажатии кнопки структура разворачивается на 1 уровень вниз, при нажатии кнопки структура разворачивается полностью до самого нижнего уровня.

Если структура материала не разворачивается, то самая очевидная причина этого — нет спецификации и техкарты. Убедиться в этом можно, просмотрев во вкладке Количественная структура сведений о техкарте и спецификации:

В данном случае поля Спецификация и Группа техкарт пустые, то есть количественная структура на этот материал отсутствует.

Для исправления этой ошибки следует обратиться к технологам для создания спецификации и техкарты.

  1. Отсутствие цен на сырье и покупные комплектующие

Для анализа остальных ошибок, которые могут возникнуть при создании калькуляции, проанализируем калькуляцию на КЗК-12-0100000Б-10.1 молотилку самоходную.

Ее калькуляция выглядит следующим образом:

Мы видим, что все четыре позиции, из которых состоит КЗК-12-0100000Б-10.1 скалькулированы с ошибками (красный индикатор). Чтобы выяснить, с чем связаны эти ошибки и в какой момент они возникают, нужно развернуть структуру калькуляции. Можно развернуть структуру полностью (нажав на кнопку ), но более удобно разворачивать ее по уровням с помощью кнопки . Следует обращать внимание, что ошибки на более высоком уровне структуры калькуляции вероятнее всего связаны с ошибками на более низком уровне.

Рассмотрим это на примере упаковки молотилки КЗК-12-0013100Б.1. Откроем вкладку Количественная структура и выберем формат 1SAP02 “Позиции калькуляции (обзор)» в подробном списке:

Проанализируем материал КЗК-12-0013100Б.1 на 1000 заводе. Так как он изготавливается на 1001 заводе, поэтому на 1000 заводе у него недолжно быть количественной структуры, но есть должен быть спец.вид заготовки – 47. Во вкладке Количественная структура мы видим, что спец.вид заготовки данному материалу присвоен, а в подробном списке видим, что он состоит из материала КЗК-12-0013100Б.1 на 1001 заводе:

Перейдем на один уровень ниже. Мы видим, что КЗК-12-0013100Б.1 на 1001 заводе имеет вариант изготовления, количественную структуру (спецификацию и техкарту) и состоит из двух материалов :

Переходим на следующий уровень – к упаковке молотилки самоходной КЗК-12-0013100Б-10. Этот материал также имеет вариант изготовления и количественную структуру, состоит из 19 материалов. Калькуляция на 14 материалов рассчитана без ошибок, а на 5 – с ошибками. В подробном списке эти позиции имеют нулевые значения, в структуре калькуляции они также имеют нулевые значения и красный индикатор:

 

Рассмотрим первую ошибку – в материале 9507-04000-00551. Откроем этот материал и перейдем в его ОЗМ непосредственно из калькуляции или при помощи транзакции ММ03.

Мы видим, что это покупной материал (вид заготовки в концерне Е).

Если ракурсы ОЗМ заполнены правильно, то причина ошибки в калькуляции может быть связана с отсутствием цены закупки на него. Стратегия оценки сырья и покупных комплектующих в калькуляции следующая:

  1. Плановая цена 1
  2. Среднескользящая цена (материал лежит на складе)
  3. Цена из инфо-записи закупки (создан договор на закупку)

Плановая цена вносится вручную непосредственно в ОЗМ в исключительных случаях. Поэтому, в первую очередь нужно проверить наличие материала на складах, а если на складах материала нет – то наличие инфо-записи закупки.

Наличие материала на кладе проверяется с помощью транзакции MB52. В поле Материал вводим номер материала, ставим индикаторы как на скриншоте и нажимаем :

Если материал есть в наличии на складе, то будет выведен список всех партий данного материала. Если материала на складе нет, то будет выведено сообщение :

В нашем случае, запасов материала 9507-04000-00551 на складе нет.

Далее необходимо проверить наличие в системе инфо-записи закупки на этот материал. Инфо-запись можно просмотреть при помощи транзакции ME1M. В поле Материал нужно набрать номер материала, остальные поля оставить пустыми и нажать

При отсутствии инфо-записи закупки будет выдано сообщение, как в нашем случае,

Таким образом, ошибка в калькуляции материала 9507-04000-00551 состоит в том, что на него нет цены закупки. Аналогично проверяется наличие цен в системе на другие закупаемые материалы.

Чтобы просмотреть инфо-запись закупки на материал (когда она существует), нужно выбрать интересующую инфо-запись и нажать кнопку

В калькуляцию подтягивается цена брутто. Чтобы посмотреть эту цену, нужно перейти на вкладку Условия. На экране Цена брутто (РВ00) просмотр: дополнительные условия необходимо убедиться, что срок действия цены актуальный и что цена существует. В противном случае цена не будет принята для расчета калькуляции.

При отсутствии инфо-записи закупки или в случае ее некорректного заполнения (например, не заполнена вкладка Условия), необходимо обращаться в ДОП для исправления ошибок.

Может возникнуть и другая ситуация, связанная с неправильным заполнением инфо-записи.

