FI007-ИП-2012-Касса(FBCJ)

Инструкция пользователя

FI007-ИП-2012-Касса(FBCJ)

Касса предприятия

(транзакция: FBCJ)

СОДЕРЖАНИЕ:

  1. Обзор……………………………………………………………………………………………….3
    1. Выбор транзакции……………………………………………………………………3
    2. Экран кассовой книги………………………………………………………………5
  2. Ввод кассовых документов………………………………………………………………..9
    1. Общие положения…………………………………………………………………….9
      1. Статусы документов……………………………………………………….9
      2. Перечень бизнес-операций…………………………………………….10
    2. Ввод позиций кассовой книги–предварительное сохранение……….12
      1. Оформление операций с участием банковского счета……………………………………………………………………………12
      2. Оформление операций с участием контрагентов………………14
      3. Оформление операций с использованием разделения документа (ввод платежной ведомости)…………………………..20
    3. Проводка предварительно сохраненной позиции кассовой книги……………………………………………………………………………………….23
  3. Печать кассовых документов…………………………………………………………..24
    1. ПКО и РКО…………………………………………………………………………..24
    2. Платежная ведомость…………………………………………………………….25
    3. Кассовая книга………………………………………………………………………27
  4. Копирование строк…………………………………………………………………………27
  5. Сторнирование документа………………………………………………………………28
  6. ОБЗОР

Этот документ описывает процессы ведения главной кассы предприятия. Процесс описан для одной кассовой книги и идентичен для других.

1.1 Выбор транзакции

1 вариант:

Путь по меню Код транзакции
Учет и отчетность Финансы Главная книгаПроводка Кассовая проводка. FBCJ

Путь по меню Код транзакции
Учет и отчетность Финансы БанкиВходящие платежи Кассовая книга FBCJ

2 вариант

3 вариант

Введите код транзакции FBCJ и нажмите Дальше

1.2 Экран кассовой книги

После выбора транзакции Вы немедленно попадаете на экран Кассовой книги.

Если транзакция используется впервые, то система предлагает выбрать БЕ и номер кассовой книги.

Далее система будет использовать по умолчанию ту кассовую книгу, в которой пользователь работал последний раз.

Кнопками верхней панели выполняются следующие операции:

СОХРАНИТЬ – предварительное сохранение всех созданных документов,

ПРОВОДКА – проведению в систему всех введенных документов

ПЕЧАТЬ ЖУРНАЛА – печать кассовой книги.

Для более подробной информации см. главу Печать кассовой книги.

СМЕНА КАССОВОЙ КНИГИ – сменить кассовую книгу.

Для более подробной информации см. главу Общие положения по проводке документов.

ОПЦИИ ОБРАБОТКИ – пользовательские настройки кассовой книги.

Данные настройки пользователь может менять самостоятельно для собственного удобства.

В данном окне отражается период проводки или сохранения документов, которые будут выведены системой на экран.

Пользователь может задать любой период просмотра документов в ручную, а так же воспользоваться кнопками для ограничения периода. Кнопки позволяют пролистывать периоды.

  • — кнопка смены кассовой книги (дублируется функция из верхнего меню)

Данное окно содержит информацию по движению денежных средств в кассе:

Начальное сальдо показывает сальдо на начало заданного в предыдущем окне периода.

Сумма прихода наличных показывает сумму приходных документов предварительно сохраненных и проведенных в систему за период просмотра. Число справа – количество документов

Сумма выдачи наличных — показывает сумму расходных документов предварительно сохраненных и проведенных в систему за период просмотра. Число справа – количество документов.

Остаток показывает конечное сальдо за период просмотра

Далее на экране расположено основное окно, в котором содержатся кассовые документы.

Подробнее это окно будет описано в описании операции ввода документа в систему.

Нижняя панель кнопок позволяет совершать следующие операции:

Кнопка удаления строки.

Кнопка копирования строки

Кнопка – выделить все

Кнопка – отменить все выделение

— Сохранение выбранной строки

— Проводка выбранной строки

— Печать РКО и ПКО

— Просмотр проведенного финансового документа

ВВОД КАССОВОГО ДОКУМЕНТА

С помощью этой транзакции Вы просматриваете аналитические данные объекта.

2.1 Общие положения

Статусы документов

Статус документа показывает :

— документ не сохранен в системе. Строки с таким статусом при выходе из транзакции не хранятся в системе. Если строка имеет такой статус – все поля подлежат редактированию

  • — документ предварительно зарегистрирован в системе.

