SD011-ИП-2010 Сбыт калькулируемой услуги юрлицам

Бизнес -процесс

SD011-ИП-2010

Сбыт калькулируемой услуги юрлицам

Инструкция пользователя

Шаги процесса

1. Назначение инструкции
2. Предпосылки
3. Описание процедуры
3.1. Создание заказа клиента на калькулируемую услугу

3.2. Создание узловой калькуляции

3.3. Создание калькуляции заказа клиента на основании узловой калькуляции

3.4. Обработка цены в сбытовом заказе

    1. Установка пользовательского статуса «Подготовлен»
    2. Печать выходных документов: Калькуляция
    3. Печать выходных документов заказа
    4. Создание Счета на предоплату
    5. Печать выходного документа счета на предоплату
    6. Контроль за получением оплаты
    7. Установка пользовательского статуса «Готово к началу работ»
    8. Выполнение оказание услуги
    9. Фактурирование
    10. Печать выходных документов фактуры
    11. Деблокирование фактуры для бухгалтерии
    12. Установка пользовательского статуса «Выполнено»
  1. Назначение инструкции

Данная инструкция определяет последовательность шагов производства и сбыта калькулируемой услуги по заказу клиента (юридического лица).

  1. Предпосылки

Данный бизнес-процесс предназначен для отражения шагов производства и сбыта услуги, произведенной под заказ клиента. Процесс позволяет обеспечить взаимодействие между сбытом, контроллингом, производством и управлением запасами.

  1. Описание процедуры.
    1. Создание заказа клиента на калькулируемую услугу.

Создание заказа клиента выполняется на основании заявки, полученной от клиента, на оказание услуг.

Вызовите транзакцию (двойным щелчком левой кнопки мыши) с использованием одной из следующих возможностей навигации:

1. Меню SAP ECC Логистика Сбыт Продажа Заказ Создать
2.Код транзакции VA01

В случае поиска необходимой транзакции по варианту 1 это будет выглядеть следующим образом:

Установите курсор на строке «VA01 – Cоздать» (выделив её жёлтым цветом).

Так же можно использовать возможность ввода кода транзакции «VA01» в белое окошко в верхнем левом углу:

Нажмите Enter.

На экране Создать предложение: первый экран введите следующие данные:

Имя поля Описание Действие пользователя и значения Примечание
Вид заказа ZUYL
Сбытовая организация <введите сбытовую организацию> Выбрать соответствующую
Канал сбыта <введите канал сбыта> 20 – Продажа Беларусь

10 – Продажа Экспорт

Сектор <введите сектор> 40 – Услуги собственные
Отдел сбыта <введите отдел сбыта> Укажите номер подразделения, оказывающего услугу

Нажмите Enter.

На экране Создать: обзор введите следующие данные:

Имя поля Описание Действие пользователя и значения Примечание
Заказчик <введите заказчика> Введите или выберите заказчика услуги
Получатель Материал <введите получателя> Введите или выберите получателя услуги
№-ЗакНаПствк <введите номер заказа> Номер письма заказчика
Дата заказа <введите дату заказа> Дата регистрации письма заказчика
ТребДатаПоставки <введите трб дату поставки> Укажите дату, являющуюся датой оказания услуги.

Нажмите Enter.

Система предложит указать условие платежа:

Если этого не произошло укажите условие платежа самостоятельно: на панели инструментов проследуйте по пути: Перейти к – Заголовок – Фактура:

Здесь заполните поля «Условие платежа» и «Инкотермс». Информация для заполнения этих полей есть в договоре (контракте, письме):

Вернитесь назад на экран: «Создать заказ УслЮрлица: Обзор»

Теперь необходимо указать материал (название услуги) заказа.

