CO001-ИП-2010-Настройки. Ведение справочника МВЗ.

Проект комплексной автоматизации

системы управления предприятием

PLC “GMSM”

Бизнесс-процесс

«Ведение справочника МВЗ»

Транзакции ks01, okeon, ks02, ks03, ks04, ks05)

(создание МВЗ, изменение стандартной иерархии МВЗ, изменение, просмотр, удаление МВЗ, просмотр изменений МВЗ)

Инструкция пользователя

Содержание

1. Назначение инструкции……………………………………………………………….
2. Предпосылки…………………………………………………………………………..
3. Процедура………………………………………………………………………………
3.1. Создание МВЗ……………………………………………………………………….
3.2. Изменение стандартной иерархии МВЗ……………………………………………
3.3. Изменение МВЗ………………………………………………………………………
3.4. Просмотр МВЗ……………………………………………………………………….
3.5. Удаление МВЗ……………………………………………………………………….
3.6. Просмотр изменений МВЗ………………………………………………………….

1. Назначение инструкции

Данная инструкция определяет, каким образом происходит ведение справочника мест возникновения затрат (далее МВЗ). Здесь описано как производить создание, изменение, просмотр и удаление МВЗ, так же рассмотрено ведение стандартной иерархии МВЗ предприятия.

Инструкция предназначена для специалистов, ответственных за ведение справочника МВЗ.

Данная инструкция определяет порядок действий функциональных пользователей при выполнении операций «Создание, изменение, просмотр и удаление МВЗ».

2. Предпосылки

Данный бизнес процесс используется при повседневной работе ПЭУ и УБОиК. Необходимость создания МВЗ, его изменения или удаление может возникнуть как по причине изменения организационной структуры предприятия, так и в случае изменения принципов или методов сбора и распределения косвенных затрат на предприятии.

Место возникновения затрат — это организационная единица в контроллинговой единице, представляющая четко ограниченное место возникновения затрат. В системе SAP ERP МВЗ являются объектами, которые могут представлять следующие реальные бизнес-объекты, например:

  • цеха, участки,
  • отделы, управления,
  • бригады служб.

Стандартная иерархия МВЗ — это древовидная структура, в которой представлены все МВЗ, принадлежащие определенной контроллинговой единице с точки зрения Контроллинга. Через стандартную иерархию МВЗ в системе будет реализована организационная структура PLC “GMSM”.

Полностью стандартная иерархия мест возникновения затрат предприятия в рамках внедрения функциональности модуля Контроллинг информационной системы SAP ERP представлена в Приложении 3 Проектного решения “Организационная структура предприятия”.

Группа МВЗ — это иерархия мест возникновения затрат в зависимости от требований пользователя (сфера принятия решений, ответственности, управления и т.д.), где отдельные места возникновения затрат образуют самый низкий иерархический уровень. Помимо групп, которые являются подузлами стандартной иерархии, могут создаваться альтернативные группы, не принадлежащие стандартной иерархии, для решения задач анализа или планирования. Может быть создано любое число альтернативных групп.

Следует отметить, что одно МВЗ может быть присвоено только одной группе стандартной иерархии и любому числу альтернативных групп.

В данной таблице представлен фрагмент стандартной структуры МВЗ, в котором представлены МВЗ одного из цехов:

МВЗ Характеристика способа заготовки
Группа120 Литейный цех
2012000000 Литейный цех (для целей отнесения ТЭР на технологию)
2512000000 Литейный цех
Группа 12001 Уч. мелкосерийного литейного произв.
2012001000 Уч. мелкосерийного литейного произв.\20
2512001000 Уч. мелкосерийного литейного произв.\25
Группа 12040 Механоэнергетическая служба
2512040000 Механоэнергетическая служба

3. Описание процедуры

3.1. Создание МВЗ

Вызовите транзакцию (двойным щелчком левой кнопки мыши) с использованием одной из следующих возможностей навигации:

Меню SAP ERP Учёт и отчётность – Контроллинг – Учёт затрат по МВЗ – Основные данные – Место возникновения затрат – Отдельная обработка — Создать
Код транзакции ks01

В системе это будет выглядеть следующим образом:

Также можно установить курсор на строке «создать» (выделив её жёлтым цветом) и нажать кнопку

Появится окно следующего вида:

Нажмите «зелёную птичку» или ввод.

В следующем окне, которое выглядит следующим образом (см. ниже), необходимо ввести код МВЗ, срок его действия (с_____ по_____ ) и нажать ввод либо кнопку «основные данные» либо «зелёную птичку».

Нумерацию МВЗ предлагается строить на единой базе с нумерацией складов и рабочих мест в модуле «Логистика» для однообразия (см. ПР Организационная структура предприятия). Низшим уровнем иерархии МВЗ в области производства будет участок цеха; в части управления – структурное подразделение.

Код МВЗ состоит из 10 символов:

XX X XX XX XXX

XX___________ Первые две цифры из номера МВЗ означают принадлежность к счету бухгалтерского учёта (20, 23, 25, 26, 29-ые счета).

___1_________ Третий символ в коде МВЗ зарезервирован для дальнейшего возможного использования и пока заполняется для всех МВЗ равным 1.

_____XX______ Код цеха для производственных МВЗ или код департамента для МВЗ управления. В качестве номера цеха в коде МВЗ используется номер цеха из приложения 1 Проектного решения “Организационная структура предприятия” (например, Литейный цех = “20”). МВЗ, собирающее затраты для цеха в целом, имеет все остальные нули в своей нумерации (соответственно, МВЗ “Литейный цех” имеет номер 2512000000). Под кодировку данных двух символов выделены следующие диапазоны номеров:

20-39 Основные цеха PLC “GMSM”
40-49 Вспомогательные цеха PLC “GMSM”
50-59 Основные цеха филиала PLC “GMSM” ГЗСК
60-69 Вспомогательные цеха филиала PLC “GMSM” ГЗСК
70-71 Департаменты PLC “GMSM”
72 Центры PLC “GMSM”
73 Управления, отделы, лаборатории PLC “GMSM”
74 Структурные подразделения филиала PLC “GMSM” ГЗСК
75-89 Зарезервировано
90-99 Филиалы и представительства

_______XX____ Код участка цеха для производственных МВЗ или код подразделения для МВЗ управления. В качестве номера участка в коде МВЗ используется номер из приложения 1 Проектного решения “Организационная структура предприятия” (например, Участок мелкосерийного литейного производства Литейного цеха = “2512001000”). Под службу механика зарезервирован единый код – 43, под службу энергетика – 44, под службу подготовки производства – 45, механоэнергетическую службу – 72, под аппарат управления и обслуживающий персонал цеха – 90.