Такой документ имеет поля, защищенные от редактирования:

Вид операции (корреспондирующий счет), Сумма, Дата проводки.

— документ проведен в систему. Финансовые проводки сформированы. Редактировать нельзя.

Проводка, как и предварительное сохранение документа, осуществляется после ввода необходимых данных в позицию кассовой книги путем нажатия соответствующей функциональной кнопки на одной из панелей инструментов.

Теперь после выделения строки и нажатия кнопки система позволяет увидеть автоматически созданные документы

Перечень бизнес операций

Все бизнес операции в системе подразделяются на 6 групп:

B и С – операции прихода и расхода денежных средств в которых задействованы счета учета денежных средств (например банковские)

E – расход. Проводки по операциям такого типа делаются прямой проводкой по счетам главной книги. Кассовый счет всегда будет кредитоваться.

R – выручка. Проводки по операциям такого типа делаются прямой проводкой по счетам главной книги. Кассовый счет всегда будет дебетоваться.

К и D– проводка по счету кредитора или дебитора. В таких проводках может быть и дебет и кредит кассового счета в зависимости от природы операции. Проводки такого типа отражаются на счетах главной книги через счета кредиторов или дебиторов (счета ГК на которые делается такая проводка всегда контрольные).

Выбор типа проводки можно осуществлять в селекционном окне справочника хозяйственных операций:

2.2 Ввод позиций кассовой книги – предварительное сохранение

2.2.1 Оформление операций типа «Взнос с банковского счета» и «Выплата на банковский счет»

Вызовите транзакцию с использованием одной из следующих возможностей навигации:

Меню IMG SAP Меню SAP Учет и отчетность Финансы Главная книга Проводки Кассовая книга
Код транзакции FBCJ

В системе каждому номеру кассовой книги присвоен счет бухгалтерского учета кассы. Выбирая определенную кассовую книгу (0001 -КАССОВАЯ КНИГА В РУБЛЯХ, 0002 — КАССОВАЯ КНИГА В RUB и т.д) Вы тем самым определяете номер бухгалтерского счета, по которому будут проводиться операции (50010000 Касса организации (национальная валюта РБ), 50040100 Валютная касса (рубли РФ) и т.д).

!!! Изменить бухгалтерский счет после проводки документа уже будет невозможно. Поэтому проверяйте номер текущей кассовой книги.

На экране Кассовая книга 001 БЕ 1000 в блоке Выбор данных необходимо совершить определенные настройки кассовой книги: выбрать дату и номер кассовой книги.

Для этого заполните следующие поля:

мя поля Описание Действие пользователя и значения Примечание
Период просмотра Период просмотра кассовой книги 08.10.2010-08.10.2010
БЕ Балансовая единица 1000 РУП Гомсельмаш
Кассовая книга Кассовая книга 0001 Кассовая книга в рублях BYR

Поля БЕ и Кассовая книга заполняются при использовании кнопки

На закладке Приход наличных заполните следующие поля позиций кассовой книги:

Имя поля Описание Действие пользователя Примечание
Бизнес-операция Операция движения ден. средств в кассе ПРИХОД BYR (БПС-банк) Выбрать из списка бизнес-операций
Сумма Сумма поступления 300.000
Получатель квитанции Получатель денежных средств Кассир
Текст Текст к позиции Принято в кассу из банка Заполняется по усмотрению пользователя
Ссылка Номер приходного док-та ПКО 123456
Фонд Фонд Выбирается из справочника Заполняется по усмотрению пользователя
Основание Текст основания кассового ордера чек №

Щелкните по позиции кнопкой мыши, чтобы она выделилась – отметилась оранжевым цветом.

После этого нажмите кнопку (Сохр. Выбр). для предварительного сохранения позиции Кассовой книги.

После сохранения индикатор записи сменит свой цвет с красного на желтый. Желтый цвет означает что «Запись сохранена в кассовой книге».

2.2.2 Оформление операций с участием

Дебиторов/Кредиторов

Вызовите транзакцию с использованием одной из следующих возможностей навигации:

Меню IMG SAP Меню SAP Учет и отчетность Финансы Главная книга Проводки Кассовая книга
Код транзакции FBCJ

На экране Кассовая книга 001 БЕ 1000 в блоке Выбор данных заполните следующие поля:

мя поля Описание Действие пользователя и значения Примечание
Период просмотра Период просмотра кассовой книги 08.10.2010-08.10.2010
БЕ Балансовая единица 1000 РУП Гомсельмаш
Кассовая книга Кассовая книга 0001 Кассовая книга в рублях BYR