Поставте курсор в поле «Материал» и нажмите на указанный символ:

В появившемся окне перейдите на закладку «Поиск материала по иерархии продукта», поставте курсор в поле «Иерархия продукта» и нажмите на стрелку вниз:

В появившемся окне установите курсор на 005-ой группе «Услуги» и нажмите «Уровень +» — это позволит Вам увидеть все подгруппы, входящие в группу 005. Там выберите наиболее подходящую для Вас подгруппу, установите курсор на ее названии и снова нажмите «Уровень +». Проводите эту операцию до тех пор, пока не окажетесь в необходимой подгруппе – там нажмите кнопку «Выбрать»:

После этого в поле «Иерархия продуктов» подтянется номер, выбранной Вами подгруппы сбытовой иерархии:

Нажмите Enter или «птичку» — откроется перечень услуг входящих в данную подруппу сбытовой иерархии – выберите, необходимую:

Нажмите Enter или «птичку» — номер, выбранной Вами услуги, подтянется в сбытовой заказ;

укажите количество оказываемой услуги и нажмите Enter:

Аналогичным образом устанавливая курсор в поле «Материал» в свободных строках подтяните в сбытовой заказ наименования всех оказываемых услуг, если их несколько.

Далее выделите позицию заказа (можно все сразу) и перейдите по пути Перейти к – Позиция – Тексты для заполнения текстов характеризующих оказываемую услугу:

В поле «Текст продажи материала» впишите характер оказываемой услуги на сторону:

Вернитесь назад на экран: «Создать заказ УслЮрлица: Обзор»

Для заполнения обязательных полей необходимо проследовать по пути Перейти к – Заголовок – Тексты:

В этой закладке необходимо ввести тексты с наименованиями: Обоснование цены, цель приобретения, примечание к заказу, в случае необходимости можно указать заменяющих руководителя и исполнителя:

C:\DOCUME~1\INSOLO~1\LOCALS~1\Temp\SNAGHTML1e986e8.PNG

Тексты необходимы для последующего формирования выходных документов заказа клиента, и всю введенную информацию можно будет увидеть в протоколе согласования цен и бланке заказа.

Далее необходимо здесь же перейти на закладку :

C:\DOCUME~1\INSOLO~1\LOCALS~1\Temp\SNAGHTML1edf956.PNG

и указать атрибуты банка дебитора, отправляющего нам оплату и банка «Гомсельмаш». Реквизиты банков должны быть указаны в письме заказчика, их необходимо выбрать из предложенного системой перечня:

Здесь же в меню заголовка перейдите на закладку «Финансовая бухгалтерия», и укажите способ платежа:

Сохраните документ нажатием на кнопку .

В случае когда система выдаст сообщение, что документ еще не полный, Вы можете нажать на кнопку «обработать» и посмотреть какие данные еще не введены:

Если система сообщит Вам, что еще нет информации о стоимости услуги, то продолжите сохранение заказа, т.к. стоимость, оказываемой услуги мы рассчитаем позже:

После нажатия кнопки «Сохранить» система выдаст сообщение:

Результат

Заказ клиента на оказание калькулированной услуги для юридических лиц создан.

    1. Создание узловой калькуляции.

Вызовите транзакцию (двойным щелчком левой кнопки мыши) с использованием одной из следующих возможностей навигации:

1. Меню SAP ECC Учет и отчетность → Контроллинг → Контроллинг затрат на продукт → Планирование затрат на продукт → Ссылочно-моделирующая калькуляция → Создание узловой калькуляции
2. Код транзакции KKE1

В системе это будет выглядеть следующим образом:

Система предложит выбрать контролинговую еденицу:

Выберите или введите «1000» и нажмите Enter.

На экране «Создание узловой калькуляции: начальный экран» введите название создаваемой Вами узловой калькуляции:

* Предлагается всегда для названия уловой калькуляции использовать номер сбытового заказа и номер позиции заказа, к которому создается узловая калькуляция – это позволит в дальнейшем избежать путаницы, т.к. для каждой позиции заказа создается отдельная узловая калькуляция и к одному заказу их может быть несколько.

Далее нажмите Enter или для перехода на следующий экран.

На экране «Создание узловой калькуляции: ОснДанные:» введите

Имя поля Описание Действие пользователя и значения Примечание
Базисная единица измерения <ШТ>
Вид затрат «Вид затрат» 20900000 – для основных цехов

23900000 – для вспомогательных цехов

БЕ <Балансовая единица> 1000 – Головной завод
Схема калькуляции <Схема калькуляции> 100
Код надбавки <Код надбавки> 100005 – при оказании услуги юр. лицу, входящему в ПО;

100006 – при оказании услуги физ. лицу;

100007 – при оказании услуги юр. лицу, не входящему в ПО.

