SD022-ИП-2010 Отчет по фактурам (ZVF05)

 
Бизнес-процесс

SD022-ИП-2010

Отчет по фактурам (ZVF05)

Инструкция пользователя

Шаги процесса

1. Назначение инструкции
2. Предпосылки
3. Описание процедуры

Назначение инструкции

Эта инструкция используется для отображения списка фактур за определенный период времени.

Для отображения списка фактур необходимо указать плательщика или материал, также можно указать дополнительные критерии, такие как:

— дата оплаты;

— тип фактуры;

— номер документа.

Дополнительно можно указать следует ли включать в список все фактуры или только открытые.

Существует несколько способов настройки списка фактур, например, при необходимости:

— получения информации о существующих фактурах в соответствии с клиентскими запросами.

— отображения всех фактур, в которых данные внесены не полностью.

Предпосылки

В систему занесены необходимые данные, в данном случае – фактуры.

Описание процедуры

1.Вызовите транзакцию с использованием меню SAP ECC или кода транзакции:

Меню SAP ECC
Код транзакции ZVF05

1.1

И нажимаем «Ввод».

2. Для того, чтобы открыть интересующий список фактур, необходимо:

2.1. В окне «Список фактур» отметить галочкой необходимый объём выборки (т.е. из какого списка фактур Вам нужно выбирать):

2.2. В окне «Список фактур» в поле «Организационные данные» для более точной выборки укажите сбытовую организацию и канал сбыта (можно выбрать из выпадающего списка):

2.3. В окне «Список фактур» в поле «Данные документа» для ограничения выбора фактур можно указать вид фактуры, выбрать клиента, плательщика, либо указать дату или период создания необходимых фактур (всё также можно выбрать из выпадающего списка):

И нажимаете на кнопку в верхнем левом углу «Выполнить» .

2.3.1. Для выбора клиента или плательщика нажмите на выпадающий список

Введите для поиска и выбора известные данные нужного клиента и нажмите в левом нижнем углу кнопку «Запуск поиска» .

Если нет данных по клиенту, то нажмите сразу кнопку «Запуск поиска» и в полном списке клиентов выберите нужного Вам, нажмите :

2.4. В окне «Список фактур» в поле «Допданные» также для ограничения выбора фактур можно указать группу клиентов, группу контировки, иерархию готовой продукции, сектор, отдел сбыта (всё также можно выбрать из выпадающего списка):

 

Нажимаете на кнопку в верхнем левом углу «Выполнить» .

3. В новом открывшемся окне «Список фактур» отражается весь список фактур, соответствующий заданным параметрам поиска выбранного периода с указанием позиций в каждом заказе.

Для того, чтобы просмотреть какую-то конкретную фактуру, установите курсор на выбранную Вами и двойным кликом мыши Вы можете просмотреть обзор позиций фактуры:

Дополнительные кнопки

— (Подробно (Выбор подробной информации)) — с помощью этой кнопки можно просмотреть подробно всю информацию по счет — фактуре.

Выбирается нужная фактура и нажимается на кнопку «Подробно»:

 

— (Выделить все) — при нажатии на эту кнопку выделяются все отображаемые фактуры для произведения дальнейших действий с ними.

— (Отменить выделение) – при нажатии на эту кнопку снимаются все произведенные ранее выделения

— (Сортировка по восходящей или нисходящей) – с помощью этих кнопок можно отсортировать по иерархии (снизу-вверх и сверху-вниз)

Подтвердите сортировку .

— (Установить фильтр) – см. кнопку (Сортировка по нисходящей и восходящей). Работает также, кнопка предназначена для включения записей в фактуру в зависимости от значений в одной или нескольких колонках: выделите колонки (столбцы) и на панели инструментов нажмите кнопку «Установить фильтр». Затем в появившемся окне задайте значения для фильтра. Подтвердите установку фильтра, нажав на кнопку «Выполнить» .