__________XXX Зарезервировано для возможного дальнейшего использования.

Далее, на экране «Создание места возникновения затрат: Основной экран» необходимо ввести подробную информацию (название, описание, основные данные) о создаваемом МВЗ, заполнив все обязательные поля. При этом, все обязательные поля будут помечены чёрными «птичками».

Название поля О/Н Описание Значения пользователя Комментарии
Названия
Название О Краткое название (общепринятое на предприятии сокращение)
Описание О Полное название
Основные данные
Ответственный пользователь Н
Ответственный О Ф.И.О.
Отдел Н
Вид МВЗ О
Раздел иерархии О
БЕ О 1000, 1001 или 1007
Бизнес-сфера Н
Функциональная сфера Н
Валюта О BYR
МВП Н

По завершении ввода данные необходимо сохранить, нажав кнопку «Сохранить»

3.2 Создание МВЗ (альтернативный способ)

Цель этой операции состоит в создании нового места возникновения затрат через стандартную иерархию.

Вызовите операцию с использованием одной из следующих возможностей навигации:

Меню роли SAP Учет и отчетность – Контроллинг – Учет затрат по МВЗ – Основные данные – Стандартная иерархия – Изменить
Код транзакции OKEON

На экране появится стандартная иерархия МВЗ (см. рис.), в которую при необходимости можно внести изменения.

Для того, чтобы раскрыть любой уровень стандартной иерархии, нужно установить курсор на группе, которую нужно раскрыть, и нажать кнопку, указанную стрелочкой на рисунке.

Аналогично, для того, чтобы свернуть какую-то развернутую ветвь, можно выделить курсором группу, и нажать кнопку «свернуть ветвь».

Также раскрыть или закрыть ветвь можно нажатием треугольника, расположенного слева от каждой группы (см.рис.)

Изменение стандартной иерархии осуществляется посредством выделения группы МВЗ, в которую необходимо внести изменения, и нажатием кнопки «создать» (на рис. указана черной стрелочкой). При нажатии на кнопку «создать» возникает окно, в котором предлагаются варианты создания: либо подчиненной группы, либо группы на том же уровне, либо места возникновения затрат.

Из предложенных вариантов выбирается один, после чего в выделенной группе появляется либо новая группа, либо новое МВЗ (см. на рис. стрелочкой). Далее необходимо заполнить таблицу с основными данными, характеризующими вновь созданное МВЗ (внизу экрана, обведено овалом).

После заполнения всех обязательных полей, указанных птичками, необходимо нажать ввод. Созданное МВЗ появится в группе под тем именем, которое занесено в основные данные (на рис. обозначено стрелочкой).

Нажать «Сохранить».

Кроме того, для удобной работы в транзакции и для того, чтобы быстрее находить нужные МВЗ, существует диспетчер объектов (см. на рис.).

 

3.3. Изменение МВЗ

Вызовите операцию с использованием одной из следующих возможностей навигации:

Меню роли SAP Учет и отчетность – Контроллинг – Учет затрат по МВЗ – Основные данные – Место возникновения затрат – Отдельная обработка — Изменить
Код транзакции KS02

Появится окно «изменение места возникновения затрат: первый экран», где необходимо ввести МВЗ, в котором будут производиться изменения (см.рис.)

Далее появится основной экран, на котором можно внести необходимые изменения по МВЗ и затем нажать «сохранить», чтобы провести изменения.

3.4 Просмотр МВЗ.

Вызовите операцию с использованием одной из следующих возможностей навигации:

Меню роли SAP Учет и отчетность – Контроллинг – Учет затрат по МВЗ – Основные данные – Место возникновения затрат – Отдельная обработка – Просмотреть
Код транзакции KS03

На экране Просмотр места возникновения затрат: Первый экран введите то МВЗ, информацию о котором нужно просмотреть.

Для того, чтобы просмотреть существующие в стандартной иерархии МВЗ, можно обратиться к раскрывающемуся списку, сделав активной строку МВЗ и нажав левой кнопкой мыши на кнопку, указанную стрелочкой

Появится вспомогательная таблица следующего вида:

В строке «МВЗ» нужно установить курсор и нажать зелёную «птичку» внизу. Появится список МВЗ (см. рис.ниже), который можно просмотреть с помощью полосы прокручивания. Выбор уже существующего МВЗ осуществляется выделением МВЗ курсором и нажатием кнопки (на рис. указана стрелочкой).

3.5 Удаление МВЗ

Вызовите операцию с использованием одной из следующих возможностей навигации:

Меню роли SAP Учет и отчетность – Контроллинг – Учет затрат по МВЗ – Основные данные – Место возникновения затрат – Отдельная обработка – Удалить
Код транзакции KS04

На экране Удаление места возникновения затрат: Первый экран введите МВЗ, которое нужно удалить, отметьте птичкой индикатор «Тестовый прогон» (см. на рис.) и нажмите .

 

После успешного выполнения операции нужно снять индикатор тестового прогона и выполнить операцию без тестового прогона (то есть в продуктивном режиме).

3.6. Просмотр изменений МВЗ

Вызовите операцию с использованием одной из следующих возможностей навигации:

Меню роли SAP Учет и отчетность – Контроллинг – Учет затрат по МВЗ – Основные данные – Место возникновения затрат – Отдельная обработка – Просмотреть изменения
Код транзакции KS05

Появится следующий экран:

На экране Просмотр документов об изменении: МВЗ введите МВЗ, изменения по которому нужно просмотреть и нажмите ввод.

Появится экран общих изменений основных записей, здесь нажать «все изменения».

Далее откроется экран, на котором будут видны все изменения, которые когда-либо происходили с выбранным МВЗ.