Название <Название> Описывается характер выполняемой услуги

Далее нажмите Enter и в появившемся окне выберите «Вариант калькуляции» Z10 и «Размер партии» 1шт. Система предлагает варианты калькуляций и в зависимости от вида заказа (заказ на услугу или заказ на изготовление единичного изделия) необходимо сделать выбор.

* Помните, что узловая калькуляция всегда создается на одну единицу оказываемой услуги.

Справочно:

Единичная калькуляция используется в следующих ситуациях:

  • когда не существует спецификаций или технологических карт;
  • когда необходимо промоделировать результаты различных производственных сценариев.

Использование единичной калькуляции в изготовлении по заказу клиента зависит от того, какими являются поставляемый материал или предоставляемая услуга: стандартными или нестандартными. Нестандартные материалы и услуги по своей природе являются однократными. Для них создается калькуляция, содержащая следующие данные:

используемые материалы и требуемые количества;

объемы работ, места возникновения затрат и виды собственных работ;

объемы и тарифы для работ со стороны;

затраты по процессам.

С помощью варианта оценки, указанного в варианте калькуляции, система находит для каждого материала цену, действительную на дату расчета цен, а для каждого вида работ соответствующий тариф. Затем на основании прямых затрат система вычисляет надбавки.

Стандартными являются часто используемые материалы и услуги. Для этих групп позиций калькуляции создается узел калькуляции. При выполнении калькуляции заказа клиента можно:

использовать калькуляцию узла как ссылку для копирования позиций калькуляции из калькуляции узла в калькуляцию заказа клиента;

использовать несколько калькуляций узлов в качестве позиций при калькуляции.

Все позиции калькуляции, содержащиеся в калькуляциях узлов, могут быть выведены на экран в виде списка с помощью функции Развертка узла калькуляции .

Функция Развертка материала позволяет скопировать в единичную калькуляцию калькуляции материалов для перечисленных в ней полуфабрикатов и при необходимости изменить их.

Узловые калькуляции используются в следующих целях:

В начале фазы планирования.

  • На этапе проектирования или планирования новых продуктов или услуг.
  • Если в системе R/3 нет основных данных (основных записей материалов, спецификации, технологической карты, технологической рецептуры).
  • Если необходимо изменить существующие калькуляции материалов.

При создании узловой калькуляции можно обращаться к данным, уже существующим в системе R/3. К этим данным относятся материалы и калькуляции материалов, собственные работы, услуги, места возникновения затрат, виды затрат и виды работ, рабочие места и другие узловые калькуляции.

Использование узлов калькуляции в качестве позиции другой калькуляции позволяет создавать многоуровневые структуры. Это позволяет объединить часто встречающиеся позиции калькуляции в узел калькуляции и использовать его как ‘строительный блок’ для других калькуляций. Развертка узлов калькуляции позволяет заменить позиции, относящиеся к узлу калькуляции, соответствующими позициями калькуляции.

Нажмите на Enter для перехода на следующий экран.

На экране «Создание единичной калькуляции: экран списка 1» Введите следующие данные:

Имя поля Описание Действие пользователя и значения Примечание
Тип позиции «тип позиции» E –Собственная работа

M -Материал

Ресурс «Номер МВЗ» Для типа позиции E – укажите номер участка, выполняющего услугу.

Для типа позиции M – укажите основной и\или вспомогательный материал

Завод/Работа «Завод/Работа» Для типа позиции E – RATE/TIME

Для типа позиции M – 1000/1001

Количество «Количество» Укажите количество, обращая внимание на еденицы измерения.

Нажмите для расчета косвенных надбавок.

Сохраните документ калькуляции . В итоге на узловую калькуляцию рассчиталась стоимость .

Сохраните узловую калькуляцию .

Создание калькуляции заказа клиента на основании узловой калькуляции (экономист).

Экономистом структурного подразделения из позиции заказа клиента, выполняется расчет плановых затрат на основании узловой калькуляции. Данные о плановых затратах автоматически отражаются в условиях схемы калькуляции заказа клиента.

Вызовите транзакцию (двойным щелчком левой кнопки мыши) с использованием одной из следующих возможностей навигации:

1.Меню SAP ECC Логистика СбытПродажа Заказ → Изменить
2. Код транзакции VA02

В системе это будет выглядеть следующим образом:

 

На экране Изменить заказ клиента – 1-й экран введите номер сохраненного в предыдущем шаге заказа клиента:

Войдите в заказ нажатием Enter.

