Инструкция пользователя
FI012-ИП-2012-Изменение,просмотр, сторно бухгалтерских документов( FB02,FB03,FB08,FBU8)
Изменение, просмотр, сторно бухгалтерских документов
FB02 – Изменить/ FBU2 — Изменить
FB03 – Просмотреть/ FBU3 – Просмотреть
FB08 — Отдельное сторно/ FBU8 – Сторнировать F.80 — Массовое сторно
Содержание:
- Использование……………………………………………2
- Предпосылки………………………………………………3
- Процедура…………………………………………………3
- Использование
Для исправления ошибочно введенных бухгалтерских документов необходимо провести операцию их сторнирования.
Сторно — способ исправления ошибок путем составления бухгалтерской проводки с отрицательным значением.
Возможно сторнирование проводок
— в текущем периоде,
— в прошлом периоде,
— отмена проводки выравнивания позиций дебитора/кредитора.
- Предпосылки
Для выполнения бизнес — операции «Сторнирование бухгалтерских документов» созданы необходимые основные и организационные данные (НСИ):
| Основные организационные данные | Значение | Подробные основные организационные данные | Примечания |
|---|---|---|---|
| Бухгалтерский документ | 100000065 | ||
| 100000066 | |||
| 100000134 |
ОПИСАНИЕ ШАГОВ ПРОЦЕССА
3.1 ИЗМЕНЕНИЕ ДОКУМЕНТА
Для изменения документа воспользуйтесь транзакцией:
| Меню IMG SAP | Меню SAP Учет и отчетность Финансы Главная книга Документ Изменить |
| Код транзакции | FB02 |
На экране «Изменение документа: Первый экран» заполните следующие поля:
| Имя поля | Описание | Действие пользователя и значения | Примечание |
|---|---|---|---|
| Номер документа | Номер документа | 1900000001 | Введите номер корректируемого документа |
| БЕ | Балансовая единица | 1000 | PLC «GMSM» |
| Финансовый год | Финансовый год | 2009 |
Нажмите кнопку (Дальше (Enter).
ПРИМЕЧАНИЕ:
Если номер корректируемого документа неизвестен, найдите его в списке документов. Для этого воспользуйтесь кнопкой .
На экране «СПИСОК ДОКУМЕНТОВ» укажите:
| Имя поля | Описание | Действие пользователя и значения | Примечание |
|---|---|---|---|
| БЕ | Балансовая единица | 1000 | PLC «GMSM» |
| Финансовый год | Финансовый год | 2009 | |
| Номер документа | Ограничение поиска | * | Все значения |
Также есть возможность дополнительно указать общие критерии выбора.
Нажмите кнопку (Выполнить (F8).
На экране появится список всех имеющихся в системе документов, ограниченный заданными критериями выбора.
После того, как требуемый документ найдет в «Списке документов» щелкните по нему два раза левой кнопкой мыши.
На экране «Изменение документа: Ракурс ввода» щелкните два раза левой клавишей мыши по той позиции документа, которая требует изменений (в нашем примере это позиция 002).
На экране «Изменение документа: Позиция 002» введите дополнительные данные или откорректируйте уже существующие.
Для документов __________________ возможно использовать кнопку (Другие данные (F8) для корректировки дополнительных данных.
После вводе всей необходимой информации нажимайте кнопку .
Для сохранения произведенных изменений, находясь в экране «Изменение документа: Позиция 002» нажмите кнопку (Сохранить (Ctrl+S).
-
-
- ИЗМЕНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ ПО ДВУМ БЕ
-
Для изменения документа воспользуйтесь транзакцией FBU2. Нажимаем закладку Список документов
Открывается окно, в котором нужно заполнить максимально данных, чтобы система ограничила поиск документов. Пример приведен на рис. ниже:
Нажимаем часики для выполнения транзакции, системы выбрала все документы с заданными ограничениями, см. ниже
Ищем свой документ и двойным щелчком мыши проваливаемся в документ. В документе можно менять активные поля, для этого проваливаемся по каждой позиции документа и делаем изменения, стрелками перемещаемся по каждой позиции в документе их 4 (тк документ создан разными БЕ). После внесения изменений документ сохраняем.
3.2 ПРОСМОТР ДОКУМЕНТА
Для ПРОСМОТРА документа воспользуйтесь транзакцией:
| Меню IMG SAP | Меню SAP Учет и отчетность Финансы Главная книга Документ Просмотреть |
| Код транзакции | FB03 |
На экране «Просмотр документа: Первый экран» заполните следующие поля:
| Имя поля | Описание | Действие пользователя и значения | Примечание |
|---|---|---|---|
| Номер документа | Номер документа | 1500000001 | Введите номер документа |
| БЕ | Балансовая единица | 1000 | PLC «GMSM» |
| Финансовый год | Финансовый год | 2009 |
Нажмите кнопку (Дальше (Enter).
Если номер документа неизвестен, найдите его в списке документов. Для этого воспользуйтесь кнопкой как описано в примечании п.3.1.
Экран «Просмотр документа: Ракурс ввода» располагает следующими возможностями:
1. — просмотр документа в ракурсе главной книги
Для возврата в экран «Просмотр документа: Ракурс ввода» используйте кнопку .
2. — просмотр заголовка документа.
3. — просмотр другого документа.
4. — переход от режима просмотра к режиму изменения документа.