Проект комплексной автоматизации

системы управления предприятием

PLC “GMSM”

Бизнесс-процесс

«Ведение справочника МВЗ»

Транзакции ks01, okeon, ks02, ks03, ks04, ks05)

(создание МВЗ, изменение стандартной иерархии МВЗ, изменение, просмотр, удаление МВЗ, просмотр изменений МВЗ)

Инструкция пользователя

Содержание

1. Назначение инструкции……………………………………………………………….
2. Предпосылки…………………………………………………………………………..
3. Процедура………………………………………………………………………………
3.1. Создание МВЗ……………………………………………………………………….
3.2. Изменение стандартной иерархии МВЗ……………………………………………
3.3. Изменение МВЗ………………………………………………………………………
3.4. Просмотр МВЗ……………………………………………………………………….
3.5. Удаление МВЗ……………………………………………………………………….
3.6. Просмотр изменений МВЗ………………………………………………………….

1. Назначение инструкции

Данная инструкция определяет, каким образом происходит ведение справочника мест возникновения затрат (далее МВЗ). Здесь описано как производить создание, изменение, просмотр и удаление МВЗ, так же рассмотрено ведение стандартной иерархии МВЗ предприятия.

Инструкция предназначена для специалистов, ответственных за ведение справочника МВЗ.

Данная инструкция определяет порядок действий функциональных пользователей при выполнении операций «Создание, изменение, просмотр и удаление МВЗ».

2. Предпосылки

Данный бизнес процесс используется при повседневной работе ПЭУ и УБОиК. Необходимость создания МВЗ, его изменения или удаление может возникнуть как по причине изменения организационной структуры предприятия, так и в случае изменения принципов или методов сбора и распределения косвенных затрат на предприятии.

Место возникновения затрат — это организационная единица в контроллинговой единице, представляющая четко ограниченное место возникновения затрат. В системе SAP ERP МВЗ являются объектами, которые могут представлять следующие реальные бизнес-объекты, например:

  • цеха, участки,
  • отделы, управления,
  • бригады служб.

Стандартная иерархия МВЗ — это древовидная структура, в которой представлены все МВЗ, принадлежащие определенной контроллинговой единице с точки зрения Контроллинга. Через стандартную иерархию МВЗ в системе будет реализована организационная структура PLC “GMSM”.

Полностью стандартная иерархия мест возникновения затрат предприятия в рамках внедрения функциональности модуля Контроллинг информационной системы SAP ERP представлена в Приложении 3 Проектного решения “Организационная структура предприятия”.

Группа МВЗ — это иерархия мест возникновения затрат в зависимости от требований пользователя (сфера принятия решений, ответственности, управления и т.д.), где отдельные места возникновения затрат образуют самый низкий иерархический уровень. Помимо групп, которые являются подузлами стандартной иерархии, могут создаваться альтернативные группы, не принадлежащие стандартной иерархии, для решения задач анализа или планирования. Может быть создано любое число альтернативных групп.

Следует отметить, что одно МВЗ может быть присвоено только одной группе стандартной иерархии и любому числу альтернативных групп.

В данной таблице представлен фрагмент стандартной структуры МВЗ, в котором представлены МВЗ одного из цехов:

МВЗ Характеристика способа заготовки
Группа120 Литейный цех
2012000000 Литейный цех (для целей отнесения ТЭР на технологию)
2512000000 Литейный цех
Группа 12001 Уч. мелкосерийного литейного произв.
2012001000 Уч. мелкосерийного литейного произв.\20
2512001000 Уч. мелкосерийного литейного произв.\25
Группа 12040 Механоэнергетическая служба
2512040000 Механоэнергетическая служба

3. Описание процедуры

3.1. Создание МВЗ

Вызовите транзакцию (двойным щелчком левой кнопки мыши) с использованием одной из следующих возможностей навигации:

Меню SAP ERP Учёт и отчётность – Контроллинг – Учёт затрат по МВЗ – Основные данные – Место возникновения затрат – Отдельная обработка — Создать
Код транзакции ks01

В системе это будет выглядеть следующим образом:

Также можно установить курсор на строке «создать» (выделив её жёлтым цветом) и нажать кнопку

Появится окно следующего вида:

Нажмите «зелёную птичку» или ввод.

В следующем окне, которое выглядит следующим образом (см. ниже), необходимо ввести код МВЗ, срок его действия (с_____ по_____ ) и нажать ввод либо кнопку «основные данные» либо «зелёную птичку».

Нумерацию МВЗ предлагается строить на единой базе с нумерацией складов и рабочих мест в модуле «Логистика» для однообразия (см. ПР Организационная структура предприятия). Низшим уровнем иерархии МВЗ в области производства будет участок цеха; в части управления – структурное подразделение.

Код МВЗ состоит из 10 символов:

XX X XX XX XXX

XX___________ Первые две цифры из номера МВЗ означают принадлежность к счету бухгалтерского учёта (20, 23, 25, 26, 29-ые счета).

___1_________ Третий символ в коде МВЗ зарезервирован для дальнейшего возможного использования и пока заполняется для всех МВЗ равным 1.

_____XX______ Код цеха для производственных МВЗ или код департамента для МВЗ управления. В качестве номера цеха в коде МВЗ используется номер цеха из приложения 1 Проектного решения “Организационная структура предприятия” (например, Литейный цех = “20”). МВЗ, собирающее затраты для цеха в целом, имеет все остальные нули в своей нумерации (соответственно, МВЗ “Литейный цех” имеет номер 2512000000). Под кодировку данных двух символов выделены следующие диапазоны номеров:

20-39 Основные цеха PLC “GMSM”
40-49 Вспомогательные цеха PLC “GMSM”
50-59 Основные цеха филиала PLC “GMSM” ГЗСК
60-69 Вспомогательные цеха филиала PLC “GMSM” ГЗСК
70-71 Департаменты PLC “GMSM”
72 Центры PLC “GMSM”
73 Управления, отделы, лаборатории PLC “GMSM”
74 Структурные подразделения филиала PLC “GMSM” ГЗСК
75-89 Зарезервировано
90-99 Филиалы и представительства

_______XX____ Код участка цеха для производственных МВЗ или код подразделения для МВЗ управления. В качестве номера участка в коде МВЗ используется номер из приложения 1 Проектного решения “Организационная структура предприятия” (например, Участок мелкосерийного литейного производства Литейного цеха = “2512001000”). Под службу механика зарезервирован единый код – 43, под службу энергетика – 44, под службу подготовки производства – 45, механоэнергетическую службу – 72, под аппарат управления и обслуживающий персонал цеха – 90.