 

После входа в заказ клиента в режиме изменения выделите позицию заказа и выберите пункт меню Дополнительная информация → Калькуляция.

В паявшемся экране «Создание калькуляции» выберите вариант калькуляции .

Справочно:

Вариант калькуляции имеет ссылку на вариант оценки, который определяет, какая из цен в основной записи материала используется для расчета плановых затрат материала (например, средняя скользящая цена или стандартная цена). Вариант оценки в свою очередь имеет ссылку на схему калькуляции. Схема калькуляции определяет, какие надбавки косвенных затрат присваиваются заказу.

Подтвердите ввод нажатием на или на Enter.

В строке позиции калькуляции заполняем поля:

-Тип позиции — B (узловая калькуляция)

— Ресурс – номер узловой калькуляции. Тот номер, которына основании которой рассчитывается стоимость услуги.

— Количество – количество едениц услуги в сбытовом заказе.

Нажмите Enter.

После этого сохраните калькуляцияю .

После сохранения в виде условий SD-заказа автоматически обновляется расчет цены исходя из плановых затрат как на 1 единицу, так и на весь объем.

Сохраните заказ .

Обработка цены в сбытовом заказе.

Вызовите транзакцию (двойным щелчком левой кнопки мыши) с использованием одной из следующих возможностей навигации:

Меню SAP ECC Логистика Сбыт Продажа Контроллинг заказов клиентов Калькуляция Заказ клиента Изменить
Код транзакции VA02

В системе это будет выглядеть следующим образом:

На экране Изменить заказ клиента – 1-й экран введите номер сохраненного ранее заказа клиента:

Войдите в заказ нажатием Enter.

Выберите позицию заказа и нажмите на кнопку вызова экрана условий .

Установите значение условия ZRNT в размере рентабельности, согласованной с заказчиком:

Нажмите Enter, чтобы система пересчитала стоимость исходя из нового значения рентабельности.

Проведите округление подтянув условие ZDIP в свободную клетку столбца «Вид условия»:

Нажмите Enter, чтобы система провела округление:

Проверьте, правильно ли рассчиталась сбытовая калькуляция услуги реализуемой на сторону.

Сохраните заказ .

Результат

Цена в сбытовом документе сформирована.

Установка пользовательского статуса «Подготовлен» (экономист).

Вызовите транзакцию (двойным щелчком левой кнопки мыши) с использованием одной из следующих возможностей навигации:

1.Меню SAP ECC Логистика Сбыт Продажа Контроллинг заказов клиентов Калькуляция Заказ клиента Изменить
2. Код транзакции VA02

В системе это будет выглядеть следующим образом:

На экране Изменить заказ клиента – 1-й экран введите номер сохраненного ранее заказа клиента:

Войдите в заказ нажатием Enter.

По меню зайдите в пункт Перейти к – Заголовок – Статус.

Нажмите кнопку .

На открывшемся окне выберите статус документа сбыта «PODG — Подготовлен».

Вернитесь назад

Сохраните заказ .

Результат

Выполнена актуализация статуса договора по данному заказу клиента.

Печать выходных документов заказа.

Печать выходных документа по утвержденной форме выполняется из заказа клиента после расчета плановой калькуляции единичного изделия.

Вызовите транзакцию (двойным щелчком левой кнопки мыши) с использованием одной из следующих возможностей навигации:

1.Меню SAP ECC Логистика Сбыт Продажа Контроллинг заказов клиентов Калькуляция Заказ клиента Изменить
2.Код транзакции VA02

В системе это будет выглядеть следующим образом:

На экране Изменить заказ клиента – 1-й экран введите номер сохраненного ранее заказа клиента:

Перейдите на панели инструментов в «торговый документ» — ««вывести».

Система предложит список документов, которые нужно распечатать.

Выберите имя выходного документа и выполните печать данного выходного документа.

В случае, когда списка выходных документов системой не будет предложено, можно их вывести вручную. Для этого необходимо зайти в заказа, на панели инструментов перейти к Дополнительная информация – выходные документы – заголовок – обработать. В представленном системе экране в столбце «вид выходных документов» подтянем те документы, которые нам нужны.