Поля БЕ и Кассовая книга заполняются при использовании кнопки

На закладке Приход наличных заполните следующие поля позиций кассовой книги:

Имя поля Описание Действие пользователя Примечание
Бизнес-операция Операция движения ден. средств в кассе Приход возм.мат.ущерба Выбрать из списка бизнес-операций
Сумма Сумма поступления 21.000
Получатель квитанции Получатель денежных средств Кассир
Текст Текст к позиции Принято в кассу в счет возм. мат.ущ. Заполняется по усмотрению пользователя
Кредитор Выбирается из справочника Код контрагента Заполняется при необходимости
Дебитор Выбирается из справочника Код контрагента Заполняется при необходимости
Ссылка Номер приходного док-та ПКО 123460
Фонд Фонд Выбирается из справочника Заполняется по усмотрению пользователя
Основание Текст основания кассового ордера Приказ № Заполняется по усмотрению пользователя

Примечание:

Заполнение печатных форм:

Поле «Ставка НДС» = значению поля Приложение второй и третий символ. пример: `(18=1504=) Заявление` ( заполняется в ручную).

Поле «Сумма НДС» = значению поля Приложение начиная с 5 символа и до знака =. пример: `(18=1504=) Заявление` (заполняется в ручную).

Поле «Приложение» = значению поля Приложение начиная после закрывающей скобки. пример: `(18=1504=) Заявление` ( заполняется в ручную).

ПРИМЕР:

C:\TEMP\SNAGHTML4b40e4.PNG

Если поля «Ставка НДС» и «Сумма НДС» заполнять не нужно, то в поле Приложение кассовой книги пишем текст без всяких дополнительных знаков для поля Приложение приходного кассового ордера:

C:\TEMP\SNAGHTML53e78d.PNG

После того, как вся необходимая информация будет заполнена, щелкните по позиции кнопкой мыши, чтобы она выделилась – отметилась оранжевым цветом.

После этого нажмите кнопку (Сохр. Выбр). для предварительного сохранения позиции Кассовой книги.

Не смотря на то, что поле «Кредитор» не заполнялось, система может выдать предупреждающее сообщение:

Нажмите клавишу Enter на клавиатуре для того, чтобы данное сообщение проигнорировать.

После сохранения индикатор записи сменит свой цвет и форму с красного кружка на желтый треугольник. Желтый цвет означает что «Запись сохранена в кассовой книге».

Предварительно сохраненную позицию кассовой книги можно изменять. Однако, есть несколько полей, которые не поддаются корректировке: бизнес-операция, сумма, дата проводки.

Также предварительно сохраненную позицию можно использовать для формирования и печати приходных и расходных ордеров. Подробно об этом написано в п.3.

2.2.3 Оформление операций с использованием разделения документа

(ввод платежной ведомости)

На закладке Выдача наличных заполните необходимые поля позиций кассовой книги:

Имя поля Описание Действие пользователя Примечание
Бизнес-операция Операция движения ден. средств в кассе Расход З/П, Премия подраздел. Выбрать из списка бизнес-операций
Сумма Сумма поступления 5100

Далее необходимо произвести разделение документа, используя кнопку .

Вся информация, необходимая для формирования платежной ведомости будет занесена в специальном окне, предназначенном для разделения документа.

Первонычально ждонное окно будет содержать только одну операцию и сумму, указанную вами на вкладке «Выдача наличных».

Как видно, данные поля имеют белый цвет, а это значит поддаются корректировке.

При необходимости исправьте или добавьте строки с наименованием бизнес-операций, откорректируйте сумму, укажите табельные номера в поле «Табельный номер» и фамилию получателя денежных средств по ведомости в поле «Текст».

Когда вся необходимая информация будет внесена, нажмите кнопку (Скопировать) .

После того, как информация из окна разделения будет скопирована в основное окно, позиция кассовой книги будет отмечена как несохраненная, т.е.иметь красный кружок.

Для временного сохранения необходимо выделить строку и нажать кнопку .

После этого документ станет предварительно сохраненным, и найдет свое отражение в поле «сумма выдачи наличных» кассовой книги.

Как видно из примера, позиция кассовой книги с разделение не имеет названия бизнес-операций на главном экране.

Увидеть содержание операции можно только нажав кнопку (Разделение) на соответствующей позиции.

Предварительно сохраненный документ с разделением также можно корректировать, используя для этого кнопку разделения.

2.3 Проводка предварительно сохраненной позиции кассовой книги

Позиция кассовой книги сохранена, однако документ не проведен, значит и бухгалтерская проводка не состоялась.