__________XXX Зарезервировано для возможного дальнейшего использования.

Далее, на экране «Создание места возникновения затрат: Основной экран» необходимо ввести подробную информацию (название, описание, основные данные) о создаваемом МВЗ, заполнив все обязательные поля. При этом, все обязательные поля будут помечены чёрными «птичками».

Название поля О/Н Описание Значения пользователя Комментарии
Названия
Название О Краткое название (общепринятое на предприятии сокращение)
Описание О Полное название
Основные данные
Ответственный пользователь Н
Ответственный О Ф.И.О.
Отдел Н
Вид МВЗ О
Раздел иерархии О
БЕ О 1000, 1001 или 1007
Бизнес-сфера Н
Функциональная сфера Н
Валюта О BYR
МВП Н

По завершении ввода данные необходимо сохранить, нажав кнопку «Сохранить»

3.2 Создание МВЗ (альтернативный способ)

Цель этой операции состоит в создании нового места возникновения затрат через стандартную иерархию.

Вызовите операцию с использованием одной из следующих возможностей навигации:

Меню роли SAP Учет и отчетность – Контроллинг – Учет затрат по МВЗ – Основные данные – Стандартная иерархия – Изменить
Код транзакции OKEON

На экране появится стандартная иерархия МВЗ (см. рис.), в которую при необходимости можно внести изменения.

Для того, чтобы раскрыть любой уровень стандартной иерархии, нужно установить курсор на группе, которую нужно раскрыть, и нажать кнопку, указанную стрелочкой на рисунке.

Аналогично, для того, чтобы свернуть какую-то развернутую ветвь, можно выделить курсором группу, и нажать кнопку «свернуть ветвь».

Также раскрыть или закрыть ветвь можно нажатием треугольника, расположенного слева от каждой группы (см.рис.)

Изменение стандартной иерархии осуществляется посредством выделения группы МВЗ, в которую необходимо внести изменения, и нажатием кнопки «создать» (на рис. указана черной стрелочкой). При нажатии на кнопку «создать» возникает окно, в котором предлагаются варианты создания: либо подчиненной группы, либо группы на том же уровне, либо места возникновения затрат.

Из предложенных вариантов выбирается один, после чего в выделенной группе появляется либо новая группа, либо новое МВЗ (см. на рис. стрелочкой). Далее необходимо заполнить таблицу с основными данными, характеризующими вновь созданное МВЗ (внизу экрана, обведено овалом).

После заполнения всех обязательных полей, указанных птичками, необходимо нажать ввод. Созданное МВЗ появится в группе под тем именем, которое занесено в основные данные (на рис. обозначено стрелочкой).

Нажать «Сохранить».

Кроме того, для удобной работы в транзакции и для того, чтобы быстрее находить нужные МВЗ, существует диспетчер объектов (см. на рис.).

 

3.3. Изменение МВЗ

Вызовите операцию с использованием одной из следующих возможностей навигации:

Меню роли SAP Учет и отчетность – Контроллинг – Учет затрат по МВЗ – Основные данные – Место возникновения затрат – Отдельная обработка — Изменить
Код транзакции KS02

Появится окно «изменение места возникновения затрат: первый экран», где необходимо ввести МВЗ, в котором будут производиться изменения (см.рис.)

Далее появится основной экран, на котором можно внести необходимые изменения по МВЗ и затем нажать «сохранить», чтобы провести изменения.

3.4 Просмотр МВЗ.

Вызовите операцию с использованием одной из следующих возможностей навигации:

Меню роли SAP Учет и отчетность – Контроллинг – Учет затрат по МВЗ – Основные данные – Место возникновения затрат – Отдельная обработка – Просмотреть
Код транзакции KS03

На экране Просмотр места возникновения затрат: Первый экран введите то МВЗ, информацию о котором нужно просмотреть.

Для того, чтобы просмотреть существующие в стандартной иерархии МВЗ, можно обратиться к раскрывающемуся списку, сделав активной строку МВЗ и нажав левой кнопкой мыши на кнопку, указанную стрелочкой

Появится вспомогательная таблица следующего вида:

В строке «МВЗ» нужно установить курсор и нажать зелёную «птичку» внизу. Появится список МВЗ (см. рис.ниже), который можно просмотреть с помощью полосы прокручивания. Выбор уже существующего МВЗ осуществляется выделением МВЗ курсором и нажатием кнопки (на рис. указана стрелочкой).

3.5 Удаление МВЗ

Вызовите операцию с использованием одной из следующих возможностей навигации:

Меню роли SAP Учет и отчетность – Контроллинг – Учет затрат по МВЗ – Основные данные – Место возникновения затрат – Отдельная обработка – Удалить
Код транзакции KS04

На экране Удаление места возникновения затрат: Первый экран введите МВЗ, которое нужно удалить, отметьте птичкой индикатор «Тестовый прогон» (см. на рис.) и нажмите .

 

После успешного выполнения операции нужно снять индикатор тестового прогона и выполнить операцию без тестового прогона (то есть в продуктивном режиме).

3.6. Просмотр изменений МВЗ

Вызовите операцию с использованием одной из следующих возможностей навигации:

Меню роли SAP Учет и отчетность – Контроллинг – Учет затрат по МВЗ – Основные данные – Место возникновения затрат – Отдельная обработка – Просмотреть изменения
Код транзакции KS05

Появится следующий экран:

На экране Просмотр документов об изменении: МВЗ введите МВЗ, изменения по которому нужно просмотреть и нажмите ввод.

Появится экран общих изменений основных записей, здесь нажать «все изменения».

Далее откроется экран, на котором будут видны все изменения, которые когда-либо происходили с выбранным МВЗ.