Распечатайте выходящие документы.

Результат

Выполнена печать выходных документов: протокол согласования цен и бланк заказа.

Создание Счета на предоплату.

В этой операции выполняется формирование счета на предоплату, фактурирование поставки и отражение дебиторской задолженности клиента в системе.

Последовательность шагов

  1. Вызовите транзакцию с использованием кода или с помощью меню:
Меню SAP ECC
Код транзакции ZF04
  1. На экране Рабочий список счетов на предоплату введите даты С – По по которым необходимо проанализировать список заказов для выставления предоплаты. При необходимости заполните иные данные фильтра:

По умолчанию в поле Торговый документ копируется номер последнего использованного сбытового документа.

При указании даты только в поле С выборка осуществляется только на указанную дату.

  1. Нажмите Выполнить (F8)
  2. Из появившегося списка выберите заказ, по которому необходимо выставить предоплату. Нажмите Создать фактуру

  1. Нажмите .
  2. Проверьте выставляемую сумму. Перейдите по пути Перейти к – Заголовок – Условия цены — заголовок

  1. В полях Общая сумма и Итоговая сумма находится сумма предоплаты.

8. В этой закладке необходимо убедиться в правильности текстов, скопированных из заказа, а при необходимости отредактировать. В тексты Заменяющий руководитель, Заменяющий бухгалтер, Заменяющий исполнитель внести Фамилию И. О. указанных лиц:

  1. Выберите Сохранить .

Результат

Системой создается счет на предоплату.

Печать выходного документа счета на предоплату.

В этой операции выполняется печать выходного документа счета на предоплату для клиента.

Последовательность шагов

  1. Вызовите транзакцию с использованием кода или с помощью меню:
Меню SAP ECC Логистика Сбыт Фактурирование Выходные документы Вывести фактуры
Код транзакции VF31
  1. Введите соответствующие критерии поиска:

Вид выходного документа: ZSP2 – Счет на предоплату

3. Укажите в поле Документ фактуры номер фактуры или установите флажок по поставке, снимите все остальные флажки и нажмите Выполнить (F8) .

  1. Выберите отдельную строку, установив галку, и нажмите кнопку . Таким образом можно посмотреть выходной документ перед печатью.

  1. В появившемся окне установить параметры печати и выбрать :

Результат

Печать выходного документа на основании электронного документа счета на предоплату выполнена.

Контроль за получением оплаты.

Экономист должен проконтролировать получение оплаты за работу и отметить этот факт в заказе.

Вызовите транзакцию (двойным щелчком левой кнопки мыши) с использованием одной из следующих возможностей навигации:

1. Меню SAP ECC Логистика Сбыт Продажа Контроллинг заказов клиентов Калькуляция Заказ клиента Изменить
2. Код транзакции VA02

В системе это будет выглядеть следующим образом:

На экране Изменить заказ клиента – 1-й экран введите номер сохраненного ранее сбытового заказа:

Войдите в заказ нажатием Enter.

Выделите позицию заказа и по меню зайдите в пункт Перейти к – Заголовок – Тексты.

Укажите в поле «поступившие оплаты» дату, название и номер документа оплаты.

Сохраните заказ .

Установка пользовательского статуса «Готово к началу работ»).

Этот процесс должен выполняться при условии поступлении полной предоплаты.

Вызовите транзакцию (двойным щелчком левой кнопки мыши) с использованием одной из следующих возможностей навигации:

1.Меню SAP ECC Логистика Сбыт Продажа Контроллинг заказов клиентов Калькуляция Заказ клиента Изменить
2.Код транзакции VA02

В системе это будет выглядеть следующим образом:

На экране Изменить заказ клиента – 1-й экран введите номер сохраненного ранее заказа клиента:

Войдите в заказ нажатием Enter.

По меню зайдите в пункт Перейти к – Заголовок – Статус.

Нажмите кнопку .

На открывшемся окне выберите статус документа сбыта «Готово к началу работ».

Вернитесь назад

Сохраните заказ .

Результат

Выполнена актуализация статуса договора по данному заказу клиента.

Выполняется оказание услуги.

Создается внутренний заказ в цехе, планирование по которому идентично планированию в узловой калькуляции сбытового заказа.

Фактурирование.

В этой операции выполняется фактурирование поставки и отражение дебиторской задолженности клиента в системе.

