SD021-ИП-2010 Отчет по сбытовым заказам (ZVA05)

 
Бизнес-процесс

SD021-ИП-2010

Отчет по сбытовым заказам

(ZVA05)

Инструкция пользователя

Шаги процесса

1. Назначение инструкции
2. Предпосылки
3. Описание процедуры  

Назначение инструкции

Информационная система логистики в SAP ERP предназначена для формирования сводных отчетов за период на основании накопленных транзакционных данных SAP ERP.

Информационная система логистики позволяет строить стандартные отчеты и гибкие отчеты. Преимущество стандартных отчетов – наличие функций стандартной развертки по существующим иерархиям. Преимущество гибких отчетов – лучшая визуализация, а также возможность передать полный перечень информации в Excel для дальнейшей обработки.

При работе с инфо – системой можно использовать как стандартные структуры данных, так и формировать собственные структуры.

Эта инструкция используется для подготовки отчета по сбытовым документам (таких как заказы клиента или документы фактуры) в определенный период времени. Также можно указать дополнительные критерии, такие как:

-Бизнес-партнер (например: заказчик, плательщик)

-И/или материал

-Номер заказа на поставку

Можно определить, следует ли включать в отчет все документы сбыта или только открытые.

Существует несколько причин настройки отчета по сбытовым документам, например:

— необходимость получения информации о существующих заказах клиента в соответствии с клиентскими запросами.

— необходимость отображения всех предложений для определенного материала или бизнес-партнера для анализа.

— необходимость отображения всех клиентских запросов, в которых данные внесены не полностью.

Предпосылки:

В систему занесены необходимые данные, в данном случае – клиентские заказы. Заказ клиента должен был быть создан во время расширенной обработки клиентских заказов.

Описание процедуры

1.Вызовите транзакцию с использованием кода транзакции:

Меню SAP ECC
Код транзакции ZVA05

1.1

И нажимаем «Ввод».

2. В появившемся диалоговом окне появятся критерии выбора:

2.1. При условии, что не заданы критерии выбора, нажимается «Ввод» и, открывается весь список имеющихся в системе заказов.

2.2. Для поиска по заданному критерию выбора можно:

2.2.1. Ввести номер заказа

2.2.2. Выбрать заказчика из выпадающего списка

2.2.3. Ввести дату (можно за период «С» — «По»)

2.2.4. Ввести материал или выбрать его из выпадающего списка

2.2.5. Так же для более быстрого и точного поиска можно заполнить поля «Организационные данные»:

3. В поле «Отчет по сбытовым документам» отразились списки заказов выбранного периода с указанием позиций в каждом заказе.

Назначение кнопок

— (Выбор подробной информации), с помощью этой кнопки Вы можете более подробно просмотреть информацию заказа в каждой позиции.

 

— (Сортировка по восходящей или нисходящей) —

Подтвердите сортировку .

(Выделить все или отменить выделение) – с помощью этих кнопок вы можете выделить все поле или снять выделенное.

— (Установить фильтр) – см. назначение кнопок «Сортировка по восходящей» или «Сортировка по нисходящей». Работает также, кнопка предназначена для включения записей в отчет в зависимости от значений в одной или нескольких колонках: выделите колонки и на панели инструментов нажмите кнопку «Установить фильтр». Затем в появившемся окне задайте значения для фильтра.

— (Итого) – с помощью этой кнопки вы можете посчитать итог (сумму). Для этого установите курсор на необходимом столбце, выделите его, нажав левую кнопку мыши, и нажмите кнопку «Итого». Система подобьет итоговую сумму.

(Просмотр перед печатью) — чтобы перейти к экрану просмотра перед печатью, на панели инструментов выберите эту кнопку, отчет на экране отобразится в ином виде – «для печати»:

 

На экране предварительного просмотра можно сделать дополнительные настройки по отображению отчета.

(Электронная таблица) – с помощью этой кнопки можно выбрать формат для отображения отчёта и выгрузить отчет в программе Excel.

(Обработка текста) — выбираются параметры для текстовой обработки отчёта

(Локальный файл) – с помощью этой кнопки можно выбрать формат, в котором нужно сохранить готовый отчёт.

1 вариант – Без преобразований:

Выход отчета в виде:

2 вариант – Электронная таблица

Выход отчёта в виде:

3 вариант – HTML – формат:

Выход отчёта в виде:

(Microsoft Excel) – отчёт можно оформить в виде таблицы в Excel — с помощью этой кнопки можно выбрать формат для отображения отчёта и выгрузить отчет в программе Excel:

— предварительно нужно убедиться, что в настройках Excel разрешены (отключены) макросы для того, чтобы система не выдавала пустую таблицу в ALV отчёте по нажатию кнопки Excel;

— если макросы не отключены и нужно произвести настройки, то проходим следующие шаги (в зависимости от того, какая версия программы Windows и программа Word установлены на Вашем компьютере настройки будут отличаться (ниже приведены 2 примера настроек), но основные шаги будут следующие):

1 пример

  • Нажать на кнопку «Пуск» в левом нижнем углу монитора и выбрать документ Excel:

C:\DOCUME~1\Pupil\LOCALS~1\Temp\SNAGHTMLe6ecf1.PNG

  • В появившемся окне Excel нажать на кнопку в верхнем левом углу:

C:\DOCUME~1\Pupil\LOCALS~1\Temp\SNAGHTMLf3f493.PNG

  • Далее выбрать кнопку «Параметры Excel»:

C:\DOCUME~1\Pupil\LOCALS~1\Temp\SNAGHTML1285fe3.PNG

  • В появившемся окне выбрать кнопки «Центр управления безопасностью» и «Параметры центра управления безопасностью»:

C:\DOCUME~1\Pupil\LOCALS~1\Temp\SNAGHTML134b6c3.PNG

  • В появившемся окне выбрать слева кнопку «Параметры макросов» и установить настройки:

C:\DOCUME~1\Pupil\LOCALS~1\Temp\SNAGHTML13ad23d.PNG

  • По результату вышеописанных действий получим отчет в следующем виде:

  • Для того, чтобы вернуть отчёт в стандартный вид (вариант просмотра) без выхода из экрана отчёта нужно выбрать на верхней закладке «Ракурс» — SAP List Viewer:

2 пример

C:\DOCUME~1\Pupil\LOCALS~1\Temp\SNAGHTML13d47c1.PNG

C:\DOCUME~1\Pupil\LOCALS~1\Temp\SNAGHTML143316d.PNG

  • Для того, чтобы вернуть отчёт в стандартный вид (вариант просмотра) без выхода из экрана отчёта нужно выбрать на верхней закладке «Ракурс» — SAP List Viewer:

C:\DOCUME~1\Pupil\LOCALS~1\Temp\SNAGHTML8cfad.PNG (Получатель сообщения) — с помощью этой кнопки отчёт можно отправить по SAP – почте другому пользователю.

Нажимаете на кнопку и автоматически попадаете на страницу для отправки SAP – почты:

C:\DOCUME~1\Pupil\LOCALS~1\Temp\SNAGHTML2b7b87.PNG

При необходимости можно воспользоваться кнопками:

C:\DOCUME~1\Pupil\LOCALS~1\Temp\SNAGHTML4c1fea.PNG

Если нужно прикрепить приложение, выбирается кнопка «Создать приложение», в открывшемся окне и выбирается импортируемый файл.

Для того, чтобы отправить отчет, нажимаешь на кнопку «Отправить».

 

(Анализ АВС) – выделяется столбец, предназначенный для проведения анализа, нажимаете на эту кнопку,

 

появляется новое окно для проведения анализа

В зависимости от нужного анализа, который необходимо провести выбирается в выпадающем окошке тип анализа:

(Графика) — выделяется столбец, предназначенный для проведения анализа, нажимаете на эту кнопку, появляется окно с анализом в графическом изображении

(Изменить формат) — с помощью этой кнопки можно изменять формат нужного Вам отчёта с набором необходимых столбцов, добавлять или удалять в просматриваемой таблице различные столбцы.

Нажмите на панели инструментов кнопку «Изменить формат», после этого появится окно «Изменение формата».

В левой половине на закладке «Выбор столбцов» содержатся уже выбранные поля, а в правой те, которые еще можно выбрать. Для перемещения полей между списками следует выделить поле в списке и использовать кнопки «влево» и «вправо».

Порядок отображения в отчете выбранных полей настраивается при помощи кнопок «вверх», «вниз», «в самый верх», «в самый низ» (отмечено красным маркером).

Здесь же настраивается вывод итоговых значений для количественных полей – для соответствующего столбца устанавливается индикатор ∑ (отмечено зеленым маркером).

После выбора столбцов, которые будут отображаться в отчете, можно настроить Сортировку.

На данной закладке следует выбрать поля, по которым нужна сортировка, и расположить их в необходимой последовательности, а также определить направление сортировки (красный маркер).

Сортировка по полю означает, что все значения по данному полю будут упорядочены в соответствии с указанным направлением. Порядок полей сортировки влияет на то, в какой последовательности будут сортироваться записи в отчете, т.е. для записей с одинаковым значением по первому полю сортировки упорядочивание далее происходит по второму полю и.т.д.

Далее, если необходимо, можно настроить фильтр для включения записей в отчет в зависимости от значений полей. Для этого необходимо перейти на закладку «Фильтр». Здесь следует выбрать поля, по которым нужна фильтрация данных и указать ограничения для значений этих полей.

После того, как нужные поля выбраны, необходимо перейти ко второму шагу «Определение значений для критериев фильтра».

В появившемся окне следует назначить условия фильтрации записей (ограничения для включения записей в отчет).

На закладке «Представление» можно установить параметры оформления отчета на экране.

Также можно скрыть/ отобразить необходимые столбцы в отчёте, сортировать по восходящей/ по нисходящей, установить фильтр, подбить промежуточные суммы, суммы «Итого», выбрать электронную таблицу, отрегулировать оптимальную ширину столбца, выделив их и нажав на правую кнопку мыши:

После того, как требуемый вид отчета настроен, его можно сохранить. Для этого следует на любом предыдущем экране нажать на «дискету». Если же вариант отчета сохраняется не из окна «Изменение формата», то следует на панели инструментов нажать кнопку «Сохранить формат».

Или в меню Параметры настройки–Формат–Сохранить.

Появится окно «Сохранение формата». Здесь в поле «Сохранить формат» следует ввести краткое название, а в поле «Название» ввести полное название варианта отчета.

Формат можно сохранить как для общего просмотра и пользования, так и для пользования только Пользователя. Для этого необходимо поставить галочку в окошечке «СпецифДляПользов» (синий маркер) и ввести свои название и формат (красный маркер) нажать галочку внизу окна «Дальше»:

После того, как формат сохранен, отчет можно будет в дальнейшем вызывать в данном настроенном варианте отображения данных. Для этого используется кнопка «Выбрать формат».

Или

Добавить комментарий