Проект комплексной автоматизации

системы управления предприятием

PLC “GMSM”

Бизнесс-процесс

«Ведение справочника МВЗ»

Транзакции ks01, okeon, ks02, ks03, ks04, ks05)

(создание МВЗ, изменение стандартной иерархии МВЗ, изменение, просмотр, удаление МВЗ, просмотр изменений МВЗ)

Инструкция пользователя

Содержание

1. Назначение инструкции……………………………………………………………….
2. Предпосылки…………………………………………………………………………..
3. Процедура………………………………………………………………………………
3.1. Создание МВЗ……………………………………………………………………….
3.2. Изменение стандартной иерархии МВЗ……………………………………………
3.3. Изменение МВЗ………………………………………………………………………
3.4. Просмотр МВЗ……………………………………………………………………….
3.5. Удаление МВЗ……………………………………………………………………….
3.6. Просмотр изменений МВЗ………………………………………………………….

1. Назначение инструкции

Данная инструкция определяет, каким образом происходит ведение справочника мест возникновения затрат (далее МВЗ). Здесь описано как производить создание, изменение, просмотр и удаление МВЗ, так же рассмотрено ведение стандартной иерархии МВЗ предприятия.

Инструкция предназначена для специалистов, ответственных за ведение справочника МВЗ.

Данная инструкция определяет порядок действий функциональных пользователей при выполнении операций «Создание, изменение, просмотр и удаление МВЗ».

2. Предпосылки

Данный бизнес процесс используется при повседневной работе ПЭУ и УБОиК. Необходимость создания МВЗ, его изменения или удаление может возникнуть как по причине изменения организационной структуры предприятия, так и в случае изменения принципов или методов сбора и распределения косвенных затрат на предприятии.

Место возникновения затрат — это организационная единица в контроллинговой единице, представляющая четко ограниченное место возникновения затрат. В системе SAP ERP МВЗ являются объектами, которые могут представлять следующие реальные бизнес-объекты, например:

  • цеха, участки,
  • отделы, управления,
  • бригады служб.

Стандартная иерархия МВЗ — это древовидная структура, в которой представлены все МВЗ, принадлежащие определенной контроллинговой единице с точки зрения Контроллинга. Через стандартную иерархию МВЗ в системе будет реализована организационная структура PLC “GMSM”.

Полностью стандартная иерархия мест возникновения затрат предприятия в рамках внедрения функциональности модуля Контроллинг информационной системы SAP ERP представлена в Приложении 3 Проектного решения “Организационная структура предприятия”.

Группа МВЗ — это иерархия мест возникновения затрат в зависимости от требований пользователя (сфера принятия решений, ответственности, управления и т.д.), где отдельные места возникновения затрат образуют самый низкий иерархический уровень. Помимо групп, которые являются подузлами стандартной иерархии, могут создаваться альтернативные группы, не принадлежащие стандартной иерархии, для решения задач анализа или планирования. Может быть создано любое число альтернативных групп.

Следует отметить, что одно МВЗ может быть присвоено только одной группе стандартной иерархии и любому числу альтернативных групп.

В данной таблице представлен фрагмент стандартной структуры МВЗ, в котором представлены МВЗ одного из цехов:

МВЗ Характеристика способа заготовки
Группа120 Литейный цех
2012000000 Литейный цех (для целей отнесения ТЭР на технологию)
2512000000 Литейный цех
Группа 12001 Уч. мелкосерийного литейного произв.
2012001000 Уч. мелкосерийного литейного произв.\20
2512001000 Уч. мелкосерийного литейного произв.\25
Группа 12040 Механоэнергетическая служба
2512040000 Механоэнергетическая служба

3. Описание процедуры

3.1. Создание МВЗ

Вызовите транзакцию (двойным щелчком левой кнопки мыши) с использованием одной из следующих возможностей навигации:

Меню SAP ERP Учёт и отчётность – Контроллинг – Учёт затрат по МВЗ – Основные данные – Место возникновения затрат – Отдельная обработка — Создать
Код транзакции ks01

В системе это будет выглядеть следующим образом:

Также можно установить курсор на строке «создать» (выделив её жёлтым цветом) и нажать кнопку

Появится окно следующего вида:

Нажмите «зелёную птичку» или ввод.

В следующем окне, которое выглядит следующим образом (см. ниже), необходимо ввести код МВЗ, срок его действия (с_____ по_____ ) и нажать ввод либо кнопку «основные данные» либо «зелёную птичку».

Нумерацию МВЗ предлагается строить на единой базе с нумерацией складов и рабочих мест в модуле «Логистика» для однообразия (см. ПР Организационная структура предприятия). Низшим уровнем иерархии МВЗ в области производства будет участок цеха; в части управления – структурное подразделение.

Код МВЗ состоит из 10 символов:

XX X XX XX XXX

XX___________ Первые две цифры из номера МВЗ означают принадлежность к счету бухгалтерского учёта (20, 23, 25, 26, 29-ые счета).

___1_________ Третий символ в коде МВЗ зарезервирован для дальнейшего возможного использования и пока заполняется для всех МВЗ равным 1.

_____XX______ Код цеха для производственных МВЗ или код департамента для МВЗ управления. В качестве номера цеха в коде МВЗ используется номер цеха из приложения 1 Проектного решения “Организационная структура предприятия” (например, Литейный цех = “20”). МВЗ, собирающее затраты для цеха в целом, имеет все остальные нули в своей нумерации (соответственно, МВЗ “Литейный цех” имеет номер 2512000000). Под кодировку данных двух символов выделены следующие диапазоны номеров:

20-39 Основные цеха PLC “GMSM”
40-49 Вспомогательные цеха PLC “GMSM”
50-59 Основные цеха филиала PLC “GMSM” ГЗСК
60-69 Вспомогательные цеха филиала PLC “GMSM” ГЗСК
70-71 Департаменты PLC “GMSM”
72 Центры PLC “GMSM”
73 Управления, отделы, лаборатории PLC “GMSM”
74 Структурные подразделения филиала PLC “GMSM” ГЗСК
75-89 Зарезервировано
90-99 Филиалы и представительства

_______XX____ Код участка цеха для производственных МВЗ или код подразделения для МВЗ управления. В качестве номера участка в коде МВЗ используется номер из приложения 1 Проектного решения “Организационная структура предприятия” (например, Участок мелкосерийного литейного производства Литейного цеха = “2512001000”). Под службу механика зарезервирован единый код – 43, под службу энергетика – 44, под службу подготовки производства – 45, механоэнергетическую службу – 72, под аппарат управления и обслуживающий персонал цеха – 90.