Последовательность шагов

  1. Вызовите транзакцию с использованием кода или с помощью меню:
Меню SAP ECC Логистика Сбыт Фактурирование Фактура Обработать рабочий список фактур
Код транзакции VF04
  1. Введите соответствующие критерии поиска, установите флажок Относящ. к заказу и снимите флажок Относящ. к поставке и выберите Просмотреть рабочий список фактур (F8).

  1. Выберите строку и нажмите Отдельная фактура.

4. Перейдите по пути Перейти к – Заголовок — Тексты заголовка. В этой закладке необходимо убедиться в правильности текстов, скопированных из заказа, а при необходимости отредактировать. В тексты Заменяющий руководитель, Заменяющий бухгалтер, Заменяющий исполнитель внести Фамилию И. О. указанных лиц.

5. Выберите Сохранить .

Результат

Системой создается сбытовой счет-фактура для фактурирования, и при сохранении документ блокируется для бухгалтерских проводок.

Печать выходных документов фактуры (бухгалтер).

В этой операции выполняется печать выходного документа счета-фактуры для клиента.

Последовательность шагов

  1. Вызовите транзакцию с использованием кода или с помощью меню:
Меню SAP ECC Логистика Сбыт Фактурирование Выходные документы Вывести фактуры
Код транзакции VF31
  1. Введите соответствующие критерии поиска:

Вид выходного документа:

ZSF1 – Счет-фактура

ZAVP – Акт выполненных работ

Установите флажок «по поставке» и снимите флажок «по заказу» и нажмите Выполнить (F8).

  1. Выберите отдельную строку, установив галку, и нажмите кнопку . Таким образом можно посмотреть выходной документ перед печатью.
  2. В появившемся окне установить параметры печати и выбрать .

Результат

Печать выходного документа на основании электронного документа счета фактуры выполнена.

Деблокирование фактуры для бухгалтерии.

В этой операции выполняется деблокирование документа Сбыта для отражения операции в бухгалтерии.

Последовательность шагов

  1. Вызовите транзакцию с использованием кода или с помощью меню:
Меню SAP ECC Логистика Сбыт Фактурирование Фактура Блокированные фактуры
Код транзакции VFX3
  1. Укажите сбытовую организацию, дату ввода, снимите флажок Ошибка в интерфейсе RW. Нажмите Выполнить

  1. Выделите фактуру и нажмите Деблокирование для Бухучета (Shift + F6)

4.После деблокирования убедитесь, что деблокирование прошло успешно. (Shift + F5)

5.Выйдете из транзакции .

Результат

Системой создается бухгалтерский документ, выполняются автоматические проводки в бухгалтерском учете.

Для просмотра бухгалтерского документа необходимо выполнить следующие действия:

а) Вызовите транзакцию с использованием кода или с помощью меню:

Меню SAP ECC Логистика Сбыт Продажа Заказ Изменить
Код транзакции VA02

б) Введите номер сбытового заказа и нажмите Просмотреть поток документов .

в) В появившемся окне выделить Бухгалтерский документ и нажать кнопку

г) Нажать кнопку Просмотр документа: ракурс Главной книги

д) В появившемся окне проверьте правильность бухгалтерских проводок

е) Выйдете из транзакции ( ).

ж) Используя транзакцию F-32 необходимо провести выравнивание открытой позиции дебитора (смотри инструкцию по выравниванию).

После выравнивания:

Установка пользовательского статуса «Выполнено».

Вызовите транзакцию (двойным щелчком левой кнопки мыши) с использованием одной из следующих возможностей навигации:

Меню SAP ECC Логистика Сбыт Продажа Контроллинг заказов клиентов Калькуляция Заказ клиента Изменить
Код транзакции VA02

В системе это будет выглядеть следующим образом:

На экране Изменить заказ клиента – 1-й экран введите номер сохраненного ранее заказа клиента:

Войдите в заказ нажатием Enter.

По меню зайдите в пункт Перейти к – Заголовок – Статус.

Нажмите кнопку .

На открывшемся окне выберите статус документа сбыта «Выполнен и закрыт».

Вернитесь назад

Сохраните заказ .

Результат

Выполнена актуализация статуса договора по данному заказу клиента.

 

Добавить комментарий