— (Итого) – с помощью этой кнопки можно посчитать сумму (итог). Для этого выделяется нужный столбец (курсор устанавливается на названии столбца, нажимается левой кнопкой мыши) и нажимается кнопка «Итого». Система подобьет итоговую сумму:

— (Промежуточные суммы) –

Подтвердите сортировку .

— (Просмотр перед печатью) — чтобы перейти к экрану просмотра перед печатью, на панели инструментов выберите эту кнопку, список фактур на экране отобразится в ином виде – «для печати»:

На экране предварительного просмотра можно сделать дополнительные настройки по отображению списка фактур.

(Электронная таблица) – с помощью этой кнопки можно выбрать формат для отображения данных по фактуре и выгрузить отчет в программе Excel (в виде таблицы в Excel):

— предварительно нужно убедиться, что в настройках Excel разрешены (отключены) макросы для того, чтобы система не выдавала пустую таблицу в ALV отчёте по нажатию кнопки Excel;

— если макросы не отключены и нужно произвести настройки, то проходим следующие шаги (в зависимости от того, какая версия программы Windows и программа Word установлены на Вашем компьютере настройки будут отличаться (ниже приведены 2 примера настроек), но основные шаги будут следующие):

1 пример

  • Нажать на кнопку «Пуск» в левом нижнем углу монитора и выбрать документ Excel:

C:\DOCUME~1\Pupil\LOCALS~1\Temp\SNAGHTMLe6ecf1.PNG

  • В появившемся окне Excel нажать на кнопку в верхнем левом углу:

C:\DOCUME~1\Pupil\LOCALS~1\Temp\SNAGHTMLf3f493.PNG

  • Далее выбрать кнопку «Параметры Excel»:

C:\DOCUME~1\Pupil\LOCALS~1\Temp\SNAGHTML1285fe3.PNG

  • В появившемся окне выбрать кнопки «Центр управления безопасностью» и «Параметры центра управления безопасностью»:

C:\DOCUME~1\Pupil\LOCALS~1\Temp\SNAGHTML134b6c3.PNG

  • В появившемся окне выбрать слева кнопку «Параметры макросов» и установить настройки:

C:\DOCUME~1\Pupil\LOCALS~1\Temp\SNAGHTML13ad23d.PNG

  • По результату вышеописанных действий получим отчет в следующем виде:

  • Для того, чтобы вернуть отчёт в стандартный вид (вариант просмотра) без выхода из экрана отчёта нужно выбрать на верхней закладке «Ракурс» — SAP List Viewer:

2 пример

C:\DOCUME~1\Pupil\LOCALS~1\Temp\SNAGHTML13d47c1.PNG

C:\DOCUME~1\Pupil\LOCALS~1\Temp\SNAGHTML143316d.PNG

  • По результату вышеописанных действий получим отчет в следующем виде:

  • Для того, чтобы вернуть отчёт в стандартный вид (вариант просмотра) без выхода из экрана отчёта нужно выбрать на верхней закладке «Ракурс» — SAP List Viewer:

(Обработка текста) — выбираются параметры для текстовой обработки фактур

(Локальный файл) – с помощью этой кнопки можно выбрать формат, в котором нужно сохранить готовую фактуру.

1 вариант – Без преобразований:

Выход отчета в виде:

2 вариант – Электронная таблица

Выход отчёта в виде:

3 вариант – HTML – формат:

Выход отчёта в виде:

C:\DOCUME~1\Pupil\LOCALS~1\Temp\SNAGHTML8cfad.PNG (Получатель сообщения) — с помощью этой кнопки отчёт можно отправить по SAP – почте другому пользователю.

Нажимаете на кнопку и автоматически попадаете на страницу для отправки SAP – почты:

C:\DOCUME~1\Pupil\LOCALS~1\Temp\SNAGHTML2b7b87.PNG

При необходимости можно воспользоваться кнопками:

C:\DOCUME~1\Pupil\LOCALS~1\Temp\SNAGHTML4c1fea.PNG

Если нужно прикрепить приложение, выбирается кнопка «Создать приложение», в открывшемся окне и выбирается импортируемый файл.