__________XXX Зарезервировано для возможного дальнейшего использования.

Далее, на экране «Создание места возникновения затрат: Основной экран» необходимо ввести подробную информацию (название, описание, основные данные) о создаваемом МВЗ, заполнив все обязательные поля. При этом, все обязательные поля будут помечены чёрными «птичками».

Название поля О/Н Описание Значения пользователя Комментарии
Названия
Название О Краткое название (общепринятое на предприятии сокращение)
Описание О Полное название
Основные данные
Ответственный пользователь Н
Ответственный О Ф.И.О.
Отдел Н
Вид МВЗ О
Раздел иерархии О
БЕ О 1000, 1001 или 1007
Бизнес-сфера Н
Функциональная сфера Н
Валюта О BYR
МВП Н

По завершении ввода данные необходимо сохранить, нажав кнопку «Сохранить»

3.2 Создание МВЗ (альтернативный способ)

Цель этой операции состоит в создании нового места возникновения затрат через стандартную иерархию.

Вызовите операцию с использованием одной из следующих возможностей навигации:

Меню роли SAP Учет и отчетность – Контроллинг – Учет затрат по МВЗ – Основные данные – Стандартная иерархия – Изменить
Код транзакции OKEON

На экране появится стандартная иерархия МВЗ (см. рис.), в которую при необходимости можно внести изменения.

Для того, чтобы раскрыть любой уровень стандартной иерархии, нужно установить курсор на группе, которую нужно раскрыть, и нажать кнопку, указанную стрелочкой на рисунке.

Аналогично, для того, чтобы свернуть какую-то развернутую ветвь, можно выделить курсором группу, и нажать кнопку «свернуть ветвь».

Также раскрыть или закрыть ветвь можно нажатием треугольника, расположенного слева от каждой группы (см.рис.)

Изменение стандартной иерархии осуществляется посредством выделения группы МВЗ, в которую необходимо внести изменения, и нажатием кнопки «создать» (на рис. указана черной стрелочкой). При нажатии на кнопку «создать» возникает окно, в котором предлагаются варианты создания: либо подчиненной группы, либо группы на том же уровне, либо места возникновения затрат.

Из предложенных вариантов выбирается один, после чего в выделенной группе появляется либо новая группа, либо новое МВЗ (см. на рис. стрелочкой). Далее необходимо заполнить таблицу с основными данными, характеризующими вновь созданное МВЗ (внизу экрана, обведено овалом).

После заполнения всех обязательных полей, указанных птичками, необходимо нажать ввод. Созданное МВЗ появится в группе под тем именем, которое занесено в основные данные (на рис. обозначено стрелочкой).

Нажать «Сохранить».

Кроме того, для удобной работы в транзакции и для того, чтобы быстрее находить нужные МВЗ, существует диспетчер объектов (см. на рис.).

 

3.3. Изменение МВЗ

Вызовите операцию с использованием одной из следующих возможностей навигации:

Меню роли SAP Учет и отчетность – Контроллинг – Учет затрат по МВЗ – Основные данные – Место возникновения затрат – Отдельная обработка — Изменить
Код транзакции KS02

Появится окно «изменение места возникновения затрат: первый экран», где необходимо ввести МВЗ, в котором будут производиться изменения (см.рис.)

Далее появится основной экран, на котором можно внести необходимые изменения по МВЗ и затем нажать «сохранить», чтобы провести изменения.

3.4 Просмотр МВЗ.

Вызовите операцию с использованием одной из следующих возможностей навигации:

Меню роли SAP Учет и отчетность – Контроллинг – Учет затрат по МВЗ – Основные данные – Место возникновения затрат – Отдельная обработка – Просмотреть
Код транзакции KS03

На экране Просмотр места возникновения затрат: Первый экран введите то МВЗ, информацию о котором нужно просмотреть.

Для того, чтобы просмотреть существующие в стандартной иерархии МВЗ, можно обратиться к раскрывающемуся списку, сделав активной строку МВЗ и нажав левой кнопкой мыши на кнопку, указанную стрелочкой

Появится вспомогательная таблица следующего вида:

В строке «МВЗ» нужно установить курсор и нажать зелёную «птичку» внизу. Появится список МВЗ (см. рис.ниже), который можно просмотреть с помощью полосы прокручивания. Выбор уже существующего МВЗ осуществляется выделением МВЗ курсором и нажатием кнопки (на рис. указана стрелочкой).

3.5 Удаление МВЗ

Вызовите операцию с использованием одной из следующих возможностей навигации:

Меню роли SAP Учет и отчетность – Контроллинг – Учет затрат по МВЗ – Основные данные – Место возникновения затрат – Отдельная обработка – Удалить
Код транзакции KS04

На экране Удаление места возникновения затрат: Первый экран введите МВЗ, которое нужно удалить, отметьте птичкой индикатор «Тестовый прогон» (см. на рис.) и нажмите .

 

После успешного выполнения операции нужно снять индикатор тестового прогона и выполнить операцию без тестового прогона (то есть в продуктивном режиме).

3.6. Просмотр изменений МВЗ

Вызовите операцию с использованием одной из следующих возможностей навигации:

Меню роли SAP Учет и отчетность – Контроллинг – Учет затрат по МВЗ – Основные данные – Место возникновения затрат – Отдельная обработка – Просмотреть изменения
Код транзакции KS05

Появится следующий экран:

На экране Просмотр документов об изменении: МВЗ введите МВЗ, изменения по которому нужно просмотреть и нажмите ввод.

Появится экран общих изменений основных записей, здесь нажать «все изменения».

Далее откроется экран, на котором будут видны все изменения, которые когда-либо происходили с выбранным МВЗ.