В такой ситуации сальдо по кассовой книге изменилось, однако предварительно сохраненные позиции не нашли свое отражение на счетах Главной книги.

Предварительно сохраненную позицию кассовой книги после подписания документов необходимо провести.

Для этого выделите её (щелкните кнопкой мыши чтобы позиция стала желтого цвета) и нажмите кнопку .

При этом система может выдать сообщение:

Отреагируйте на него, нажав кнопку «Enter» на клавиатуре.

Документ кассовой книги проведен, о чем свидетельствует зеленый индикатор в поле «Статус Документа»:

РЕЗУЛЬТАТ:

Наличные денежные средства оприходованы в кассу.

ПЕЧАТЬ КАССОВЫХ ДОКУМЕНТОВ

3.1 РКО и ПКО

Примечание: возможно распечатка кассового ордера только для предварительно сохраненных и для проведенных документов.

Выделите данную позицию и нажмите кнопку (Квитанция).

На экране «Печать» заполните следующие позиции:

Имя поля Описание Действие пользователя и значения Примечание
Устр. Вывода Устройство вывода LP03
Немедленный вывод Режим немедленного вывода документа на печать Х Отметка ставится для того, чтобы ваш запрос не был отправлен в спул

Нажмите кнопку (Просмотр перед печатью) и просмотрите сформированный приходный кассовый ордер.

Нажмите кнопку (Печать) если необходимо распечатать документ, или (Назад (F3) для возврата к экрану Кассовая книга 001 БЕ 1000.

3.2 Платежная ведомость

Примечание: возможно распечатка кассового ордера только для предварительно сохраненных и для проведенных документов.

Выделите данную позицию и нажмите кнопку (Квитанция).

Система предложит распечатать на выбор или Кассовый ордер или Платежную ведомость. Поставьте отметку на платежной ведомости и нажмите кнопку :

На экране «Печать» заполните следующие позиции:

Имя поля Описание Действие пользователя и значения Примечание
Устр. Вывода Устройство вывода LP03
Немедленный вывод Режим немедленного вывода документа на печать Х Отметка ставится для того, чтобы ваш запрос не был отправлен в спул

Дополнительно можно задать необходимое число экземпляров для печати, их сортировку, возможность постановки запроса на печать в спул.

Нажмите кнопку (Просмотр перед печатью) и просмотрите сформированную платежную ведомость.

Для перехода к следующей странице платежной ведомости используйте кнопку Page Down на клавиатуре.

3.3 Кассовая книга

Находясь в транзакции FBCJ воспользуйтесь кнопкой   . В появившемся окне заполните поля:

Имя поля Описание Действие пользователя и значения Примечание
В том числе на оплату труда сумма денежных средств на оплату труда Заполняется при необходимости
Количество страниц с начала года количество номеров страниц уже зарегистрированных в кассовой книге введите предыдущий номер страницы кассов.книги Заполняется обязательно

Нажмите кнопку Enter или .

Заполните следующий экран «Печать» по правилам, оговоренным в п.3.1.

Нажмите кнопку (Печать) если необходимо распечатать документ, или (Назад (F3) для возврата к экрану Кассовая книга 001 БЕ 1000.

4 КОПИРОВАНИЕ СТРОК

При вводе нескольких аналогичных операций можно использовать функцию копирования строк.

Копирование осуществляется следующим образом:

— выделяется копируемая строка

— нажимается кнопка — образуется новая строка все поля в которой могут быть отредактированы.

Выделение со строки-образца следует снять.

СТОРНИРОВАНИЕ ДОКУМЕНТА

Удаление предварительно сохраненного документа.

Если документ должен быть удален, то в зависимости от статуса следует произвести следующие действия:

— документ не сохранен в системе. Он либо удалится сам при следующем запуске транзакции, либо его можно удалить, выделив строку и нажав на кнопку .

— документ предварительно зарегистрирован в системе. Документ может быть удален путем выделения строки и нажатия кнопки . Система выдает сообщение:

При утвердительном ответе документ удаляется безвозвратно.

— документ проведен в систему, а это значит, что его можно только сторнировать.

Документ может быть сторнирован путем выделения строки и нажатия кнопки .

После подтверждения этого сообщения прервать процесс сторнирования можно только выходом из системы!

Далее следует указать причину сторно.

Причина сторно может быть выбрана из списка или код причины сторно может быть введен вручную.

Следует выбрать красное сторно («03» — Фактическое сторно в текущем периоде).

Сторнированные документы и документы сторно получают в транзакции следующий статус:

 

Добавить комментарий