В скриншоте позиция материала 0201-09051-00067 имеет нулевое значение.

Инфо-запись закупки на этот материал есть, в условиях цена брутто есть, срок ее действия актуальный:

Однако цена на этот материал слишком низкая – 200 руб. за 1 т. или 0,2 руб. за 1 кг. Поэтому в калькуляции материалов, изготавливаемых из этого круга, возникают ошибки, т.к. валюта бел.руб. не предусматривает дробной части, т.е. округляется до 0 руб.

 

  1. Ошибки, связанные с неправильной количественной структурой

Ошибки, связанные с отсутствием спецификации и техкарты, описаны в пункте II. Но может быть ситуация, что количественная структура есть, а в подробном списке калькуляции нет или материала (тип позиции М), или работ (тип позиции Е). Причем заметить эти ошибки очень сложно, так как они имеют не красный индикатор (ошибка), а зеленый (информация).

Если в калькуляции на ДСЕ в подробном списке нет позиции с типом М (материал), но спецификация имеется, значит в спецификации к этой ДСЕ нет ни одной позиции, релевантной для калькуляции, то есть все материалы расходные (которые не должны входить в стоимость ДСЕ прямым счетом, а только косвенно).

Например, при расчете калькуляции на табличку КЗК-12-0100019-01 на 1001 заводе сообщений об ошибках нет, ракурс калькуляции – «скалькулировано без ошибок». Однако в подробном списке нет ни одной позиции с типом М (материалы):

В журнале ошибок есть информационное сообщение (зеленый индикатор):

Чтобы убедиться, что в спецификации нет релевантных для калькуляции позиций, нужно перейти к спецификации, дважды кликнув на поле с номером спецификации

На экране Просмотр СпецификМатериала:Заголовок:Объем/Подр Текст нужно нажать на кнопку

На следующем экране будет весь список компонентов, входящих в спецификацию материала. В нашем случае есть только одна позиция. Чтобы посмотреть любую позицию спецификации, нужно ее выделить и нажать на кнопку . Затем во вкладке Статус/ПодрТекст обратить внимание на поля РелевантноДляКалькуляции и Расходный материал:

В случае, если в поле РелевантноДляКалькуляции будет стоять индикатор V, а поле Расходный материал будет пустым, эта позиция подтянется в калькуляцию с типом позиции М. Если наоборот, поле РелевантноДляКалькуляции будет пустым, а в поле Расходный материал будет индикатор V (как в нашем случае), то эта позиция в калькуляции не будет учтена.

Ошибки могут быть также и в техкарте.

Например, позиция КЗК-12-0209605\300 имеет красный индикатор и сообщение об ошибке следующего вида: :

Это значит, что в техкарте не хватает данных, необходимых для расчета цен на эту позицию. Для того, чтобы перейти к техкарте, нужно на вкладке КоличСтруктура дважды кликнуть на поле Группа техкарт

В техкарте нужно найти операцию, производимую на рабочем месте, по которому ошибка в калькуляции. На скриншоте видно, что в этой операции для рабочего места 5244M0HY нет присвоения видов работ RATE и TIME.

Чтобы более подробно просмотреть операцию, нужно дважды кликнуть на любое поле в этой строке, кроме рабочего места, например, на время штучное.

Видно, что виды работ для операции не присвоены. Правильно заполненная единичная техкарта выглядит следующим образом:

По вопросу исправления спецификаций и техкарт следует обращаться к технологам.

  1. Ошибки, связанные с отсутствием рассчитанных тарифов

До формирования калькуляции на материал должны быть рассчитаны тарифы на всех МВЗ, через которые проходит изготовление этого материала. В случае отсутствия тарифа работ RATE или TIME на каком-либо МВЗ при расчете калькуляции будет возникать ошибка: :

Тарифы работ на МВЗ могут отсутствовать вследствие того, что:

— на МВЗ не были размещены работы из долгосрочного планирования;

— расчет тарифов в ПЭУ был произведен с ошибками

Чтобы проверить, есть на МВЗ тариф или нет, нужно зайти в отчет по тарифам. Для этого вызовите транзакцию с использованием одной из следующих возможностей навигации (рис. 1):

Меню SAP ECC Учет и отчетность → Контроллинг → Учет затрат по МВЗ → Информационная система → Отчеты для учета затрат по МВЗ → Тарифы → МВЗ: Тарифы видов работ
Код транзакции KSBT

На экране Отчет по тарифам видов работ: Первый экран выберите МВЗ или группу МВЗ, по которым нужно просмотреть тарифы; виды работ (можно не указывать, тогда будет выведен список тарифов по всем работам); версию планирования и период, за который анализируются тарифы. Можно также изменить единицу тарифа – установить 1000, то есть тариф за 1000:

На экране Отчет по тарифам работ: Обзорный экран можно убедиться, что на МВЗ 2015803000 отсутствует тариф работы RATE (равен 0)

Для исправления этой ошибки нужно рассчитать тариф (обратиться в отдел планирования себестоимости ПЭУ).

 

Добавить комментарий