Проект комплексной автоматизации

системы управления предприятием

PLC “GMSM”

Бизнесс-процесс

«Ведение справочника МВЗ»

Транзакции ks01, okeon, ks02, ks03, ks04, ks05)

(создание МВЗ, изменение стандартной иерархии МВЗ, изменение, просмотр, удаление МВЗ, просмотр изменений МВЗ)

Инструкция пользователя

Содержание

1. Назначение инструкции……………………………………………………………….
2. Предпосылки…………………………………………………………………………..
3. Процедура………………………………………………………………………………
3.1. Создание МВЗ……………………………………………………………………….
3.2. Изменение стандартной иерархии МВЗ……………………………………………
3.3. Изменение МВЗ………………………………………………………………………
3.4. Просмотр МВЗ……………………………………………………………………….
3.5. Удаление МВЗ……………………………………………………………………….
3.6. Просмотр изменений МВЗ………………………………………………………….

1. Назначение инструкции

Данная инструкция определяет, каким образом происходит ведение справочника мест возникновения затрат (далее МВЗ). Здесь описано как производить создание, изменение, просмотр и удаление МВЗ, так же рассмотрено ведение стандартной иерархии МВЗ предприятия.

Инструкция предназначена для специалистов, ответственных за ведение справочника МВЗ.

Данная инструкция определяет порядок действий функциональных пользователей при выполнении операций «Создание, изменение, просмотр и удаление МВЗ».

2. Предпосылки

Данный бизнес процесс используется при повседневной работе ПЭУ и УБОиК. Необходимость создания МВЗ, его изменения или удаление может возникнуть как по причине изменения организационной структуры предприятия, так и в случае изменения принципов или методов сбора и распределения косвенных затрат на предприятии.

Место возникновения затрат — это организационная единица в контроллинговой единице, представляющая четко ограниченное место возникновения затрат. В системе SAP ERP МВЗ являются объектами, которые могут представлять следующие реальные бизнес-объекты, например:

  • цеха, участки,
  • отделы, управления,
  • бригады служб.

Стандартная иерархия МВЗ — это древовидная структура, в которой представлены все МВЗ, принадлежащие определенной контроллинговой единице с точки зрения Контроллинга. Через стандартную иерархию МВЗ в системе будет реализована организационная структура PLC “GMSM”.

Полностью стандартная иерархия мест возникновения затрат предприятия в рамках внедрения функциональности модуля Контроллинг информационной системы SAP ERP представлена в Приложении 3 Проектного решения “Организационная структура предприятия”.

Группа МВЗ — это иерархия мест возникновения затрат в зависимости от требований пользователя (сфера принятия решений, ответственности, управления и т.д.), где отдельные места возникновения затрат образуют самый низкий иерархический уровень. Помимо групп, которые являются подузлами стандартной иерархии, могут создаваться альтернативные группы, не принадлежащие стандартной иерархии, для решения задач анализа или планирования. Может быть создано любое число альтернативных групп.

Следует отметить, что одно МВЗ может быть присвоено только одной группе стандартной иерархии и любому числу альтернативных групп.

В данной таблице представлен фрагмент стандартной структуры МВЗ, в котором представлены МВЗ одного из цехов:

МВЗ Характеристика способа заготовки
Группа120 Литейный цех
2012000000 Литейный цех (для целей отнесения ТЭР на технологию)
2512000000 Литейный цех
Группа 12001 Уч. мелкосерийного литейного произв.
2012001000 Уч. мелкосерийного литейного произв.\20
2512001000 Уч. мелкосерийного литейного произв.\25
Группа 12040 Механоэнергетическая служба
2512040000 Механоэнергетическая служба

3. Описание процедуры

3.1. Создание МВЗ

Вызовите транзакцию (двойным щелчком левой кнопки мыши) с использованием одной из следующих возможностей навигации:

Меню SAP ERP Учёт и отчётность – Контроллинг – Учёт затрат по МВЗ – Основные данные – Место возникновения затрат – Отдельная обработка — Создать
Код транзакции ks01

В системе это будет выглядеть следующим образом:

Также можно установить курсор на строке «создать» (выделив её жёлтым цветом) и нажать кнопку

Появится окно следующего вида:

Нажмите «зелёную птичку» или ввод.

В следующем окне, которое выглядит следующим образом (см. ниже), необходимо ввести код МВЗ, срок его действия (с_____ по_____ ) и нажать ввод либо кнопку «основные данные» либо «зелёную птичку».

Нумерацию МВЗ предлагается строить на единой базе с нумерацией складов и рабочих мест в модуле «Логистика» для однообразия (см. ПР Организационная структура предприятия). Низшим уровнем иерархии МВЗ в области производства будет участок цеха; в части управления – структурное подразделение.

Код МВЗ состоит из 10 символов:

XX X XX XX XXX

XX___________ Первые две цифры из номера МВЗ означают принадлежность к счету бухгалтерского учёта (20, 23, 25, 26, 29-ые счета).

___1_________ Третий символ в коде МВЗ зарезервирован для дальнейшего возможного использования и пока заполняется для всех МВЗ равным 1.

_____XX______ Код цеха для производственных МВЗ или код департамента для МВЗ управления. В качестве номера цеха в коде МВЗ используется номер цеха из приложения 1 Проектного решения “Организационная структура предприятия” (например, Литейный цех = “20”). МВЗ, собирающее затраты для цеха в целом, имеет все остальные нули в своей нумерации (соответственно, МВЗ “Литейный цех” имеет номер 2512000000). Под кодировку данных двух символов выделены следующие диапазоны номеров:

20-39 Основные цеха PLC “GMSM”
40-49 Вспомогательные цеха PLC “GMSM”
50-59 Основные цеха филиала PLC “GMSM” ГЗСК
60-69 Вспомогательные цеха филиала PLC “GMSM” ГЗСК
70-71 Департаменты PLC “GMSM”
72 Центры PLC “GMSM”
73 Управления, отделы, лаборатории PLC “GMSM”
74 Структурные подразделения филиала PLC “GMSM” ГЗСК
75-89 Зарезервировано
90-99 Филиалы и представительства

_______XX____ Код участка цеха для производственных МВЗ или код подразделения для МВЗ управления. В качестве номера участка в коде МВЗ используется номер из приложения 1 Проектного решения “Организационная структура предприятия” (например, Участок мелкосерийного литейного производства Литейного цеха = “2512001000”). Под службу механика зарезервирован единый код – 43, под службу энергетика – 44, под службу подготовки производства – 45, механоэнергетическую службу – 72, под аппарат управления и обслуживающий персонал цеха – 90.