Для того, чтобы отправить отчет, нажимаешь на кнопку «Отправить».

 

(Анализ АВС) – выделяется столбец, предназначенный для проведения анализа, нажимаете на эту кнопку:

появляется новое окно для проведения анализа

В зависимости от нужного анализа, который необходимо провести, выбирается в выпадающем окошке тип анализа:

(Графика) — выделяется столбец, предназначенный для проведения анализа, нажимаете на кнопку «Графика», появляется окно с анализом в графическом изображении

(Изменить формат) — с помощью этой кнопки можно изменять формат фактуры с набором необходимых столбцов, добавлять или удалять в просматриваемой таблице различные столбцы.

Нажмите на панели инструментов кнопку «Изменить формат», после этого появится окно «Изменение формата».

В левой половине на закладке «Показанные столбцы» содержатся уже выбранные поля, а в правой те, которые еще можно выбрать. Для перемещения полей между списками следует выделить поле в списке, и использовать кнопки «влево» и «вправо».

Порядок отображения в фактуре выбранных полей настраивается при помощи кнопок «вверх», «вниз», «в самый верх», «в самый низ» (отмечено синим маркером).

Здесь же настраивается вывод итоговых значений для количественных полей – для соответствующего столбца устанавливается индикатор ∑ (отмечено зеленым маркером).

После выбора столбцов, которые будут отображаться в фактуре, можно настроить Сортировку.

На данной закладке следует выбрать поля, по которым нужна сортировка, и расположить их в необходимой последовательности, а также определить направление сортировки (синий маркер) и выбрать поля, где нужен расчет промежуточных сумм (зеленый маркер).

Сортировка по полю означает, что все значения по данному полю будут упорядочены в соответствии с указанным направлением. Порядок полей сортировки влияет на то, в какой последовательности будут сортироваться записи в отчете, т.е. для записей с одинаковым значением по первому полю сортировки упорядочивание далее происходит по второму полю и.т.д.

Далее, если необходимо, можно настроить фильтр для включения записей в фактуру в зависимости от значений полей. Для этого необходимо перейти на закладку «Фильтр». Здесь следует выбрать поля, по которым нужна фильтрация данных и указать ограничения для значений этих полей.

После того, как нужные поля выбраны, необходимо перейти ко второму шагу «Определение значений для критериев фильтра».

В появившемся окне следует назначить условия фильтрации записей (ограничения для включения записей в фактуру).

На закладке «Представление» можно установить параметры оформления фактуры на экране.

Также можно скрыть или отобразить необходимые столбцы в фактуре, сортировать по восходящей/ по нисходящей, установить фильтр, подбить промежуточные суммы, суммы «Итого», выбрать электронную таблицу, отрегулировать оптимальную ширину столбца, выделив их и нажав на правую кнопку мыши:

После того, как требуемый вид фактуры настроен, его можно сохранить. Для этого следует на любом предыдущем экране нажать на «дискету».

Если же вариант фактуры сохраняется не из окна «Изменение формата», то следует на панели инструментов нажать кнопку «Сохранить формат»

Или выбрать в меню Параметры настройки – Формат – Сохранить

Появится окно «Сохранить формат». В этом окне на закладке «Сохранить как» в поле «Сохранить формат» следует ввести краткое название, а в поле «Название» ввести полное название варианта фактуры и выбирается кнопка в левом нижнем углу «Дальше».

Формат можно сохранить как для общего просмотра и пользования, так и для пользования только Пользователя. Для этого необходимо поставить галочку в окошечке «СпецифДляПользов» (зеленый маркер) и ввести свои название и формат (красный и синий маркер) и нажать галочку внизу окна «Дальше».

После того, как формат сохранен, фактуру можно будет в дальнейшем вызывать в данном настроенном варианте отображения данных. Для этого используется кнопка «Выбрать формат».

Или

Результат

Отображается список всех или выбранных документов фактуры.

 

Добавить комментарий