3.2.1 ПРОСМОТР ДОКУМЕНТА СОЗДАННОГО С РАЗНЫМИ БЕ
Для просмотра документа созданного с разными БЕ воспользуемся транзакцией FBU3
На экране вызванной транзакции заполняем условия выбора, чем больше условий заполнено, тем быстрее и точнее отработает транзакция по поиску нужного документа:
Двойным щелчком проваливаемся в найденный документ:
Просматриваем документ на экране два документа по разным БЕ, общий документ, который связывает два документа по разным БЕ. Можно просмотреть каждый документ по своей БЕ, для этого нужно нажать на закладку Соответствующие документы — Двойным щелчком по каждому документу:
3.3 СТОРНИРОВАНИЕ ДОКУМЕНТА
Для СТОРНИРОВАНИЯ ПРОВОДКИ В ТЕКУЩЕМ ПЕРИОДЕ запустите транзакцию, используя:
| Меню IMG SAP | МЕНЮ SAP / Учет и отчетность / Финансы / Главная книга / Документ / Сторнировать / Отдельное сторно |
| Код транзакции | FB08 |
На экране «Сторнир. документ: Данные заголовка» заполните следующие поля:
| Имя поля | О/Н | Описание | Действие пользователя и значения | Примечание |
|---|---|---|---|---|
| Номер документа | Номер документа | 100000065 | Номер документа, который дол-жен быть отменен (сторнирован) | |
| Балансовая единица | R | Балансовая единица | 1000 | PLC «GMSM» |
| Финансовый год | R | Год формирования документа | 2009 | |
| Причина сторно | R | Основание сторно | 01 | Сторно в текущем периоде |
| Дата проводки | Дата сторнирующей проводки | 10.04.2009 | Дата сторнирующей проводки не должна отличаться от даты ввода документа, т.к.сторно проводится в текущ. периоде. | |
| Период проводки | Месяц сторнирую-щей проводки | 5 |
Нажмите кнопку (Проводка (Ctrl+S) для ФОРМИРОВАНИЯ СТОРНИРУЮЩЕЙ ПРОВОДКИ.
Для СТОРНИРОВАНИЯ ПРОВОДКИ В ПРОШЛОМ ПЕРИОДЕ необходимо вызвать транзакцию:
| Меню IMG SAP | МЕНЮ SAP / Учет и отчетность / Финансы / Главная книга / Документ / Сторнировать / Отдельное сторно |
| Код транзакции | FB08 |
На экране «Сторнир. документ: Данные заголовка» заполните следующие поля:
| Имя поля | О/Н | Описание | Действие пользователя и значения | Примечание |
|---|---|---|---|---|
| Номер документа | Номер документа | 100000066 | Номер документа, который дол-жен быть отменен (сторнирован) | |
| Балансовая единица | R | Балансовая единица | 1000 | PLC «GMSM» |
| Финансовый год | R | Год формирования документа | 2009 | |
| Причина сторно | R | Основание сторно | 02 | Сторно в закрытом периоде |
| Дата проводки | Дата сторнирующей проводки | 04.08.2009 | ||
| Период проводки | Месяц сторнирующей проводки | 7 |
Нажмите кнопку (Проводка (Ctrl+S) для ФОРМИРОВАНИЯ СТОРНИРУЮЩЕЙ ПРОВОДКИ.
Результат: сформирован документ сторнирующей проводки и система выдает сообщение
3.3.1 СТОРНИРОВАНИЕ ДОКУМЕНТОВ С РАЗНЫМИ БЕ
Для сторнирование документа, созданного с разными БЕ воспользуемся транзакцией FBU8. В поле общий номер введем номер документа общий для двух БЕ, если документ не запомнили, воспользоваться можно поиском через кнопку список документов и найди свой документ, как описано выше. Обязательно необходимо просматривать документ перед сторно, чтобы убедиться тот ли документ мы сторнируем.
После просмотра документа, нажимаем на дискету, появляется новое окно в котором необходимо проставить галочки на каждом документе в каждой БЕ. Это необходимо делать для того, чтобы сторнировались все операции по двум или нескольким БЕ сразу.
И сохраняем, выйдет сообщение о том что документы сторнированы по всем БЕ. Документы сформируются в каждой БЕ по отдельности, сторно общего документа не формируется в системе
Общая для нескольких БЕ операция сторнирована.
3.3.2. МАССОВОЕ СТОРНИРОВАНИЕ ДОКУМЕНТОВ
Для массового сторнирования документов вызовем транзакцию F.80.
ВНИМАНИЕ!!!! ДАННАЯ ТРАНЗАКЦИЯ МОЖЕТ СТОРНИРОВАТЬ ОЧЕНЬ БОЛЬШОЕ КОЛИЧЕСТВО ДОКУМЕНТОВ. БУДЬТЕ ВНИМАТЕЛЬНЫ ПЕРЕД ЗАПОЛНЕНИЕМ ПАРАМЕТРОВ ДЛЯ СТОРНО! ЗАПУСКАЙТЕ ТРАНЗАКЦИЮ СНАЧАЛА В ТЕСТЕ!!!
Если нужно сторнировать документы с разными БЕ, необходимо выбрать пункт сторнировать только полностью. После того как отработала транзакция в тесте, нужно проанализировать документы, которые система выбрала для сторно. После этого нажать кнопку сторнировать. Если выбор отработал не верно по выбранными параметрам необходимо выйти из режима и выбрать новые параметры выбора.