__________XXX Зарезервировано для возможного дальнейшего использования.

Далее, на экране «Создание места возникновения затрат: Основной экран» необходимо ввести подробную информацию (название, описание, основные данные) о создаваемом МВЗ, заполнив все обязательные поля. При этом, все обязательные поля будут помечены чёрными «птичками».

Название поля О/Н Описание Значения пользователя Комментарии
Названия
Название О Краткое название (общепринятое на предприятии сокращение)
Описание О Полное название
Основные данные
Ответственный пользователь Н
Ответственный О Ф.И.О.
Отдел Н
Вид МВЗ О
Раздел иерархии О
БЕ О 1000, 1001 или 1007
Бизнес-сфера Н
Функциональная сфера Н
Валюта О BYR
МВП Н

По завершении ввода данные необходимо сохранить, нажав кнопку «Сохранить»

3.2 Создание МВЗ (альтернативный способ)

Цель этой операции состоит в создании нового места возникновения затрат через стандартную иерархию.

Вызовите операцию с использованием одной из следующих возможностей навигации:

Меню роли SAP Учет и отчетность – Контроллинг – Учет затрат по МВЗ – Основные данные – Стандартная иерархия – Изменить
Код транзакции OKEON

На экране появится стандартная иерархия МВЗ (см. рис.), в которую при необходимости можно внести изменения.

Для того, чтобы раскрыть любой уровень стандартной иерархии, нужно установить курсор на группе, которую нужно раскрыть, и нажать кнопку, указанную стрелочкой на рисунке.

Аналогично, для того, чтобы свернуть какую-то развернутую ветвь, можно выделить курсором группу, и нажать кнопку «свернуть ветвь».

Также раскрыть или закрыть ветвь можно нажатием треугольника, расположенного слева от каждой группы (см.рис.)

Изменение стандартной иерархии осуществляется посредством выделения группы МВЗ, в которую необходимо внести изменения, и нажатием кнопки «создать» (на рис. указана черной стрелочкой). При нажатии на кнопку «создать» возникает окно, в котором предлагаются варианты создания: либо подчиненной группы, либо группы на том же уровне, либо места возникновения затрат.

Из предложенных вариантов выбирается один, после чего в выделенной группе появляется либо новая группа, либо новое МВЗ (см. на рис. стрелочкой). Далее необходимо заполнить таблицу с основными данными, характеризующими вновь созданное МВЗ (внизу экрана, обведено овалом).

После заполнения всех обязательных полей, указанных птичками, необходимо нажать ввод. Созданное МВЗ появится в группе под тем именем, которое занесено в основные данные (на рис. обозначено стрелочкой).

Нажать «Сохранить».

Кроме того, для удобной работы в транзакции и для того, чтобы быстрее находить нужные МВЗ, существует диспетчер объектов (см. на рис.).

 

3.3. Изменение МВЗ

Вызовите операцию с использованием одной из следующих возможностей навигации:

Меню роли SAP Учет и отчетность – Контроллинг – Учет затрат по МВЗ – Основные данные – Место возникновения затрат – Отдельная обработка — Изменить
Код транзакции KS02

Появится окно «изменение места возникновения затрат: первый экран», где необходимо ввести МВЗ, в котором будут производиться изменения (см.рис.)

Далее появится основной экран, на котором можно внести необходимые изменения по МВЗ и затем нажать «сохранить», чтобы провести изменения.

3.4 Просмотр МВЗ.

Вызовите операцию с использованием одной из следующих возможностей навигации:

Меню роли SAP Учет и отчетность – Контроллинг – Учет затрат по МВЗ – Основные данные – Место возникновения затрат – Отдельная обработка – Просмотреть
Код транзакции KS03

На экране Просмотр места возникновения затрат: Первый экран введите то МВЗ, информацию о котором нужно просмотреть.

Для того, чтобы просмотреть существующие в стандартной иерархии МВЗ, можно обратиться к раскрывающемуся списку, сделав активной строку МВЗ и нажав левой кнопкой мыши на кнопку, указанную стрелочкой

Появится вспомогательная таблица следующего вида:

В строке «МВЗ» нужно установить курсор и нажать зелёную «птичку» внизу. Появится список МВЗ (см. рис.ниже), который можно просмотреть с помощью полосы прокручивания. Выбор уже существующего МВЗ осуществляется выделением МВЗ курсором и нажатием кнопки (на рис. указана стрелочкой).

3.5 Удаление МВЗ

Вызовите операцию с использованием одной из следующих возможностей навигации:

Меню роли SAP Учет и отчетность – Контроллинг – Учет затрат по МВЗ – Основные данные – Место возникновения затрат – Отдельная обработка – Удалить
Код транзакции KS04

На экране Удаление места возникновения затрат: Первый экран введите МВЗ, которое нужно удалить, отметьте птичкой индикатор «Тестовый прогон» (см. на рис.) и нажмите .

 

После успешного выполнения операции нужно снять индикатор тестового прогона и выполнить операцию без тестового прогона (то есть в продуктивном режиме).

3.6. Просмотр изменений МВЗ

Вызовите операцию с использованием одной из следующих возможностей навигации:

Меню роли SAP Учет и отчетность – Контроллинг – Учет затрат по МВЗ – Основные данные – Место возникновения затрат – Отдельная обработка – Просмотреть изменения
Код транзакции KS05

Появится следующий экран:

На экране Просмотр документов об изменении: МВЗ введите МВЗ, изменения по которому нужно просмотреть и нажмите ввод.

Появится экран общих изменений основных записей, здесь нажать «все изменения».

Далее откроется экран, на котором будут видны все изменения, которые когда-либо происходили с выбранным МВЗ.

 

Добавить комментарий